Руководства, Инструкции, Бланки

образец написания протокола совещания

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Судебный протокольный беспредел

Юридическая консультация в Екатеринбурге Судебный протокольный беспредел. Нарушение судами сроков составления протоколов

Доброго времени суток, дорогие друзья, наконец-то я вырвал свободную минутку, чтобы поднять очень важную, на мой взгляд, тему про "Судебный протокольный беспредел".

Для начала, я Вам кратко расскажу своими словами, что же такое за "зверь" - протокол судебного заседания и почему же он так важен.

Протокол судебного заседания - это документ, который ведётся секретарём судебного заседания, во время судебного процесса, в письменной форме, в том числе с использованием стенографии, а так же с использованием иных технических средств.

В протоколе фиксируются все существенные действия и сведения о разбирательстве судебного дела. (ст.229 ГПК РФ), в протокол заносятся, объяснения сторон, под протокол происходит допрос свидетелей, туда же вносятся "протокольные" определения суда, возражения сторон, относительно действий председательствующего судьи (ч.2 ст.156 ГПК РФ), а так же любая информация, которую стороны считают значимой для разрешения дела (ч.2 ст.230 ГПК РФ), но это уже отнесено на усмотрения суда и разрешается судьей, по общему правилу заявленных сторонами ходатайств, путём вынесения определения суда.(ст.166 ГПК РФ).

В соответствии со ст.71 ГПК РФ, протокол судебного заседания является письменным доказательством по делу. а поскольку в соответствии с тем же законом (ч.2 ст.67 ГПК РФ) никакие доказательства для суда не могут быть более значимыми, то из этого возможно сделать вывод, что протокол судебного заседания - это важный процессуальный документ, который может, в том числе, лечь в основу решения суда.

Теперь коснёмся немного сроков, которые законодатель нам определил, в части изготовления протокола судебного заседания, а именно, в ст. 230 ГПК РФ говорится нам о том, что протокол судебного заседания должен быть изготовлен в течении трёх дней. В соответствие с нормами ГПК РФ, отсчёт времени ведётся начиная со дня, следующего за днём судебного заседания, причём, если последний день попадает на праздничный или не рабочий день, то последним днём считается, первый рабочий день.

В свою очередь, протокол судебного заседания должен содержать необходимые сведения, предусмотренные в ст.229 ГПК РФ, он должен быть подписан лично судьёй, а так же секретарём судебного заседания.

В соответствии со ст.231 ГПК РФ стороны вправе подать свои замечания на протокол, а в частности, на его неточность или неполноту. Замечания на протокол подаются в письменной форме в течение пяти дней с момента его изготовления, которые затем разрешаются судом с вызовом сторон, в судебном заседании, путем вынесения соответствующего определения.

Суд вправе либо удостоверить замечания на протокол, либо удостоверить их в части, либо отклонить замечания на протокол в полном объёме.

К слову сказать, данное определение суда отдельному обжалованию не подлежит, обжаловать его возможно, только с апелляционной жалобой.

Так в чём же состоит "протокольный беспредел" справедливо спросите Вы?

А весь фокус состоит в том, что протокол судебного заседания, практически никогда не изготавливается вовремя, а происходит это "счастье" с огромной задержкой, например, по нашему региону Санкт-Петербург, через неделю, в мировом суде, а в Федеральном (районном) через две, или даже три недели, начиная с момента судебного заседания.

Протокол изготавливается, как правило, уже давно за пределами процессуальных сроков, предусмотренных для подачи замечаний (ст 231 ГПК РФ) и просто, извините, тупо ставится дата его изготовления задним числом, чтобы документ стал соответствовать требованиям ст. 230 ГПК РФ.

В случае чего, отмазка судьи железная - протокол был изготовлен вовремя, но дело находилось в зале суда и не было вовремя сдано секретарем судебного заседания в гражданскую канцелярию, максимум, секретарю "ататашеньки" немного будет.

При этом, при малейшем желании судьи, любые Ваши замечания на протокол судебного заседания будут судом обоснованно отклонены, за "пропуском" процессуального срока, а оснований для восстановления "пропущенного Вами" процессуального срока у суда не имеется.

Тот же беспредел у нас твориться в Санкт-Петербурге в судах и с изготовлением решений судов в окончательной форме.

В ст. 199 ГПК РФ говорится о том, что у судьи есть всего пять дней на его изготовление, реально же решение суда в окончательной форме может отсутствовать по две и даже по три недели, но что же здесь особенного спросите Вы, какая разница, когда это решение стороне получать?

Действительно, стороне, которая согласна с постановленным судьёй судебным актом, особенно то не о чем беспокоиться, но вот у другой стороны, по закону есть всего один месяц для подачи апелляционной жалобы в выше стоящий суд и срок этот исчисляется, внимание. С даты изготовления решения суда в окончательной форме, которая уж точно будет соответствовать нормам ГПК РФ, т е дата в решении суда будет стоять, не позднее пяти дней, с момента оглашения резолютивной части решения суда (последнего заседания).

Вот и фишка - у Вас получается не месяц на подготовку апелляционной жалобы, а две или даже одна неделя, а в редких случаях бывало и вообще всего несколько дней на подготовку обжалования.

Вот к примеру, из последнего, ДЕЛО № 2-3875/2015

М-1770/2015, судья Лифанова Оксана Николаевна, Московского районного суда г.Санкт-Петербурга 10 сентября 2015 года, вынесла решение, которым частично удовлетворила заявленный нами иск, с этим решением мы не согласны, на сегодняшний день 21 сентября 2015 года, нет не только последнего протокола судебного заседания, в котором были допрошены так называемые "свидетели" (отец и лучшая подруга ответчика), "показания" которых могли существенно повлиять на решение суда, но и отсутствует само решение суда в окончательной форме (это видно сейчас в карточке дела, на официальном сайте Московского районного суда г.Санкт-Петербурга, но, если Вы посмотрите эту же карточку дела немного позднее, то там уже будет стоять, что решение было изготовлено судьёй в срок, вот проверьте потом, ради эксперимента).

При неоднократном, в том числе, и письменном моём обращении в гражданскую канцелярию Московского районного суда г.Санкт-Петербурга, сотрудники данной гражданской канцелярии с пониманием кивали головой, но при этом разводя руками, мол, да, нарушение, но дела в канцелярии сейчас НЕТ, обращайтесь непосредственно к судье Лифановой О.Н. а та, в свою очередь, отправляет меня обратно в гражданскую канцелярию, и так каждый день, в общем, замкнутый круг получается, в итоге, время то работает против нас, так как 1/3 срока на апелляционное обжалование данного судебного акта, уже незаметно прошла, в борьбе за протокол и решение, а я даже решение суда ещё и в глаза то не видел. Московский районный суд у нас своеобразный "лидер" в таких вопросах, терпеть его не могу, за не компетентность некоторых судей, за затягивание сроков рассмотрения гражданских дел, за "протокольный беспредел", которым, к слову сказать, у нас любой суд грешит, в той или иной степени.

Как же с этим судебным произволом бороться?

Вот мои некоторые практические наработки:

1. Я обязательно веду аудиозаписи всех "своих" судебных заседаний и при этом на физический носитель, например, карту памяти в цифровом диктофоне. (судьям, конечно же, по понятным причинам это не нравится, но ГПК не этого не запрещает, поэтому "контора пишет").

Все записи я храню на физическом носителе и в неизменном виде, минимум шесть месяцев, с момента вступления решения суда в законную силу.( по существу же, записи хранятся в моем архиве гораздо дольше, вместе с оставшимися у меня копиями материалов судебных дел).

2. Перед каждым судебным заседанием, я обязательно подаю в гражданскую канцелярию письменное ходатайство (дублирую его, при этом, накануне в электронной форме, через оф. сайт суда) об ознакомлении с делом и с протоколом, предстоящего судебного заседания, не забыв копию этого заявления, с отметкой о приеме, оставить у себя.

3. В случае отсутствия протокола (и)или решения суда в обусловленный законом (ГПК РФ) срок, я обязательно пишу жалобы: Сначала на имя председателя данного суда, далее в ККС и Совет Судей РФ, затем председателю выше стоящего суда, копии жалоб, с отметкой о приеме всегда оставляю себе.

4. Если случай уж совсем запущенный, решения суда в окончательной форме всё нет и нет и судья ну никак не реагирует, то я рекомендую, с целью того, чтобы не пропустить процессуальные сроки на апелляционное обжалование, подать короткую (не мотивированную) апелляционную жалобу, которую судья, своим определением оставит без движения и даст Вам "разумный срок" для устранения её недостатков и исполнения данного определения суда. Можно отправить её почтой, в последний день на апелляционное обжалование, до 00-00, чтобы максимально выиграть время на составление и подачу мотивированной апелляционной жалобы, но, при этом, нужно, в соответствии с ГПК РФ, точно установить этот последний день т к промах в этом вопросе грозит Вам отклонением апелляционной жалобы, за пропуском срока на обжалование.

5. Периодически я лениво прозваниваю зал суда, напоминаю секретарю судебного заседания о срочной необходимости получения мной данных важных процессуальных документов.( что скрывать - это очень малоэффективный способ).

Всегда, все судьи и секретари судов, ссылаются на их чрезмерную загруженность и катастрофическую нехватку времени для изготовления этих процессуальных документов, между тем, протокол судебного заседания ведётся в процессе судебного заседания и получается, что нужно две-три недели времени, чтобы поставить судье и секретарю две закорючки? (подписи).

А может им так просто удобно, а время это нужно, чтобы протокол судебного заседания подогнать под конкретное "нужное" решение суда?

В любом случае - это "непаханное поле" для процессуальных злоупотреблений.

То же самое, кстати, относится и к изготовлению решения суда, в окончательной форме, как я уже писал выше, пять дней для этого определил судье наш законодатель, но и в этом моменте, судьи, по уже теперь понятным всем причинам, умудряются "зашиться" и не изготовить его в срок, не прибегая к датированию данного важного процессуального документа задним числом.

А что ж нам с Вами тогда остаётся делать?

"Умом Россию не понять, Аршином общим не измерить:
У ней особенная стать — В Россию можно только верить."

Ф.Тютчев

Полезные по теме документы: ГПК РФ; Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде"

PS. Предлагаю Всем делиться практическим опытом борьбы с "протокольным беспределом" и дополнять свои варианты решений данной проблемы тут.

Прям такая небольшая забористая статейка получилась, не судите строго, написал её не отрываясь, так сказать на одном дыхании ))).

протокол судебного заседания ведётся в процессе судебного заседания и получается, что нужно две-три недели времени, чтобы поставить судье и секретарю две закорючки? (подписи)

Я тоже это не совсем понимаю.

До сих пор иногда вижу в судебных заседаниях, как секретари пишут протокол ручкой на бумаге. Это как назвать? Получается, что она сейчас пишет рукой (а вы попробуйте записать рукой свободную речь человека, даже не речь, а диалог, когда все друг друга перебивают, а судья сверху еще перекрикивает их обоих), то есть она пишет рукой, 5 - 6 процессов в день (а бывает и 10 - 15). Потом вечером приходит в свой кабинет и это ей все надо набивать на компьютере? Фигня какая-то.

С другой стороны, видел качественных секретарей, которые строчат на компе так, что только треск стоит.

Самое первое выселение в моей практике, помню, в 2006 году. Секретарша там строчила по клавиатуре, как из пулемета. Ответчик опоздал на 40 минут. Зашел, сел. Судья сказала секретарю, чтобы она прочитала все, что было сказано до ответчика. И секретарша прочитала, я помню, все было записано ДОСЛОВНО. Вот это был класс!

Про аудиозаписи - очень хороший совет. Особенно он полезен для уголовных процессов - там наиболее важны свидетельские показания, а их надо записывать точно.

В гражданских делах основное внимание - документам, но бывает, что и тут свидетельские показания и пояснения сторон выходят на первое место. Например, дела о порядке общения отца с ребенком. Тут практически все зависит от пояснений матери.

PS Предлагаю Всем делиться практическим опытом борьбы с "протокольным беспределом" и дополнять свои варианты решений данной проблемы.

От себя добавлю - я не всегда надеюсь на протокол, зная, как секретари иногда его "ведут". Сколько дел я провел, часто протоколы фоткал и читал - иногда просто вах-вах-вах. Ужас. Я помню, что я говорил то-то, и это важно для дела, а в протоколе ерунда какая-то написана, обрывочная и неточная.

Поэтому, когда надо подробно, обстоятельно и мотивированно донести свою позицию до суда, я делаю письменные объяснения (ч.1 ст.35 ГПК РФ - стороны вправе давать суду объяснения в устной и письменной форме). Пусть лучше несколько листов будет написано - но судьи такие объяснения всегда принимают и приобщают в дело. И потом, если все пойдет не так, можно будет в апелляции указать: "А ведь я суду говорил. ".

Видео

образец написания протокола совещания:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец написания протокола совещания - Архив документов

    Протокол совещания стенограмма обсуждения пример шаблон

    Высшие органы управления акционерного обществаколлегиальные, и протоколы, в которых находит отражение ихдеятельность, становятся одними из важных управленческих документов. Протоколы нумеруют в границах календарного года, потому номером (индексом) протокола.Для подготовки протокола секретарь собирает до.Как и о чем стоит уведомлять участников совещания. Тире ставится меж словами для обозначения пространственны временных либо количественных пределов (заместо от. Реквизиты протокола, варианты его дизайна и эталоны целых документов.Рассмотрены реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать.эталон приказа, решения, поручения либо распоряжения. На повестке денька в протоколе 2- обсуждение выполнение решений из протокола 1. может быть вам будет прибыльно, изложив все как оно вышло, умолчать о чем-либо (для вас это принципиально, а на объективность не оказывает влияние).

    План сотворения и развития особенной экономической зоны мамисон будет передан в минэкономразвития методические указания. верно это тщательно выложить все происшествия в ваше оправдание. Во 2-ой части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, советы. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Если нужно обратиться в компанию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из их. создатель делится своими секретами по организации действенного совещания.

    Протокол типовые требования к оформлению и специфика акционерных

    По последней мере этот документ ввел для которых положения данного нормативного документа являются неотклонимыми. При соблюдении изложенных правил дизайна протокол приобретает юридическую силу после оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т. Урегулирование коллективного трудового спора эталон наполнения протокола общего.Эти слова печатают строчными знаками от левого поля. Так и напишите благодарим вас за воззвание, это принципиальный сигнал для нас, потому вопрос будет решен немедленно. Примеры более нередко встречаюшихся некорректных оборотов речи и их правильное употребление несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т. По данному поводу лучше составить докладную записку.

    Современные требования к составлению и оформлению протокола 2

    Современные требования к составлению и оформлению протокола 2

    1.1. Задачи и функции протокола……………………………….………..5

    1.2. Особенности оформления…………………………………………….6

    Глава 2. Анализ составления и оформления протокола……………………….9

    2.1. Технология оформления протокола………………………….……. 9


    2.2. Порядок составления протокола заседания с использованием зву- козаписи…………………………………..………………………….14

    Список использованных источников и литературы………………..………….19

    Приложение №1 Оформление протокола

    Приложение №2 Бланк протокола


    В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

    Протоколдокумент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях [1] .

    С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.

    Актуальность выбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто - просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.

    Приступая к изучению данной темы, поставили перед собой цель –рассмотрение требований к составлению протокола.

    Исходя из поставленной цели, задачами работы являются:

    · Рассмотрение задачи и функций протокола;

    · Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации);

    · Приведение образца составленного протокола.

    При написании курсовой работы использованы нормативные акты РФ:

    Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве общего и профессионального образования РФ.

    Учебники по делопроизводству:

    Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М. ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы. технологии регистрации, учета и хранения документов.

    Учебное пособие по документоведению:

    Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М. АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.


    Глава 1. Теоретический анализ протокола

    1.1. Задачи и функции протокола
    Протокол представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях [2]. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

    Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.

    Важность документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц - субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.

    Крайне важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределение заработной прибыли.
    Замечено, что даже несколько раз подведенные устно итоги спустя некоторое время начинают трактоваться по–разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Если никогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду к этому.

    Кто будет вести протокол – тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будет присутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемых тем иногда нежелательно расширение круга посвященных; тематика и терминология часто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет «запись под диктовку» без отражения сути проблемы.

    Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.

    Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

    Протоко́л (от др.-греч. Protos — «первый» и kolla — «клей») — первый лист, приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение) [3]. Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол. протокол передачи данных.
    1.2. Особенности оформления

    Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

    Протокол подписывается председателем и секретарем [4]. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
    К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.

    Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.

    Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

    Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

    Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

    Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

    Если изготавливают копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.
    Глава 2. Анализ составления и оформления протокола


    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

    Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

    Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок. проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.) [5]

    В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания [6].

    Обязательными реквизитами
    протокола являются:
    наименование организации. наименование вида документа. дата и регистрационный номер. место составления или издания. заголовок к тексту. подписи.

    Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации [7].

    Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол совещания. ).

    Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. 1 Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

    При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга [8].

    Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

    Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

    Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается" [9].

    В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность [10].

    В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

    Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

    Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

    Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения [11].

    Текст, краткого протокола
    также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

    Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой [12].

    Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

    Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления [13].

    Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания [14]. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании [15].

    Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

    Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

    Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

    В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола.

    Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

    Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

    Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. которые оформляются как приложения.
    2.2. Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи

    Рассмотрим процесс ведения протокола на примере совещания в Администрации области.

    Протокол, как уже известно, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др. При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания [16].

    Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.

    Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации области, осуществляются протоколом Главы Администрации области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.

    Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.

    Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.

    Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

    Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

    Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

    На основе проведенной работы можно резюмировать следующее.

    Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).

    Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов - коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

    Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.

    Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).

    В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая.

    Стенографический или полный протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.

    Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

    Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

    Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть учебный год).

    Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

    Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).

    Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь.

    Протокол традиционно относится к значимым для документооборота элементам. Протокол – отражение коллегиального способа принятия решений.


    Список использованных источников и литературы
    I. Источники

    1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; сост. М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. – М. 2003. – 90 с.

    2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. №536.- М. Ось-89, 2006.- 95с

    3. М.Л. Гавлин. Требования к оформлению документов. М. 2003.С.95

    4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М. Бератор, 2003. – 208с

    5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. – 6-е изд. исправ. и доп. – М-Новосибирск. Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. – 367с

    6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В. Санкина Л.В. Быкова Т.А. и др. Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М. ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с

    7. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М. АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427с

    8. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф В.А.Кудряева. – 2-е изд. перераб. и доп. – М. ИНФРА-М, 2002.- 592с.

    9. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М. Изд-во РДЛ, 2003. – 240с


    Приложение №1
    ЗАО «Балтика»
    ПРОТОКОЛ

    20 января 2001 года № 1

    Москва
    Общего собрания акционеров

    Об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»
    Председатель – генеральный директор ЗАО Петров Л.П.

    Секретарь – зам. генерального директора ЗАО Ветрова Л.Н.
    Присутствовали: акционеры ЗАО «Балтика» 70 человек. (список прилагается).
    ПОВЕСТКА ДНЯ:

    Доклад генерального директора ЗАО «Балтика» Петрова Л.П.
    СЛУШАЛИ:

    Петрова Л.П. об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»
    ВЫСТУПИЛИ:

    Ладыгин П.А. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
    РЕШИЛИ:

    Внести изменения в Устав ЗАО «Балтика» в части увеличения уставного капитала до 950000 (девятисот пятидесяти тысяч рублей) ответственный – главный бухгалтер Федорова Р.С. В голосовании приняли участие 70 акционеров. Решение принято единогласно.
    Председатель Л.П. Петров
    Секретарь Л.Н. Ветрова

    ПРОТОКОЛ
    00.00.2004 №00

    собрания производственного отдела

    Общее количество сотрудников: ___________________________________