Руководства, Инструкции, Бланки

какие реквизиты включаются в бланк письма

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Учебник: Делопроизводство - Глава: 3

Имя материала: Делопроизводство

Автор: Л. А. Румынина

3.1. формуляр-образец организационно-распорядительного документа. общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге формата А4и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210x297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 - 210x297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов

(ф. А5- 148x210 мм)

Правое поле - 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите «подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 «текст документа» от реквизита 21 «подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизитов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

какие реквизиты включаются в бланк письма:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях

    Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

    Устанавливают два стандартных формата бланков документов

    А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

    4. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

    Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

    - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

    - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    5. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    - бланк конкретного вида документа.

    6. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

    Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

    7. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

    8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

    Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

    Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    1. Государственный герб (для государственных предприятий);

    2. Логотип или эмблема организации;

    3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

    4. Код документа по ОКУД (если имеется);

    5. Наименование организации (полное и сокращенное);

    6. Почтовый и юридический адрес;

    7. Номер телефонов;

    9. Банковские реквизиты;

    11. Индекс документа (регистрационный номер);

    12. Ссылка на индекс и дату входящего документа;

    14. Заголовок к тексту;

    17. Фамилия и телефон исполнителя.

    При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

    Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

    Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

    Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами организации, которой этот бланк принадлежит.

    Общий бланк включает следующие реквизиты:

     Государственный герб Российской федерации (или эмблема организации);

     место составления или издания документа.

    На бланке письма проставляют следующие реквизиты:

     Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации);

     код организации;

     основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

     наименование организации;

     справочные данные об организации;

     дата документа;

     регистрационный номер документа;

     ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     заголовок к тексту;

     отметка о контроле;

     текст документа.

    Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?

    ©2015-2016 poisk-ru.ru
    Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.

    Деловое письмо: особенности оформления

    Деловое письмо: особенности оформления

    “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 3

    ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ

    Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

    Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

    Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

    Понятие “деловая переписка“ объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

    Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

    В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п. позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации - автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

    Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

    Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

    Автор письма (реквизит “Наименование организации“) - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

    Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

    Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

    Реквизит “Справочные данные об организации“ включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

    Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

    - название улицы, номер дома, номер квартиры;

    - название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

    - название области, края, автономного округа (области), республики;

    - страна (для международных почтовых отправлений);

    Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

    Реквизиты “Код организации“, “Основной государственный номер юридического лица“ и “Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет“ являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

    Реквизиты “Дата документа“ и “Регистрационный номер документа“ - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

    Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово “год“, буква “г“ с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

    В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

    В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква “г“ с точкой или слово “год“, например 05 декабря 2005 г./года.

    Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

    В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма.

    В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

    Реквизит “Адресат“ обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

    При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

    Генеральному директору
    ЗАО “Стройсервис“
    И.Н. Иванову

    Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

    ЗАО “Радуга“
    Начальнику отдела продаж
    С.И. Петрову

    При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

    Президенту АКБ “Инвесткредит“
    г-ну Прохорову Г.А.

    Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат“ по отношению к самой длинной строке.

    Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

    При отправке письма в разные организации реквизит “Адресат“ не должен содержать более четырех адресов. Слово “Копия“ перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

    В состав реквизита “Адресат“ может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

    Директору ОАО “Янтарь“
    О.Н. Петрову
    Мира ул. д. 7,

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

    Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,

    г. Химки, Московская обл.,

    Реквизит “Заголовок к тексту“. Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: “О чем?“, например:

    - Об организации научной конференции
    - О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005
    - О предоставлении кредита
    - Об аренде помещений.

    Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков.

    Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

    Реквизит “Текст документа“ - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

    Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

    Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)).

    Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

    - гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15;

    - гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

    Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

    Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово “Приложение“ печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

    Если в тексте письма упоминается название приложения (например, “Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. “), то отметка о нем оформляется следующим образом:

    Приложение: на 10 л. в 2 экз.

    Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

    Проект Договора о поставках
    от 02.10.2005
    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

    1. Инструкция по делопроизводству
    на 10 л. в 2 экз.

    2. Проект Договора о поставках
    от 02.10.2005
    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

    Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

    Приложение: в 1 экз.

    Реквизит “Подпись“ - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

    Реквизит “Подпись“ располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

    Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:

    Директор Н.И. Попов

    Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

    Директор ООО “Агат“ Н.И. Попов

    Вице-президент Л.П. Соколов
    Ассоциации предпринимателей

    При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

    Генеральный директор Председатель правления
    ЗАО “Эдельвейс“ АБ “Мечта“
    ________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

    Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:

    Директор К.Т. Морозов

    Главный бухгалтер Г.И. Федотова

    Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.

    Реквизит “Печать“ - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

    В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

    Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

    Михайлов
    123 45 67

    Михайлов Иван Сергеевич
    123 45 67

    По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

    Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

    За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

    Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

    Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

    Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.

    В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

    Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

    Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. - большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.

    Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова - короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

    - разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй;

    - переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк;

    - заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

    Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

    Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление “свободного пространства“ на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект “приведения в порядок“ страницы.

    В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

    Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

    Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих “пустяках“.

    Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.

    Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три - пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.

    Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

    И.Гущина
    Преподаватель
    Института туризма и гостеприимства


    Подписано в печать
    25.02.2008

    ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
    Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!