Руководства, Инструкции, Бланки

образец копия приказа о приеме на работу

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу.

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

Так как все распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, оформляемые приказами (распоряжениями) по личному составу, с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, к ним применяются не только требования трудового законодательства и правила делопроизводства, но и требования законодательства о бухгалтерском учете.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" <1> все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлениями Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н, Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а установлено, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России <2>.

<1> СЗ РФ. 1996. N 48. Ст. 5369.

<2> БНА РФ. 1998. N 17.

Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации:

1) индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу N Т-1;

2) сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу N Т-1а.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Заполнение унифицированной формы приказа может производиться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами) или же печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники, при этом существуют определенные правила оформления реквизитов унифицированной формы.

Наименование организации должно соответствовать сведениям, закрепленным в учредительных документах. Указывается полное и сокращенное наименование организации. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Дата составления приказа, как правило, совпадает с датой его подписания руководителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудников. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата проставляется руководителем в момент подписания приказа.

Номер документа определяется согласно принятой в организации системе регистрации документов по личному составу. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом (обычно "лс" или "к"). Регистрация документа всегда осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Реквизит "Дата" состоит из двух граф. Графа "с. " заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В случаях когда заключается срочный трудовой договор, в графе "по. " указывается срок его действия. При заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, возникает необходимость увеличения ширины графы "по. ", так как срок действия трудового договора определяется условием, например: "дата выхода из ежегодного основного оплачиваемого отпуска специалиста Сидорова С.С.". В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе "по. " ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с системой табельного учета, действующей в организации.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.) в именительном или винительном падеже.

Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.

В графу "Условия приема на работу, характер работы" вносятся такие условия, как "по совместительству", "в порядке перевода от другого работодателя", "с полной материальной ответственностью" и др. предусмотренные трудовым договором. В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени становится обязательным условием трудового договора тогда, когда для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя, так что внесение условия о режиме рабочего времени в приказ о приеме на работу подчиняется тем же правилам.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытания указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если соответствующее условие включено в трудовой договор. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

Основанием издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу "Основание".

До подписания приказа руководителем может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различных служб - кадровой, бухгалтерией, юридическим отделом и др. В связи с тем что унифицированная форма приказа о приеме на работу не предусматривает соответствующего реквизита, виза проставляется в нижней части оборотной стороны приказа (допускается визирование на лицевой стороне документа). Виза должностного лица должна включать в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом.

Все перечисленные требования соблюдаются и при заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме N Т-1а. В связи с тем что в форме N Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме N Т-1.

По требованию работника работодатель выдает ему надлежащим образом заверенную копию приказа. В соответствии со ст. 62 ТК РФ требование работника должно быть выражено в письменной форме, копия приказа должна быть ему выдана не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику безвозмездно.

На основании изданного приказа о приеме на работу работодатель делает запись в трудовую книжку работника. Последним этапом оформления приема на работу является оформление личной карточки по унифицированной форме Т-2. Порядок оформления трудовой книжки и личной карточки работника рассматривается в гл. 13 и 14 настоящего пособия.

о приеме на работу

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

образец копия приказа о приеме на работу:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Копия приказа о приеме на работу бланк

    Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме! Получить полный доступ к документу, для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживанияЯ принимаю Условия обслуживанияПродолжитьвнимание! Услуга для абонентов NEO, Tele2 временно недоступнавнимание! Услуга для абонентов Beeline, NEO, Tele2 временно недоступнаБлок «Бизнес - справки» - это информация более чем о 40 000 организациях Казахстана (адреса, телефоны, реквизиты и т.д. в которых представлены государственные органы и коммерческие предприятия Казахстана. Доступ к блоку «Бизнес-Справки» вы можете получить следующими способами:Для того, что бы получить pin-код для доступа к данному документу на нашем сайте, отправьте sms-сообщение с текстом zan на номер Абоненты GSM-операторов (Activ, Kcell.

    Приказ о приеме на работу. Образец формы Т-1 и Т-1а. Бланк

    Копия приказа о приеме на работу бланк

    Сотрудник обязан ознакомиться с приказом в срок три рабочих дня, согласно статье 68 TK РФ. Вторая и третья часть той же статьи предусматривают ознакомить работника также с коллективным договором, правилами внутреннего распорядка и другими внутренними документами. Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: (Москва) (Санкт-Петербург) (Регионы) Это быстро и бесплатно!

    Как правильно заполнить приказ о приёме на работу. Приказ о приеме на работу составляется при оформлении сотрудника на предприятии по трудовому договору. Форма Т-1 служит для оформления одного человека, форма Т-1а - группы лиц. Приказ содержит в себе: - Наименование предприятия и подразделения;- Данные лица, принимаемого на работу;- Должность;- Испытательный срок, если он есть;- Условия приема на работу;- Порядок зачисления в штат (перевод из другой компании, по совместительству, в качестве временного замещения отсутствующего сотрудника, для выполнения определенного проекта, для постоянной работы и т.д. - Срок действия (если договор заключается бессрочно, графу Дата оставляют пустой). Приказ о приеме на работу составляется.

    См. Также: Оформить приказ о приеме на работу. Образец приказа о приеме на работу - pdf. Образец приказа о приеме на работу - gifВопросы и ответы по форме.

    Бланки строгой отчетности БСО для ИП ООО купить

    Приказ о приёме работника на работу - копия приказа о приеме на работу это документ на основании которого согласно трудовому договору. Приказ о приеме на работу может касаться одного работника или нескольких новых сотрудников одновременно. Для его оформления можно применять унифицированный образец или воспользоваться собственноручно составленным распоряжением. Особенности приказа, документ должен быть составлен на основании соглашения с новыми сотрудниками и содержать следующую информацию: название предприятия-работодателя; номер, дата распоряжения; даты начала и окончания действия срочного трудового соглашения или просто дата приема сотрудника; структурное подразделение, должность, ФИО, табельный номер сотрудника, кроме того требуется указать условия его прима: на постоянную работу, период декретного отпуска, в порядке перевода, по совместительству и так далее; оклад, а также надбавка в рублях, наличие и продолжительность испытательного сколько периода; основанием. Марина Иванова, Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. (статья 68 Трудового кодекса). Приказ о приеме на работу издается на каждого вновь принимаемого сотрудника. При этом трудовой договор не заменяет приказа о приеме на работу, поскольку это разные с юридической точки зрения документы. Приказ о приеме на работу относиться к приказам по годовая личному составу и являются первичным учетным документом. Указанный приказ по своей сути является распорядительным документом, помимо фиксации факта приема на работу именно этот приказ является основанием начисления сотруднику заработной платы. В отличие от. Приказ о приеме на работу представляет собой документ, пдпримець который означает трудоустройство человека в штат предприятия. Доброго времени суток! Я уже начал раскрывать тему трудоустройства работника к ИП, рассмотрел как подготовить трудовой договор с работником и как сделать запись в трудовую книжку работника. Осталась еще одна тема которую необходимо обязательно раскрыть - это Приказ предпринимателя о трудоустройстве работника. Приказ (распоряжение) ИП о найме работника Как Вы знаете предприниматель имеет право принимать к себе на работу сотрудников. Основанием для приема на работу у ИП служит приказ по форме Т-1. Скачать образец формы Т-1: скачать приказ, какие данные указываются в приказе: Ф.И.О, должность, оклад, испытательный срок, срок действия. Номер трудового договора, в приказе должна быть копия приказа о приеме на работу только подпись.

    Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем трудового договора. Образец заполнения унифицированной формы Т-1Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника. Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части.

    Копия приказа о приеме на работу образец - найдено в документах

    Образец приказа о приёме работника на работу форма т-1

    Как заверить копию приказа о приеме на работу эталон. С даты, обозначенной в приказе, работник должен начать выполнение должностных обязательств. Приказ о трудоустройстве содержит главные данные о лице и нраве работы наименование предприятия.

    Приказ о приеме сотрудника на основную работу ( эталон). Приказ о приеме на работу документ, который совсем утверждает факт трудоустройства сотрудника в компании, а при приеме на работу госслужащего предваряет заключение служебного контракта.

    Приказ ип о приеме на работу - biz911 net

    Приказ о приеме на работу головного бухгалтера не имеет различий от форм по трудоустройству для других работников. Информационная система позволяет создавать уникальную нумерацию, присваивать табельные номера и дополнять данные при разработке документа в ручном режиме.

    Приказ о приеме на работу бланк форма образец

    Если кадровым работников допущена нестыковка данных трудового соглашения и приказа о приеме на работу, употребляются условия, установленные в договоре. В предстоящем при изменении критерий (переход на постоянную работу) издается новый приказ по предприятию в случайной либо унифицированной формах. Если вы еще не вступлибо в мою группу вк - то самое время это сделать!

    Основанием для трудоустройства наемных работников служит приказ, издаваемый после заключения трудового контракта. Если работа является главным местом трудоустройства, нрав работы указывается как неизменный срок для договоров, заключенных на определенный период. Расписывать как заполнять форму т-1 я не вижу никакого смысла и просто запишу поясняющее видео в котором будет все верно отражено. Замещение временно отсутствующего сотрудника эталон наполнения приказа о приеме на работу директора. В случае издания приказа о приеме на работу.

    Как заверить копию приказа о приеме на работу Зачисление в штат Образец шаблон бланк

    Выдача копий документов, связанных с работой

    Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник имеет право требовать, а работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

    Чтобы выдать работнику необходимые ему копии документов Блог кадровика рекомендует соблюдать следующую пошаговую процедуру:

    указать свою должность

    Прошу выдать мне копии следующих документов ____(указать какие документы нужны).

    Обязуюсь получить копии документов _____ (указать дату получения документов; при этом дата должна быть указана не позднее трех рабочих дней от даты подачи заявления).

    число, месяц прописью, год

    В заявлении должно быть конкретно указано, какие документы требуются работнику, т.е. недопустимо указывать: прошу выдать копии всех документов, связанных с работой .

    Шаг 2. Представить заявление руководителю организации для проставления резолюции: Выдать документы .

    Шаг 3. Сделать копии необходимых работнику документов и заверить их надлежащим образом:

    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют заверительную надпись: Верно ; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    См. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    Шаг 4. Выдать работнику оформленные копии документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления.

    При получении документов работник должен дать расписку в том, что он получил документы .

    Расписку можно оформить в в виде:

    - дополнительной надписи на заявлении;

    - подписью работника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.

    Если работник не явился за документами в срок, то необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов .

    Копии документов для работника и контрагента

    Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов - партнерам, контролирующим органам и т.д. В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении. Работодатель должен также предоставить в трехдневный срок работнику справку о заработной плате, а также справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и другие.

    Перечень документов, которые должны быть предоставлены по требованию работника в трехдневный срок остается открытым, а это означает, что работник может запросить копию любого другого документа, который, по его мнению, содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Кроме того, к копиям таких документов применяются правила о надлежащем заверении, а также нормы Закона «О персональных данных». Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то необходимо выдать не копию документа, заверенную надлежащим образом, а выписку из него.

    Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен в Указе Президиума Верховного Совета СССР N 9779-X от 4 августа 1983 года. В соответствии с данным нормативным актом, организации по заявлениям граждан выдают копии документов, исходящих от них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов лиц к ним обратившихся. Именно этот Указ установил знакомое многим правило выдавать копии документов на фирменных бланках предприятий, учреждений и организаций. Точно так же работодатели могут выдавать имеющиеся в их распоряжении копии документов других юридических лиц, при условии, что получить запрашиваемые документы от непосредственного источника невозможно.

    При этом, если необходимые документы были исполнены на бланках юридических лиц. то их реквизиты также воспроизводятся при изготовлении копии. Печатью организации и подписью руководителя свидетельствуется соответствие копии документа оригиналу. Некоторые требования к оформлению копий документов в части проставления заверительной подписи руководителя организации или уполномоченного им лица содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который установил, что ниже реквизита «Подпись» следует проставить заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, заверившего копию документа, его личную подпись с расшифровкой и датой заверения. При заверении копий документов, необходимых для контрагентов в большей степени применяется порядок, аналогичный приведенному.

    Дубликат или копия документа

    Несмотря на то, что дубликат документа и заверенная копия очень похожи и нередко подменяют друг друга на практике, не следует путать эти понятия. Под дубликатом документа понимают повторный экземпляр подлинника, обладающий юридической силой. Под копией документа подразумевается его копия, выполненная на принтере, ксероксе или на машинке.

    Нюансы копии трудовой книжки

    Говоря о нюансах заверения копий документов необходимо указать на особенности копий трудовых книжек. Так, при выдаче копии трудовой книжки следует заверить все листы. При этом если на одном из листов поместилось два разворота трудовой книжки, то заверительную надпись необходимо проставить два раза. Кроме того, действующее законодательство РФ предоставляет работодателю возможность высылать копии имеющихся у него документов и по запросам других юридических лиц и государственных органов, в т.ч. копии трудовых книжек, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

    Копии документов для налоговой инспекции

    Статья 93 действующего Налогового Кодекса РФ устанавливает порядок запроса документов при проведении налоговых проверок. Обычно требование о представлении необходимых документов или их копий передается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю либо уполномоченному представителю лично под расписку.

    Как вариант - передача требований в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Однако если общие способы не работают, то контролирующие органы имеют право направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с момента его отправки. В течение десяти дней с момента получения требования налогового органа, хозяйствующему субъекту необходимо представить в ИФНС запрошенные документы, как в бумажном, так и в электронном виде. Как правило, налогоплательщику достаточно представить копии необходимых налоговикам документов, заверенные им самим. Сотрудники контролирующих органов не могут требовать нотариального удостоверения копии документов налогоплательщика, если это не предусмотрено законодательством РФ.

    На этот факт указало Министерство Финансов РФ в одном из своих писем. В частности, письмо N 03-02-07/1-35 от 1 февраля года, говорит о том, что копии документов (в случае если они необходимы для проведения налоговых проверок) заверяются подписью руководителя, его заместителя или иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в другом документе представители Минфина России говорят, что подобным образом должны быть заверены копии каждого документа, в то время, как заверение подшивки документов нецелесообразно (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-374от 24 октября года).

    Копии документов для суда

    В соответствии со статьей 71 действующего Гражданского Процессуального Кодекса РФ и статей 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ, письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме, надлежаще заверенной копии, к которым, по мнению Высшего Арбитражного Суда России. относятся нотариально заверенная копия документа, либо подписана компетентным должностным лицом, от которого исходил соответствующий документ.

    Таким образом, следуя не сложным перечисленным правилам, заверение документов станет легким и контролируемым процессом.

    Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

    На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

    В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что «работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки», при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

    Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

    1. Формат копии

    Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

    На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

    Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

    2. Отметка о копийности

    В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

    На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

  • ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
  • ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
  • ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
  • нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
  • если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

    Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

    Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8- «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

    Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

    Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

    3. Подпись заверяющего лица

    В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

    Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

    На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

    Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

    На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10. или 08 октября г.).

    Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

    6. Отметка о подлиннике

    Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

    7. Способы заверения копии

    В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

  • заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
  • прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

    Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09 ).

    Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

    8. Дополнительные надписи

    Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

    Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

    Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

    Пример заверенной копии трудовой книжки

    Заверение копий документов

    ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!" (с).

    Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

    "Кадровик. Кадровое делопроизводство" N 7

    КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ МОЖНО ПОДТВЕРДИТЬ ТРУДОВУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

    Как известно, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Что же делать, если этот документ утерян либо некоторые сведения из этого документа различные государственные органы (социального обеспечения, пенсионного обеспечения и др.) требуют подтвердить дополнительно?

    Работник пишет заявление

    Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (ред. от 20.07.), при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные надлежащим образом, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 6) .

    Личное дело на руки работнику при увольнении не выдается. Вот почему работник, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, вправе обратиться к своему работодателю с письменным заявлением выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Обратите внимание: работодатель не вправе откладывать заявление работника "в долгий ящик", а обязан вручить работнику интересующие его документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Причем документы предоставляются работнику безвозмездно. То есть работодатель не вправе взимать с работника плату за изготовление копий и т.д.

    Трудовой кодекс РФ не устанавливает правила о том, кому должен работник адресовать такое заявление. Данный вопрос регулируется инструкциями по делопроизводству, принятыми у работодателя. В заявлении целесообразно указать, какие именно документы интересуют работника. Если необходимо получить два экземпляра документа, то следует отметить это.

    Готовим копии документов

    С точки зрения делопроизводства ( п. 29 ГОСТ Р 51141-98 [1] ) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

    Поэтому копия документа, сделанная на копировальном аппарате, юридической силы оригинала документа не имеет. Чтобы придать юридическую силу подлинника документа обычной ксерокопии, необходимо проставить специальную отметку о заверении копии. Такая отметка проставляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" [2] .

    Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют от границы левого поля заверительную надпись: " Верно "; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    ООО "Алый парус"

    г-ну Д.В. Смолякову

    В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 30 июня г. заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

    2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

    Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

    Секретарь М.И. Скорякова

    Унифицированная форма N Т-1

    Форма по ОКУД 0301001

    Общество с ограниченной ответственностью "Алый

    парус" (ООО "Алый парус")

    отдел финансового контроля

    Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

    Обратим внимание, что ГОСТ по делопроизводству не обязывает проставлять в правом верхнем углу документа штамп "копия" либо делать эту запись от руки. Целесообразно копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Теперь наша ксерокопия приравнена к подлиннику.

    Если нужна выписка.

    Выписка - это документ, воспроизводящий часть информации подлинного документа ( п. 140 ГОСТ Р 51141-98). Сделать выписку из документа технически сложнее, чем заверить копию. В частности, в отличие от копии новый документ будет именоваться иначе, например: "Выписка из приказа N ______ от ___________".

    По сути, это будет уже самостоятельный документ. Причем выписывается только та информация, которая необходима. Вот почему выписку возможно сделать далеко не с каждого документа, а только с того, который имеет структурированную форму (например, имеет несколько пунктов или частей). Между тем приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу и об увольнении имеют унифицированную форму, причем информация размещается в табличном виде. И это значительно осложняет изготовление из них выписок.

    Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, так как эта служба располагает необходимой информацией. Причем, к примеру, справка о доходах должна иметь установленную форму, которая утверждается приказами Федеральной налоговой службы. Согласно п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты (работодатели) выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога. По этой причине бухгалтерия предприятия не вправе отказать выдать работнику справку о доходах по форме N 2-НДФЛ .

    Документы о трудовой деятельности работник вправе запросить в любое время. Например, копию приказа о приеме на работу сотрудник может потребовать непосредственно после оформления приема на работу, чтобы удостовериться, что прием на работу действительно состоялся ( ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, работник имеет право запросить и при увольнении ( ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

    Закон не обязывает работодателя вести учет выданных документов о трудовой деятельности. Поэтому никого не должен удивить тот факт, что у работодателя отсутствует журнал учета выданных справок и т.п.

    Если работник хочет подтвердить свой стаж для целей получения пособия по государственному социальному страхованию, то целесообразно запросить справку, отвечающую требованиям Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

    Согласно п. 23 указанных Правил, документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если они не содержат основания для их выдачи.

    В случае если в предоставленном документе о периодах работы (службы, деятельности) указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15-е число соответствующего месяца.

    1. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.12.1998 N 28). М. ИПК "Издательство стандартов", 1998.

    2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации"). М. ИПК "Издательство стандартов", 2003.

    3. Дзарасов М. Трудовая биография: к вопросу о порядке оформления и ведения трудовых книжек // Бизнес-адвокат. 2003. N 24.

    5. Суховская М.Г. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие // Главная книга. N 2.

    6. Огудин И. Печати - дело тонкое // Бухгалтерия и банки. N 8.

    Следующие бланки: