Руководства, Инструкции, Бланки

образец деловой переписки письмо

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец письма обращения

Образец письма обращения в деловой переписке. Правила оформления служебной корреспонденции

Образец письма обращения является официальным документом, который составляется согласно правилам делового этикета. Как правило, это корреспонденция некоммерческого характера, в которой содержатся предложения, просьбы для решения различных вопросов.

Для чего используются официальные образцы письма обращения

Деловая переписка с грамотным оформлением сопутствующей документ ации является неотъемлемой частью бизнеса. Именно поэтому важно, чтобы образец письма обращения содержал просьбу в доступной для понимания форме. Помимо того, что образец письма обращения является тактичным обращением к адресату, в максимально дип ломатичной форме, главной целью переписки является стимул к действиям определенного рода со стороны получателя. Получение положительного ответа зависит от того, насколько эффективно будет составлен образец письма обращения .

Правила составления деловых образцов письма обращения

Образец письма обращения должен содержать четкие и ясные формулировки, а текст быть максимально персонализирован. Для писем в какие-либо инстанции, используются фирменные бланки. если образец письма обращения предназначен частному лицу, то допустимо использование стандартных листов форма та А4.

Как правило, верхняя часть титульного листа образца письма обращения содержит информа цию с инициалами адресата, фамилии, имя, отчества, занимаемой должности и наименование организации. Строго по центру образа письма обращения пишется обращение и приветствие. Делать это принято в следующей форме «уважаемый имя и отчество» или «уважаемый господин и фамилия».

Если образец письма обращения предназначен коллективу, то используются варианты: «уважаемые сотрудники», «коллеги», «представители». Тем самым выражается почтение к адресату. Делая комплименты в образце письма обращения, важно чтобы это было уместно и не походило на откровенную лесть.

Как эффективно составить текст образа письма обращения

Преамбула образца письма обращения должна быть предельно лаконичной. Уже по вводной части должно быть ясно, какова цель обращения отправителя. Далее следует основная часть послания. В деловой переписке, правилами хорошего тона считается, если весь текст образца письма обращения уместится в форма те одного листа.

Содержание нескольких абзацев образца письма обращения необходимо сделать предельно понятным с обоснованием сути вопроса. Важно заинтересовать получателя образца письма обращения, поэтому предложения должны быть аргументированными и побуждающими к действию. Чтобы реализация просьбы выглядела привлекательной для адресата. От отправителя образца письма обращения должны поступать предложения, чем он может оказаться полезным для решения конкретной задачи.

Срок исполнения просьбы важно в образце письма обращения указывать конкретными числами, корректно приводя доводы, почему именно в это время важно получить положительный ответ.

В заключительной части образца письма обращения отправитель резюмирует свою просьбу. Нелишним будет еще раз упомянуть о том, насколько важным является содействие адресата в текущем вопросе. Выражать благодарность заранее в образце письма обращения лучше не стоит, ведь тем самым можно поставить адресата в неудобное положение.

В конце образца письма обращения ставится подпись, с обязательной расшифровкой и дата.

Редактор: Игорь Решетов

Здравствуйте, Купил машину (450000) в договоре прописали 100000.(13.07.2016) на учет не поставил т. к. не было элементарно денег на переоформление, страховку. через пять месяцев хотел оформить на себя(30.11.2016), но оказалось что пристав установил запрет на регистрационные действия на данный автомобиль из за задолженности по кредитным платежам прошлого владельца автомобиля(от 07.11.2016) Пристав в г.Сочи а я в Кемерово. Просят по факсу прислать договор купли продажи, копия птс, заявление о просьбе снятия запрета, документ из ГИБДД подтверждающий что не возможно произвести рег. действия. Вопрос: какова вероятность того что снимут запрет без обращения в суд? Не останусь ли я у "разбитого корыта"?Не могу найти образец заявления в УФССП ,как правильно его написать?на чьё имя писать (начальника или на пристава-исполнителя);своими словами или существует форма таких заявлений.если можно ссылку на подобное заявление или форму. заранее огромное спасибо.

Вопрос номер 17485 из Владивосток, Приморский край, Россия 26.05.2016 15:13

есть у вас образец типового предварительного договора купли-продажи рыбопродукции с задатком?

Вопрос номер 2577 из Нижний Новгород, Нижегородская (Горьковская), Россия 17.06.2015 22:17

как составить исковое заявление в суд на оспаривание вины при дтп? и есть ли образец?

Здравствуйте Ольга, по данному вопросу Вам лучше обратиться к юристам, поскольку четкого шаблона нет, и если Вы хотите обжаловать именно вину по ДТП, то Вам нужно не исковое заявление, а жалоба на постановление либо на протокол.

Здравствуйте! Согласен с коллегой, лучше обратиться к юристам, так как онлайн дать какие либо рекомендации очень трудно, тем более Вы дали очень мало информации. Всего Вам самого наилучшего!

Рекомендую обратиться к юристам, за грамотное составления иска, это минимизирует ваши риски, и поднимает шансы в суде. Также в суд лучше идти с представителем, который имеет больше положительной практики по этим делам.

образец деловой переписки письмо:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Деловая переписка

    Деловая переписка

    Официальная деловая переписка ведется по особым правилам и стандартам. Узнайте, каким должен быть язык деловой переписки в 2016 году, какие особенности деловой переписки следует учитывать при составлении официального письма клиенту или партнеру компании, какие правила деловой переписки ни в коем случае нельзя нарушать, а также как осуществляется электронная деловая переписка.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • в чьи обязанности входит ведение деловой переписки;
    • какими особенностями характеризуется язык деловой переписки;
    • как происходит организация деловой переписки в 2016 году;
    • какие правила деловой переписки не стоит нарушать;
    • как ведется электронная деловая переписка в 2016 году;
    • что представляет собой этикет деловой переписки.

    Деловая переписка — один из основных каналов презентации компании: общаясь с клиентами, партнерами и представителями официальных инстанций, следует придерживаться определенных правил этикета, незнание которых может навредить вашему имиджу. Но и положительные стороны деловой переписки недооценивать не стоит: наряду с переговорами, совещаниями и деловыми беседами она может стать хорошим подспорьем в бизнесе, поможет завоевать доверие потенциальных заказчиков и укрепить партнерские отношения. Правильное оформление деловой переписки в 2016 году предполагает точность формулировок, уход от излишней эмоциональности и грамотность аргументации.

    Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

    Организация деловой переписки

    Как правило, в 2016 году ведение деловой переписки поручается секретарям, делопроизводителям и менеджерам по работе с клиентами и партнерами. Сотрудник, занимающийся составлением и отправкой деловых писем, должен понимать, что собственноручно формирует имидж компании, и придерживаться основных правил официальной переписки:

    • для внешней переписки использовать бумажные бланки и шаблоны электронных писем, оформленные в фирменном стиле;
    • в каждом письме указывать реквизиты компании, а при необходимости — личные данные (ФИО, должность);
    • придерживаться официально-делового стиля общения;
    • стремиться к смысловой точности и избегать ненужных эмоций;
    • демонстрировать уважение к адресату.

    Организация деловой переписки при крайне ограниченном штате — не самая простая задача, но на сегодняшний день у руководителей есть выбор: поручить составление деловой корреспонденции своим подчиненным или обратиться к исполнителю со стороны. Многие компании предоставляют услугу оформления официальных писем, стоимость которой зависит от вида документа, а также разрабатывают готовые шаблоны для дальнейшего использования заказчиком. В этом случае вы за умеренную плату получаете готовые образцы деловых писем на все случаи жизни, составленные специалистами, которые в совершенстве освоили особенности деловой переписки и не допускают ошибок при оформлении официальных документов.

    Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

    В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

    Правила деловой переписки

    Существует этикет деловой переписки, нормы которого нарушать не стоит, если вы хотите произвести на адресата письма хорошее впечатление и вызвать у него желание сотрудничать с вашей организацией в дальнейшем. Если речь идет о письмах, полученных по электронной почте, желательно отвечать на них сразу же по прочтении — благо, современные технические возможности способствуют оперативности обработки корреспонденции.

    Когда по объективным причинам быстрый ответ невозможен (например, для аргументированного изложения сути дела нужно запросить дополнительную информацию), старайтесь отвечать в течение 3-4 часов, или, в крайнем случае, до конца рабочего дня. Если в течение дня не удалось получить нужные сведения, не оставляйте обращение без ответа: достаточно написать хотя бы короткое сообщение о том, что письмо вы получили и постараетесь ответить на него в ближайшее время. Не давайте деловым письмам и официальным обращениям накапливаться без ответа. Медлить с обратной связью при получении обычного, «бумажного» письма также не стоит, особенно если его доставили курьером в конверте с пометкой «Срочно» или «Важно».

    Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

    Не стоит игнорировать и другие ключевые правила деловой переписки: используйте персональное обращение, демонстрирующее внимание к личности адресата и отражающее индивидуальную направленность письма, и выражайте признательность за интерес к организации или ее проектам. Можно использовать фразы «Спасибо за Ваше письмо», «Спасибо за проявленный интерес», «Спасибо, что выбрали нас» и т. д. Чтобы дальнейшее сотрудничество было плодотворным и комфортным для всех участвующих сторон, настраивайте адресата на продолжение общения. Фразы «С готовностью отвечу на Ваши вопросы», «Будем рады сотрудничеству», «С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество» задают верный тон и помогают наладить конструктивный диалог.

    Обязательно снабжайте письмо подписью и блоком контактной информации (это могут быть персональные данные отправителя, такие как имя, фамилия и должность, номер рабочего телефона и другие координаты). Если вы используете электронную почту, сохраните блок контактной информации в автоматических настройках почтового ящика, это ускорит процесс оформления писем.

    Язык деловой переписки

    Официальная деловая переписка в 2016 году предполагает уважение к личному времени адресата, поэтому формулировки должны быть лаконичными. Представляться и напоминать обстоятельства дела, послужившего поводом для диалога, стоит только в первом письме, в последующей переписке рекомендуется сразу обращаться к сути вопроса. Тон выбирайте нейтральный, без фамильярности, лишних эмоций и витиеватых оборотов. Использовать фразы этикетного характера — можно и нужно, наполнять деловое письмо многочисленными подробностями, не имеющими отношения к делу — строго противопоказано.

    Довольно часто деловая переписка ведется с использованием шаблонных фраз, отточенных поколениями делопроизводителей, что считается нормой, в то время как употребление жаргонизмов, междометий и уменьшительно-ласкательных суффиксов находится под запретом. Язык деловой переписки не требует отказа от вводных конструкций, позволяющих сделать письмо менее сухим и категоричным, но тон письма всегда должен оставаться уважительным, даже если приходится отвечать на обращение агрессивного или вызывающего характера.

    Электронная деловая переписка

    В настоящее время львиная доля деловых писем и официальных запросов отправляется в электронном виде. Правила составления электронного письма во многом идентичны порядку, которого принято придерживаться при оформлении бумажных писем, за исключением некоторых нюансов.

    Во-первых, при рассылке электронного обращения к нескольким адресатам нужно правильно оформить поле «Кому»: нельзя перечислять через запятую десятки адресатов, особенно если это незнакомые друг другу люди, не имеющие представления о том, что они задействованы в рамках одного проекта. Чтобы избежать лишних объяснений, лучше оформить рассылку на свое имя, а имена остальных адресатов указать в поле «Скрытая копия». Во-вторых, обращайте внимание на размер и название вложений при отправке письма. Оптимальный размер — до 3 МБ, а заголовок должен быть понятным адресату и передавать суть материала, который находится во вложенном файле.

    Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

    Если есть возможность, используйте цитирование цепочек писем (так адресат быстрее поймет, о чем идет речь) и указывайте в заголовке тему обращения. Электронная деловая переписка не приемлет «кричащих» заголовков, поэтому лучше ограничиться парой нейтральных слов, которых будет достаточно для идентификации письма.

    Вложенные файлы

    Доступно только авторизованным пользователям

    • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
    • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (бланк).doc
    • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (бланк).doc

    Доступно только подписчикам

    • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
    • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (образец).doc
    • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (образец).doc

    10 правил деловой переписки

    10 правил деловой переписки

    Деловое общение невозможно представить без ведения переписки, так как личная встреча для решения вопросов сотрудничества не всегда возможна. Большинство насущных проблем деловая корреспонденция помогает решить в короткие сроки, но несоблюдение правил этикета или алогичное построение письма могут навредить партнерским отношениям или оттолкнуть потенциального клиента. Как и в официальных переговорах, здесь существуют определенные правила: оформление письма и стиль общения.


    Общие правила ведения деловой переписки

    1. До составления письма определитесь с его характеристиками:

    тип письма (сопроводительное, гарантийное, заказ, напоминание, извещение, и т. д.; презентационное письмо или предполагающее ответ);

    степень доступности для адресата (сможете ли вы изложить все необходимые моменты в одном письме или потребуется второе, уточняющее);

    срочность доставки (если письмо срочное, лучше оправить его заказным либо по электронной почте).

    2. Оформляйте письмо по существующим шаблонам. исходя из его типа, а так же опирайтесь на ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    3. Любое деловое письмо имеет следующую общую структуру:

    • наименование организации-отправителя;
    • дата написания;
    • адрес получателя, указание конкретного корреспондента;
    • вступительное обращение;
    • указание на тему и цель письма;
    • основной текст;
    • заключение (формула вежливости);
    • подпись отправителя;
    • указание на приложение и рассылку копий (если таковые имеются).

    4. При подготовке делового письма используйте текстовый редактор Microsoft Word.

    используйте гарнитуру Times New Roman, кегль 12-14 п. межстрочный интервал – 1-2 п.;

    номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны;

    при печати текста на бланках формата А4 используйте 1,5–2 междустрочных интервала, формата А5 и менее – один междустрочный интервал. Реквизиты всегда набираются через один междустрочный интервал.

    5. Если вы выступаете от имени организации и собираетесь отправлять письмо в печатном виде. обязательно используйте фирменный бланк. так как его наличие будет визитной карточкой вашей компании. Отнеситесь к оформлению официального бланка с особой тщательностью, это умение должно быть обязательным для любого офисного сотрудника.

    6. При международной переписке письмо должно быть составлено на языке адресата или на английском (как наиболее распространенным в деловых отношениях).

    7. Придерживайтесь корректного, делового тона. Начинайте письмо с обращения, которое в зависимости от степени вашей близости с корреспондентом может начинаться как со слов «Уважаемый + Ф. И. О.», так и «Дорогой + Ф. И. О.». Запомните, слова в обращении или в указании адресата ни в коем случае нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.» или «начальнику отдела» как «нач. отдела») – таковы правила делового этикета. Всегда заканчивайте письмо словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью должна быть фраза «С уважением, …» либо «Искренне Ваш, …». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения.

    8. Тщательно подбирайте лексику, избегайте неточностей и двусмысленных фраз, излишнего употребления профессионализмов. Письмо должно быть понятным.

    9. Разделяйте содержание письма на смысловые абзацы, чтобы оно не было громоздким и сложным для восприятия адресатом. Следуйте правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех печатных строк, а остальные – не более восьми.

    10. Отвечайте на деловые письма согласно принятому этикету: на письменный запрос – в течение 10 дней после получения; на письма, отправленные по факсу или по электронной почте, – в течение 48 часов без учета выходных.


    Внутриорганизационная деловая переписка

    Деловая переписка между сотрудниками компании отличается большей упрощенностью в сравнении с корреспонденцией, отправляемой сторонней организации.

    Содержание подобной переписки может быть различным, но оно так же должно соответствовать конкретным правилам:

    • быть лаконичным;
    • носить деловой характер;
    • в письме обязательно указывается дата;
    • в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.

    Примером внутриорганизационной деловой переписки может быть письмо-поздравление от лица руководителя или коллектива, адресованное юбиляру или сотруднику, получившему повышение.

    При письменном обсуждении проектов обычно используются лишь некоторые обязательные элементы делового письма – указание темы, обращение, краткое изложение сути вопроса и формула вежливости с печатной подписью.

    Помните, что форму письма и необходимый шаблон нужно выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую вы хотите предоставить адресату.

    Деловая переписка

    Деловая переписка. Правила деловой электронной переписки сегодня

    Ведение деловой переписки по правилам - одна из важных составляющих успеха в карьере и в бизнесе. Незнание этих правил, либо их неправильное применение на практике может привести к потере партнеров и клиентов. Кроме того, точная и грамотная деловая переписка - важная составляющая делового имиджа.

    Какие различают виды деловой переписки

    Деловая переписка - с партнерами, клиентами, коллегами, организациями – одно из важнейших направлений деятельности любого предприятия. Менеджеры, сотрудники различного ранга получают и отправляют письма, коммерческие предложения и т.п. В зависимости от формы, содержания и направленности любая переписка разделяется на такие виды:

    Для каждого из них существуют отдельные требования составления и подачи. Наиболее распространенные типы официальных деловых писем:

    • благодарственные;
    • коммерческие;
    • письма, требования и запросы;
    • опровержения;
    • поздравления;
    • соболезнования, некрологи.

    С учетом того, что сегодня большая часть деловой переписки осуществляется в электронном виде, существуют готовые шаблоны и формы для любого вида.

    Искусство делового письма

    Каждый текст – это механизм для воздействия на адресата. Если он не работает, значит, вы нарушили правила сборки: взяли не те детали, не так их скомпоновали. Чтобы добиться от адресата того, чего вы хотите, нужно подобрать правильные факты, правильно их изложить и сделать это «с правильным лицом» – таким, которое вызовет у получателя письма желание принять ваше предложение. Как это сделать?

    Факты. Бывает, что рациональные доводы, способные убедить адресата, теряются в сумбурном изложении разнообразных, иногда посторонних мыслей. Но стоит выстроить структуру, и письмо становится ясным и убедительным, даже если в нем ничего не изменено по смыслу. Главная мысль (часто это побуждение к действию) выносится в начало, она следует сразу за приветствием. Далее приводится список аргументов (каждый обозначен красной строкой и выделен курсивом) с яркими иллюстрациями (пояснениями). В конце повторяется призыв к действию. Следует подпись. Нехитрая редактура превращает даже жалостливое и не слишком внятное послание «на деревню дедушке» из чеховского рассказа «Ванька» в хорошо аргументированное заманчивое предложение деду.

    Образ отправителя. От того, каким предстает отправитель письма, зависит ответная реакция. В письме вы можете быть чиновником, а можете – человеком. Иногда выгодно первое, а иногда – второе. Скажем, если вы хвалите адресата, лучше использовать личный стиль (писать от себя, сообщать о своем отношении к фактам, говорить на равных). Благодаря этому адресат узнает не только что он молодец, но и то, что именно вы о нем хорошего мнения. Ругать, наоборот, лучше формальными фразами, излагая голые факты. Этот совет в несколько утрированном изложении выглядит так: вместо «Вы дурак» нужно написать «признаки наличия ума у читающего не обнаружены».

    В современной переписке мы часто сразу переходим к делу, опуская «разговоры о погоде» между приветствием и заглавной фразой. Казалось бы, необязательное короткое предложение не несет большой смысловой нагрузки. Но именно оно первым оказывается перед глазами читателя, поэтому задает тон письму и определяет, какими глазами получатель посмотрит на остальной текст. Вот несколько примеров, с чего нужно начинать свое послание подчиненным и партнерам, преследуя разные цели.

    1. Чтобы придать себе весу: «Учитывая, что проект А находится на личном контроле у губернатора области, напоминаем».
    2. Чтобы наладить теплые отношения с незнакомой компанией: «Узнав, что ваша компания, как и мы, выступает спонсором конкурса «КВН Сибири», мы решили именно вам в первую очередь предложить».
    3. Чтобы получить помощь: «Оля, ты так здорово и, главное, профессионально выступила на конференции! Думаю, ты, как эксперт, сможешь мне помочь».
    4. Чтобы мобилизовать подчиненных: «Поздравляю – уже пятница. Осталось сдать предложения по бюджету – и можно отдыхать».[i]
    Общие правила деловой переписки

    Репутация вашего предприятия косвенно находится в зависимости от того, как оформлено и написано деловое письмо. Можно сказать, что для формирования успешного имиджа компании и формирования ее репутации необходимо соблюдение сотрудниками правил деловой переписки как для внешнего, так и для внутреннего общения.

    Бланк письма. Правильным будет использовать бланки, оформленные в фирменном стиле, на которых присутствуют реквизиты. Под стилевым оформлением понимается присутствие логотипа, использование специального шрифта, указание всех контактных данных и полного названия организации.

    Разметка страницы. При оформлении письма деловой переписки используются поля (левое поле - 2 см, правое - 1 см, верхние и нижние отступы - по 2 см). Если письмо включает несколько листов, то на них должна присутствовать нумерация (проставляется вверху листа посредине).

    Стиль. Деловые письма пишутся в официально-деловом стиле, который предполагающий краткое описание сути письма, точность формулировок и использование штампов и стандартных оборотов. Кроме того, в деловой переписке действует правило: одна проблема - одно письмо.

    Структура текста. Стандартное письмо деловой переписки включает три части:

    1. Обращение к адресату.
    2. Вступление (цели письма).
    3. Основная часть.
    4. Резюме.
    Правила деловой переписки на английском языке

    Оформление деловой корреспонденции на английском языке осуществляется в соответствии с общими требованиями:

    1. Текст распределяют по абзацам без применения красной строки.
    2. Левый верхний угол при оформлении письма должен содержать личные данные отправителя (полное имя, или название организации, и ее адрес).
    3. Ниже идет имя оппонента, или название предприятия получателя с указанием адреса (в новой строке).
    4. Дата составления письма указывается ниже на три строки, либо сверху в правом углу.
    5. Основная часть письма размещается в центре листа.
    6. Основную мысль лучше начинать с указания причины с причины обращения: «I am writing. »
    7. Стандартное письмо следует завершать выражением: «Yours sincerely» в случае, если известно имя адресата; «Yours faithfully» - если нет.
    8. Пропустив четыре строки после благодарности, укажите свое имя и занимаемую должность.
    9. Подпись размещается между именем и стоящим выше приветствием.
    «Язык» деловой переписки

    К деловой переписке предъявляются особые требования. В первую очередь, письма не должны содержать эмоциональной окраски. Они должны быть максимально сдержанными, лаконичным и точными. Логичное и последовательное построение текста полностью замещает эмоциональность. Междометия, уменьшительно-ласкательные слова, сокращения, которых нет в списке общепринятых - всего этого надо избегать в деловой переписке.

    Одно из важных условий для составления письма - смысловая точность, представляющая его практическую ценность.

    Следующим важным критерием является логическое изложение текста. Слова не должны подвергаться двойной трактовке - это может изменить смысл содержимого в письме и придать ему нежелательную тональность.

    Основная цель любого делового документа - это убедительность в выражении определенной точки зрения. Главные правила в написании и составлении документа, служебной записки или письма - это грамотность, аргументация, правильная апелляция, достоверность информации и достаточное количество доказательств.

    Ниже приведены несколько правил написания деловых писем:

    Употребление местоимений. В деловой переписке следует избегать отражения личных эмоций и восприятий. Деловая информация традиционно передается с использованием стандартных форм. Как правило, в ходе такой переписки выражаются интересы целого предприятия, а не отдельной личности, поэтому обращение происходит от множественного числа. И, несмотря на то, что это предполагает использование местоимения «мы», следует избегать его употребления, использую соответствующие глагольные формы.

    Залоговые формы. В деловой переписке нужно использовать страдательный залог. Такие обращения имеют более мягкий вид. К примеру, если перестроить фразу: «Вы не выполнили в срок ремонтные работы», словами «Ремонтные работы, предусмотренные договором, не выполнены», то удается констатировать сам факт невыполнения работ без выдвигания прямых обвинений. То есть факт нарушения указан, но конкретные виновники не указываются, что делает тон письма более мягким.

    Действительный залог используется при определении в письме объекта, который служит инициатором определенных действий. К примеру, «юридический департамент, предоставляет разъяснение…». Следует отметить, что в таких предложениях используется настоящая форма времени.

    Применение страдательного залога определяет так же и характер письма. Такие формы позволяют установить фокус на конкретном событии, а не на исполнителей действия (предложение отправлено, отчет получен). Применяют страдательный залог и в случае очевидности объекта (дата встречи определена).

    Форма глагольного вида. Если есть необходимость фокусировки внимания на постоянно повторяющемся действии, для их описания используются глаголы в незавершенной форме (специалисты регулярно нарушают сроки). Если необходимо выделить законченность процесса применяется совершенный вид глаголов (патрульные приступили к несению службы).

    Введение акцентов. Несмотря не то, что в большинстве случаев деловая переписка носит нейтральный оттенок, в некоторых случаях требуется дополнительная фокусировка на определенных моментах. Для этого, используются вводные обороты, смягчающие фразу. (Если переделать фразу «просим отправить документацию, находящуюся у вас» словами просим отправить документацию, которая судя по всему, находится у вас», то в ней значительно снижается градус напряжения, и она больше подходит к требованиям тактичности деловой переписки).

    При написании деловых писем следует также уделить внимание уважительному отношению к оппоненту. Так, если фразу «нас не интересует ваше предложение» заменить на «к сожалению, в настоящее время мы не заинтересованы в вашем предложении» она освобождается от лишней жесткости, которая не уместна в деловой переписке.

    Вводные конструкции так же являются важной составляющей делового письма, так как делают не таким сухим. В соответствии с нормами делового этикета будет уместна фраза «просим составить, в случае возможности, свои экспертные замечания по поводу качества наших материалов». Вводные конструкции хороший инструмент для снижения категоричности, проявления уважения и внимательности, а также выражения доброжелательного тона. Их применение позволяют выразить мысль, не задевая самолюбие оппонента.

    Этикет деловой переписки: 5 советов, как произвести хорошее впечатление издалека

    1.Время ответа на письмо демонстрирует вашу заинтересованность в общении сотрудничестве. Нужно отвечать на деловые письма в течение максимально короткого времени: минуты, часы, максимум день. Если существуют объективные причины для задержки, направьте письмо и напишите, что получили сообщение и скоро ответите. Для того чтобы правильно расставить приоритеты, следует обращать внимание на соответствующие пометки в письме оппонента – «важность», «тема» и так далее. Присутствие таких пометок свидетельствует о том, насколько важен ваш ответ.

    Задержка с ответом - это большая вероятность потерять клиента. По возможности, отвечайте сразу. «На потом» оставляйте только письма, ответ на которые затратен по времени.

    2. Персональное обращение. Личное обращение предпочтительно, так как является проявлением уважения к адресату.

    Я прошел собеседование по вопросу зачисления на курсы повышения квалификации при вашем центре. Стоимость обучения будет оплачена со счета моей компании. Пожалуйста, направьте мне соответствующий счет на оплату.

    Здравствуйте, Анатолий! Для оформления счета на необходимы реквизиты вашего предприятия. Отправьте их, пожалуйста, в ответе на данное письмо.

    Здравствуйте, Анатолий! Прежде всего, мы хотим поблагодарить за ваш выбор в пользу нашего центра. Мы хотим также выразить уверенность, что вы останетесь довольны сотрудничеством с нами. Для оформления счета нам необходимы реквизиты вашего предприятия. Отправьте их, пожалуйста, в ответ на данное письмо.

    Выражение благодарности за доверие к вашему бизнесу производится вначале письма с использованием таких конструкций:

    • Спасибо за проявленный интерес…;
    • Благодарим за Ваше письмо…;
    • Спасибо, что обратились к нам…;
    • Спасибо, что остановили выбор на нашем предприятии…;
    • Признательны Вам за проявленный интерес…

    4. Позитивное завершение. Завершающие конструкции – гарантированно попадают в поле внимания оппонента после ознакомления с письмом. Поэтому, желательно закрепить в этой форме позитивный настрой деловой переписки и создать у партнера по переписке положительное настроение и желание продолжать общение. К примеру;

    последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение – чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами. Например:

    Я прошел собеседование по вопросу зачисления на курсы повышения квалификации при вашем центре. Стоимость обучения будет оплачена со счета моей компании. Пожалуйста, направьте мне соответствующий счет на оплату.

    Здравствуйте, Анатолий! Прежде всего, мы хотим поблагодарить за ваш выбор в пользу нашего центра. Мы хотим также, выразить уверенность, в том, что вы останетесь довольны сотрудничеством с нами. Для оформления счета на необходимы реквизиты вашего предприятия. Отправьте их, пожалуйста, в ответе на данное письмо.

    Здравствуйте, Анатолий! Прежде всего, мы хотим поблагодарить за ваш выбор в пользу нашего центра. Мы хотим также, выразить уверенность, в том, что вы останетесь довольны сотрудничеством с нами. Для оформления счета на необходимы реквизиты вашего предприятия. Отправьте их, пожалуйста, в ответе на данное письмо. Всегда рады ответить на вопросы, связанные с обучением в нашем центре.

    Всегда, заканчивая письмо, создавайте у оппонента положительный настрой на продолжение общения. Для этих целей можно использовать конструкции:

    • Рады сотрудничеству;
    • Готовы ответить на Ваши вопросы;
    • В случае возникновения вопросов – пожалуйста, обращайтесь;
    • Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество;
    • Рады Вам помочь;
    • С искренним уважением.

    5. Подпись и блок контактов. Сотрудник, который ведет деловую переписку, необходимо иметь представление, кто присутствует «с другой стороны монитора». Другими словами, необходима информация об имени фамилии, должности и контактных данных оппонента:

    1. Имя (фамилия) – обеспечивают возможность личного обращения;
    2. Должность – обеспечивает оппоненту понимание уровня компетенции
    3. Координаты – способствуют появлению дополнительных каналов связи.

    Я прошел собеседование по вопросу зачисления на курсы повышения квалификации при вашем центре. Стоимость обучения будет оплачена со счета моей компании. Пожалуйста, направьте мне соответствующий счет на оплату.