Руководства, Инструкции, Бланки

как правильно сделать выписку из протокола образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Выписка из приказа оформляется аналогично выписке из протокола

Выписка из приказа оформляется аналогично выписке из протокола. Обязательна коДокладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты докладной записки (на общем бланке):

- адресат (кому адресована докладная записка), фамилия и инициалы должностного лица и наименование должности;

- название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- заголовок к тексту;

1. В зависимости от содержания докладные записки могут быть инициативного. информационного или отчетного характера.

2. Докладные записки бывают внутренними и внешними.

3. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется с помощью ПК, машинописным или рукописным способом на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту, подписывается составителем.

4. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется на ПК или машинописным способом на общем бланке, имеет дату; исходящий номер и подписывается руководителем предприятия.

5. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Порядок составления текста докладной записки

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

ПРОТОКОЛ – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1. Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2. Протоколы могут быть трех видов:

? краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

? полные – содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений;

? стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3. В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4. Реквизиты протокола.

? название вида документа (ПРОТОКОЛ)

? гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)

? заголовок к тексту

? вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)

? личная подпись председателя

? личная подпись секретаря

Требования к оформлению протокола

1. Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А4.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5. Вводная часть.

? Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

? Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

? От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

? Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

? Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

6. Основная часть

? Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

? После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

? Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

ВЫПИСКА – это копия какой-либо части документа.

1. В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы (СЛУШАЛИ) и что постановили.

2. Выписка из протокола содержит те же реквизиты, добавляется реквизит «заверительная надпись» (Верно, должность, дата, подпись, расшифровка подписи).

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Оформляется аналогично выписке из протокола. Обязательна констатирующая часть.

как правильно сделать выписку из протокола образец:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Выписка из протокола внеочередного общего собрания членов СНТ - СНТ - Дружба-5

    Выписка из протокола № 3
    Внеочередного общего собрания членов СНТ "Дружба-5"


    Московская обл. г\п Дмитров, д. Минеево 07 февраля 2016 года.

    Место проведения: Москва, Сокольническая пл. д. 7, Дом молодежи «Сокольники»
    Общее количество участков в границах СНТ «Дружба-5»: 449 участков
    Количество членов СНТ «Дружба-5» (Устав 2004 г.): 456 человек

    Повестка дня:
    1. Утверждение проекта приходно-расходной сметы;
    2. Выборы председателя и членов правления;
    3. Выборы председателя и членов Ревизионной комиссии;
    4. Утверждение внутренних регламентов товарищества.

    Время начала собрания 15:30
    Ведущий Савельева И.С. уч. 40

    Участники внеочередного общего собрания СНТ "Дружба-5" зарегистрированы в листе регистрации (приложение 1 к протоколу № 3). В собрании приняли участие 239 человек, что составляет более 51% от общего числа членов СНТ «Дружба-5», имеющих право голоса.

    Кворум состоялся, собрание правомочно.


    Вступительное слово ведущего:

    В СНТ отсутствуют исполнительные органы, поэтому настоящее внеочередное общее собрание инициировано и проводится контрольным органом, в лице ревизора Рассказова Ю.А. и на основании ст.25 п.4 Федерального Закона № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» от 15.04.1998 г. имеет законные основания.

    Слово предоставляется Рассказову Ю.А.

    Хочу отметить, что в течение многих лет нам не удается наладить нормальное функционирование нашего садового товарищества.
    Почему я, как председатель ревизионной комиссии, вышел с предложением о созыве этого собрания? Кратко скажу, что за 3 года мне, как ревизору, не была дана возможность провести проверку деятельности правления и его председателя. Несмотря на неоднократные обращения, под надуманными предлогами, документы для контроля не предоставлялись; не устранялись нарушения, выявленные ревизиями прошлых лет; присутствовали факты нарушения норм законодательства, что, на мой взгляд, является угрозой интересам СНТ и его членам, о чем я неоднократно заявлял, выражая недоверие правлению и его председателю.
    Чтобы исключить такое положение впредь, предлагаю обсудить повестку дня, принять решения по утверждению сметы и выбрать в органы управления людей, которые хотят, а главное могут помочь нам в разрешении существующих проблем.

    Ведущий: Собрание проведено в очной форме в два этапа: 29 ноября 2015 года (Протокол № 1) и 07 февраля 2016 года (Протокол № 2), так как согласно ст.21 п.3 Федерального Закона № 66-ФЗ от 15.04.1998 г. в повестку дня включен вопрос об утверждении приходо-расходной сметы.
    Повторное общее собрание с той же повесткой дня проведено для тех членов товарищества, кто по объективной причине не смог присутствовать при принятии решений.
    Все голоса членов СНТ «Дружба-5», учтены в именных бюллетенях для голосования.

    Для проведения собрания предложено выбрать председателя собрания, секретаря, счетную комиссию. После голосования избраны:
    Председатель собрания - Савельева И.С. уч.40
    Секретарь собрания - Розанова Л.В. уч.201
    Счетная комиссия - Евченко Н.В. уч.257, Кочеткова И.В. уч.51, Разумова А.С. уч.253

    Председатель: Прежде чем перейти к обсуждению повестки дня хочу представить людей, которые принимали активное участие в организации и подготовке собрания, составления внутренних регламентов СНТ, плана работы и приходо-расходной сметы на 2015–2017 гг.
    Евченко Н.В. Розанова Л.В. Рассказов Ю.А. Гришин А.Н. Кривовязь В.Э. Гиль Л.Я. Мезенцева Т.Г. Кудлай А.В. Федоров А.Я. Греднев А.Н. Разумова А.С. Проекты документов подготовлены на основании опроса садоводов, который проводился летом прошлого года.
    Предлагаю утвердить повестку дня, но изменить последовательность вопросов, вначале обсудив последний вопрос - проект «Положения об уполномоченных».

    Вопрос ставится на голосование
    Решили: Утвердить повестку дня, изменив последовательность вопросов.


    1. Обсуждается проект «Положение об уполномоченных».


    Савельева И.С. Смысл и основа положения – это передоверие своих полномочий участия в общих собраниях активным членам товарищества. Уполномоченный может представлять интересы не более 20 человек, при этом, любой доверитель вправе лично присутствовать на собрании и участвовать в принятии решений. В этом случае, уполномоченный голосует только за отсутствующих членов коллектива. Таким образом, мы сможем собирать кворум, но при этом, не нарушать права любого члена товарищества.

    После обсуждения вопрос поставлен на голосование.
    Решили: Принять временное «Положение об уполномоченных» сроком на 1 год, с учетом предложенных на собраниях поправок.

    2. Обсуждается проект приходо-расходной сметы и план работы.


    Савельева И.С уч.40. Смета составлена на основании плана работ и статистических данных затрат за предыдущие годы и состоит из членских и целевых взносов. Такое разделение важно, т.к. членские взносы – это собственность СНТ, как юридического лица. Если имущество создаётся за счет членских взносов, то оно становится собственностью юридического лица, а если за счет целевых взносов, то оно принадлежит нам, владельцам земельных участков в виде совместной собственности.
    В смете членский взнос рассчитан, исходя из сведений о расходах предыдущих периодов, и достаточен для обеспечения текущей деятельности СНТ и поддержания имущества общего пользования в надлежащем виде.
    Целевой взнос, прежде чем будет принят к исполнению, требует детального обсуждения и одобрения общего собрания. В связи со сложной ситуацией в товариществе было предложено не рассматривать смету на 2017 год, а целевой взнос обсуждать раздельно по каждой статье расходов исходя из плана развития. При этом сумма взносов не должна превышать 10 тыс. руб. в год, а корректировку провести за счет сокращения целевого взноса на покупку противопожарного оборудования.

    После рассмотрения, обсуждения и голосования по каждой статье сметы вопрос об общей сумме взносов в размере 10 тыс. руб. в год ставится на голосование.
    Решили: Утвердить проект приходо-расходной сметы на 2016 год с учетом внесённых предложений, отредактировав статьи расхода целевых взносов на основании принятых решений. Утвердить общую сумму членского и целевого взносов в размере 10 тыс. руб.

    3. Выборы председателя и членов правления.


    Председатель: Голосование по вопросам избрания органов управления будет проходить только по именным бюллетеням, которые были выданы при регистрации.

    Согласно ст.7, п.2 Устава СНТ «Дружба-5» численность правления определяется общим собранием, поэтому вопрос о количественном составе правления 5, 7, или 9 человек поставлен на голосование.

    Решили: Избрать правление СНТ «Дружба-5» в количестве 5 человек.

    3.1.Выборы членов правления СНТ «Дружба-5».
    Представлены члены товарищества, кандидатуры которых были выдвинуты садоводами в органы управления: Гриднев А.Н. уч.443, Гришин А.Н. уч.337, Дмитриев С.М. уч.63, Евченко Н.В. уч.257, Кривовязь В.Э. уч.355, Разумова А.С. уч.253, Рассказов Ю.А. уч. 187, Розанова Л.В. уч.201, Фёдоров А.Я. уч.182.

    Савельева И.С. В связи с тем, что работы в предстоящий период намечено много, предлагаю дать возможность всем этим людям, которые были выдвинуты и дали согласие участвовать в работе органов управления, проработать 2 года. Выдвинутые кандидаты сформируют правление, а так же общественные комиссии при правлении, которые будут целенаправленно заниматься определенными проблемами, и подготовкой документов товарищества. Нам предстоит разработать новый Устав, в связи с чем, будет изменена организационно-правовая форма СНТ, разработать положения, направленные на защиту прав садоводов в рамках деятельности товарищества, оформить земли и имущество общего пользования, закрепив право собственности физических лиц – владельцев индивидуальных участков и многое другое.

    3.2. Выборы председателя правления СНТ «Дружба-5»
    Согласно ст. 6, п. 6, пп. б Устава СНТ «Дружба-5» «Общее собрание садоводов избирает (на альтернативной основе) из членов товарищества председателя правления».

    В результате опроса, проведенного среди садоводов, были выдвинуты кандидатуры:
    1. Евченко Наталья Владимировна уч. 257
    2. Рассказов Юрий Анатольевич уч. 187
    3. Рязанова Татьяна Александровна уч. 113

    Решением, принятым путем проведения голосования посредством именных бюллетеней, большинством голосов, составляющих более 51 % участников внеочередного общего собрания, председателем правления СНТ «Дружба-5» избран Рассказов Юрий Анатольевич.

    4. Выборы председателя и членов Ревизионной комиссии.


    Савельева И.С. уч.40: Ревизионная комиссия товарищества – орган, который должен контролировать финансово-хозяйственную деятельность, а так же деятельность занятых ею работников, не только бухгалтера и председателя, но и коменданта, электрика, сантехника и других. В связи с чем, одних бухгалтеров в её составе недостаточно.
    Контроль должен осуществляться грамотными техническими специалистами и специалистами по финансовой отчетности, какими и являются предлагаемые кандидаты: Кудлай А.В. уч.261, Мезенцева Т.Г. уч.267

    Решением, принятым путем проведения голосования посредством именных бюллетеней, большинством голосов, председателем ревизионной комиссии избранна Савельева Ирина Сергеевна уч.40
    Решили: Избрать ревизионную комиссию в количестве 3 человек.

    «07» февраля 2016 года

    Председатель собрания Савельева И.С.

    Секретарь собрания Розанова Л.В.

    Составление и оформление протоколов

    Составление и оформление протоколов

    Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

    Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

    Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

    Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

    Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

    Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо [107]

    Можно выделить следующие этапы подготовки протокола:

    1)своевременный сбор необходимых материалов к заседанию (повестки дня, списка участников заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и выступлений, проектов решений обсуждаемых вопросов);

    2)составление протокола в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими его юридическую силу;

    3)редактирование текста, согласование его с председателем и выступающими участниками заседания;

    4)подписание протокола председателем и секретарем заседания;

    5)регистрация протокола и рассылка при необходимости [108] .

    Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Дополнительно выделяют стенографический протокол. Форма протокола выбирается в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.

    Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

    Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

    Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

    Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

    Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

    Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

    Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

    Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

    Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа. [109]

    Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

    Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрированно.

    В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

    · полное наименование организации или предприятия;

    · название вида документа (ПРОТОКОЛ);

    · место составления или издания документа;

    Дополнительными реквизитами протокола являются:

    · наименование структурного подразделения;

    · отметка о наличии приложений;

    · место (помещение, офис) и время проведения заседания;

    · фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;

    · дата подписания протокола;

    · способ голосования (открытое, тайное, заочное);

    · визы согласования (при необходимости);

    · гриф утверждения (если протокол требует утверждения);

    · отметка об исполнении и направлении в дело.

    Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

    Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

    Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол — заседания коллегии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальников структурных подразделений.

    Текст протокола включает вводную и основную части.

    В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), затем – фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные».

    При оформлении протокола расширенного заседания или заседания с числом присутствующих более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. Пофамильные списки присутствующих прилагаются к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается ).

    На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

    Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117». [110]

    В вводную часть протокола включается повестка дня. В нее включаются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения.

    Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня». которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

    Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

    Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

    Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола. который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

    Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

    Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

    Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

    Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

    Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.

    Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

    При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

    Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

    Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

    Решения. принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

    Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений).

    Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок?

    Пункт, содержащий поручение или предписание (поручительский), строится по речевым моделям:

    1. Кому – что сделать – к какому сроку;

    2. Что сделать – к какому сроку – кому (наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя).

    Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

    Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

    Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

    Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

    Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

    Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. [111]

    Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия – проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

    Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания:

    ¾ повестка дня;

    ¾ списки участников заседания и списки приглашенных;

    ¾ доклады или тезисы выступлений;

    ¾ справочные материалы по обсуждаемым вопросам;

    ¾ проекты решений и итоговых документов. [112]

    Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № 00 Место составления Заголовок к тексту (Форма заседания: Чего?)

    Председатель Секретарь Присутствовали 00 чел.

    И. О. Фамилия И. О. Фамилия (указываются инициалы, фамилии в алфавитном порядке столбцом; если присутствующих больше 15 человек, то указываются их количество и в скобках – «регистрационный лист прилагается»)

    1. О. (о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).

    2. О. (далее, как в п.1).

    И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст доклада прилагается).

    И.О. Фамилия – излагается краткое содержание первого выступления по первому вопросу (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего). Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст выступления прилагается).

    И.О. Фамилия – излагается краткое содержание следующих выступлений от по данному вопросу.

    1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме глагола, исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение в Д.п.), срок исполнения.

    1.2. Аналогично оформляются второй и последующие пункты постановления по первому вопросу.

    Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.