Руководства, Инструкции, Бланки

акт об утилизации документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Постановление Правительства РФ от N 1342 - Об утверждении Правил представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утра

Постановление Правительства РФ от 8 декабря 2015 г. N 1342 "Об утверждении Правил представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров"
  • Постановление Правительства РФ от 8 декабря 2015 г. N 1342 "Об утверждении Правил представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров"
  • Правила представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров
    • Приложение. Отчетность о выполнении нормативов утилизации отходов от использования товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств

Постановление Правительства РФ от 8 декабря 2015 г. N 1342
"Об утверждении Правил представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров"

В целях реализации пункта 16 статьи 24.2 Федерального закона "Об отходах производства и потребления" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров.

2. Реализацию полномочий, предусмотренных настоящим постановлением, осуществляет Федеральная служба по надзору в сфере природопользования в пределах установленной Правительством Российской Федерации предельной численности ее работников, а также бюджетных ассигнований, предусмотренных Службе в федеральном бюджете на руководство и управление в сфере установленных функций.

Председатель Правительства
Российской Федерации

Правила
представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров
(утв. постановлением Правительства РФ от 8 декабря 2015 г. N 1342)

1. Настоящие Правила устанавливают порядок, форму и сроки представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров (далее соответственно - отходы, отчетность).

2. Отчетность представляется в отношении готовых товаров, включая упаковку, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, включенных в перечень готовых товаров, включая упаковку, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2015 г. N 1886-р (далее - товары):

а) производителями и импортерами товаров - в случаях, установленных пунктом 4 статьи 24.2 Федерального закона "Об отходах производства и потребления";

б) объединением (союзом) производителей и импортеров товаров (далее - объединение) - в случаях, установленных пунктом 5 статьи 24.2 Федерального закона "Об отходах производства и потребления".

3. Отчетность представляется в отношении каждого наименования товара по форме согласно приложению .

4. Отчетность представляется в Федеральную службу по надзору в сфере природопользования в форме электронных документов, подписанных простой электронной подписью. посредством информационно-телекоммуникационных сетей с использованием программных средств единой государственной информационной системы учета отходов от использования товаров (далее - система учета отходов).

5. При подаче отчетности в форме электронных документов путем использования программных средств системы учета отходов дополнительное представление отчетности на бумажном носителе не требуется.

6. В случае отсутствия технической возможности использования программных средств системы учета отходов отчетность направляется посредством почтового отправления с описью вложения и уведомлением о вручении или представляется на бумажном носителе в одном экземпляре лично:

а) производителем товаров - в территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по месту его государственной регистрации;

б) импортером товаров - в Федеральную службу по надзору в сфере природопользования.

7. Датой приема отчетности в форме электронного документа считается дата ее отправления посредством системы учета отходов.

Датой приема отчетности на бумажном носителе считается дата проставления отметки Федеральной службы по надзору в сфере природопользования или ее территориального органа о получении отчетности на бумажном носителе или дата почтового отправления.

8. Федеральная служба по надзору в сфере природопользования на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на безвозмездной основе обеспечивает доступ производителей и импортеров товаров к электронным сервисам (в том числе к системе учета отходов) для составления и представления отчетности.

9. Отчетным периодом для представления отчетности признается календарный год.

10. В случае начала осуществления хозяйственной и иной деятельности производителем или импортером товаров в течение отчетного календарного года отчетный период исчисляется с даты государственной регистрации физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, или государственной регистрации юридического лица, являющихся производителями или импортерами товаров.

11. Отчетность представляется до 1 апреля года, следующего за отчетным.

12. Производители и импортеры товаров обеспечивают полноту и достоверность сведений, указанных в отчетности.

13. Контроль за выполнением установленных нормативов утилизации отходов, в том числе проверка достоверности и полноты сведений, указанных в отчетности, и ее соответствия форме, предусмотренной приложением к настоящим Правилам, осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере природопользования (ее территориальными органами) в течение 3 месяцев со дня приема отчетности.

14. При осуществлении контроля, предусмотренного пунктом 13 настоящих Правил, Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (ее территориальный орган) вправе запросить у производителя или импортера товаров:

а) копии договоров - в случаях, установленных пунктом 2 настоящих Правил;

б) копии акта (актов) утилизации отходов.

15. Копии документов, указанных в пункте 14 настоящих Правил, должны быть заверены производителем или импортером товаров:

а) в случае, указанном в пункте 4 настоящих Правил, - простой электронной подписью;

б) в случае, указанном в пункте 6 настоящих Правил, - подписью руководителя юридического лица или лица, уполномоченного на осуществление действий от имени юридического лица, либо подписью физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, и печатью (при ее наличии).

16. В случае непредставления отчетности в сроки, установленные пунктом 11 настоящих Правил, Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (ее территориальный орган) направляет производителю или импортеру товаров требование о необходимости представления отчетности.

17. За непредставление (несвоевременное представление) отчетности, а также за представление недостоверных сведений в отчетности производители и импортеры товаров несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение
к Правилам представления
производителями и импортерами
товаров, подлежащих утилизации
после утраты ими потребительских
свойств, отчетности о
выполнении нормативов утилизации
отходов от использования таких товаров

Раздел II. Информация о готовых товарах, в том числе упаковке таких товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств*(2)

Информация о готовых товарах (без упаковки таких товаров)

*(1) Заполняется при представлении отчетности объединением (союзом) производителей, импортеров товаров в отношении каждого производителя, импортера товаров, с которым был заключен договор в соответствии с пунктом 5 статьи 24.2 Федерального закона "Об отходах производства и потребления".

*(2) В позициях отчетности, не подлежащих заполнению, ставится прочерк. Отчетность на бумажном носителе подписывается руководителем юридического лица или лицом, уполномоченным на осуществление действий от имени юридического лица, либо индивидуальным предпринимателем, прошивается и скрепляется печатью при ее наличии. Страницы отчетности должны быть пронумерованы сквозной нумерацией.

*(3) Заполняется для готовых товаров, включая упаковку, выпущенных в обращение на территории Российской Федерации их производителями. Наименование по каждому товару указывается в соответствии с перечнем готовых товаров, включая упаковку, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2015 г. N 1886-р. Код по каждому товару указывается по Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), утвержденному приказом Росстандарта от 31 января 2014 г. N 14-ст.

*(4) Заполняется для готовых товаров, включая упаковку, выпущенных в обращение на территории Российской Федерации их импортерами. Наименование и код по каждому товару указываются по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (ТН ВЭД ЕАЭС), утвержденной решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16 июля 2012 г. N 54.

*(5) Количество готовых товаров, а также количество отходов от использования товаров, указывается для каждого наименования товара в килограммах с точностью до одного килограмма.

*(6) Для указания количества готовых товаров, включая упаковку, выпущенных в обращение на территории Российской Федерации в отчетный период, используется информация, полученная в установленном порядке при декларировании производителями или импортерами товаров количества выпущенных в обращение на территории Российской Федерации за предыдущий календарный год готовых товаров (в том числе упаковки таких товаров), об общем количестве выпущенных производителями или импортерами товаров для внутреннего потребления на территории Российской Федерации за истекший календарный год.

*(7) Количество товаров, подлежащих утилизации в отчетный период, определяется путем умножения количества готовых товаров, включая упаковку, выпущенных в обращение на территории Российской Федерации в отчетный период, на норматив утилизации, выраженный в относительных единицах. В подразделе "Информация об упаковке товаров" раздела II графа заполняется в случае, если при производстве упаковки не использовалось вторичное сырье.

*(8) Количество отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, переданных на утилизацию в отчетный период, указывается на основании сведений, содержащихся в актах утилизации отходов от использования товаров.

*(9) Количество отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, переданных на утилизацию в предыдущий отчетный период сверх норматива утилизации, указывается на основании сведений, содержащихся в отчетности за предыдущий отчетный период.

*(10) Итоговое количество отходов от использования товаров, включая упаковку, переданных на утилизацию в отчетный период, определяется путем суммирования количества отходов от использования товаров, переданных на утилизацию в отчетный период, и количества отходов от использования товаров, переданных на утилизацию в предыдущий отчетный период сверх норматива утилизации.

*(11) Количество отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, переданных на утилизацию в отчетный период сверх норматива утилизации, определяется путем вычитания из итогового количества отходов от использования готовых товаров, переданных на утилизацию в отчетный период, количества готовых товаров, подлежащих утилизации в отчетный период.

*(12) Количество отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, за которые необходимо уплатить экологический сбор, определяется путем вычитания из количества готовых товаров, подлежащих утилизации в отчетный период, итогового количества отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, переданных на утилизацию в отчетный период. Заполняется в случае невыполнения нормативов утилизации отходов от использования готовых товаров, включая упаковку.

*(13) Приводятся следующие сведения:

при организации собственных объектов инфраструктуры по сбору, обработке, утилизации отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, непосредственно самими производителями или импортерами товаров - реквизиты (номер, дата) актов утилизации отходов от использования готовых товаров, включая упаковку;

при заключении договоров на сбор, транспортирование, обработку, утилизацию отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, с операторами по обращению с твердыми коммунальными отходами, региональными операторами по обращению с твердыми коммунальными отходами - наименование оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами и (или) регионального оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами, реквизиты (номер, дата) договоров на сбор, транспортирование, обработку, утилизацию отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, и реквизиты (номер, дата) актов утилизации отходов от использования готовых товаров, включая упаковку;

при создании или вступлении в объединение - наименование оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами и (или) регионального оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами, реквизиты (номер, дата) договоров на сбор, транспортирование, обработку, утилизацию отходов от использования готовых товаров, включая упаковку, и реквизиты (номер, дата) актов утилизации отходов от использования готовых товаров, включая упаковку.

В случае если в отношении одного и того же наименования товара обеспечение выполнения нормативов утилизации осуществлялось производителями или импортерами товаров путем заключения договоров с различными операторами по обращению с твердыми коммунальными отходами и (или) региональными операторами по обращению с твердыми коммунальными отходами, то графа заполняется отдельно в отношении каждого оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами и (или) регионального оператора по обращению с твердыми коммунальными отходами (в виде нескольких строк для одного и того же товара).

*(14) Заполняется только в случае, если при производстве упаковки использовалось вторичное сырье.

*(15) Понижающий коэффициент рассчитывается как разница между единицей и долей вторичного сырья, использованного при производстве упаковки (выраженной в относительных единицах).

*(16) Количество упаковки, произведенной из вторичного сырья, подлежащей утилизации в отчетный период, с учетом понижающего коэффициента определяется в отношении товаров (продукции) для внутреннего потребления на территории Российской Федерации путем умножения количества упаковки, произведенной из вторичного сырья, на выраженный в относительных единицах норматив утилизации, установленный для того материала, которым представлена упаковка, и на понижающий коэффициент.

*(17) Итоговое количество упаковки, подлежащей утилизации в отчетный период, определяется путем суммирования количества упаковки, при производстве которой не использовалось вторичное сырье, подлежащей утилизации в отчетный период, и количества упаковки, произведенной из вторичного сырья, подлежащей утилизации в отчетный период, с учетом понижающего коэффициента.

*(18) При представлении отчетности на бумажном носителе она заверяется печатью в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации лицо, подавшее заявление, должно иметь печать.

Правительством РФ был утвержден перечень готовых товаров, включая упаковку, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств.

Установлено, как производители и импортеры таких товаров отчитываются о выполнении нормативов утилизации отходов от использования этих товаров.

Отчетность представляется в отношении каждого наименования товара по установленной форме (приведена в приложении).

Она направляется в Росприроднадзор в электронном виде с простой электронной подписью посредством информационно-телекоммуникационных сетей с применением программных средств единой госинформсистемы учета отходов от использования товаров. На сайте ведомства есть бесплатный доступ к электронным сервисам (в том числе к системе учета отходов) для составления и представления отчетности.

Если по техническим причинам отчетность невозможно подать в электронном виде, то она направляется по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или представляется на бумажном носителе лично. В последнем случае производитель товара подает отчетность в территориальный орган Росприроднадзора по месту его госрегистрации, а импортер - в Службу.

Отчетность представляется до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Контроль за выполнением установленных нормативов утилизации отходов, в том числе, проверка достоверности и полноты сведений, указанных в отчетности, осуществляется ведомством в течение 3 месяцев со дня приема отчетности.

Постановление Правительства РФ от 8 декабря 2015 г. N 1342 "Об утверждении Правил представления производителями и импортерами товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств, отчетности о выполнении нормативов утилизации отходов от использования таких товаров"

Настоящее постановление вступает в силу по истечении 7 дней после дня его официального опубликования

Текст постановления опубликован на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) 18 декабря 2015 г. в Собрании законодательства Российской Федерации от 21 декабря 2015 г. N 51 (часть III) ст. 7332

Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

акт об утилизации документов образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Как оформить уничтожение документов компании?

    Любая документация компаний имеет свой срок хранения согласно установленным нормативам.

    По истечении установленного срока хранения разрешено документы уничтожать.

    Но во избежание претензий со стороны проверяющих инстанций и возможных штрафных санкций следует делать это также в установленном порядке.

    Так, все документы предприятия, подлежащие хранению, предварительносшиваются в дела.

    Дела могут быть уничтожены в случае, если срок их хранения истек по состоянию на 1 января года, в котором планируется уничтожение дела.

    Оформляется уничтожение дел компании Актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по унифицированной форме утвержденной Основными правилами работы архивных организаций (Приложение 4 к п.2.4.1). См. образец акта здесь.

    Он должен быть утвержден экспертной комиссией компании, которая создается на основании Приказа по предприятию. Следует составлять один Акт на всю компанию, включая подразделения.

    Порядок уничтожения дела – это сдача их на переработку (утилизацию) с подтверждающими документами организации – приемщика.

    Образец акта утилизации товара

    Акт утилизации товара

    Акт утилизации товара – один из нескольких документов, которые составляются в тех случаях, когда предприятие или организация отправляет на утилизацию какие-либо товары, изделия или материалы. Утилизация может быть вызвана самыми разными причинами: поломкой, не подлежащей ремонту, моральным устареванием, неисправимым браком, просроченным сроком годности, ненадлежащими условиями хранения и т.п. поводами.

    ФАЙЛЫ
    Скачать пустой бланк акта утилизации товара .doc Скачать образец заполнения акта утилизации товара .doc

    Кто составляет акт утилизации

    Для утилизации товара создается специальная комиссия из нескольких человек, которая не только непосредственно присутствует при самой процедура утилизации, но и фиксирует факт ее свершения в специальном акте. Обычно комиссия состоит из сотрудников организации, относящихся к разным структурным подразделениям.

    Задача комиссии – засвидетельствовать тот факт, что обстоятельства, приведшие к утилизации материально-товарных ценностей необратимы, и утилизация успешно состоялась.

    Действия, предшествующие утилизации Просто так взять и утилизировать товар невозможно. Существует определенная процедура, которая подразумевает под собой несколько этапов.
    1. Первый – это проведение полного осмотра, оценки, а в некоторых случаях и экспертизы товара, по результатам которой также составляется соответствующий акт. Специалисты должны лично убедиться в том, что утилизируемые товары не могут принести никакой пользы предприятию в том виде, в котором они существуют на момент написания акта.
    2. После обследования состояния и оценки товара бухгалтерия предприятия проводит списание его с учета, которое позволяет избавиться от ненужного балласта законным способом.
    3. Третий этап – непосредственная утилизация товара, признанного негодным к дальнейшему использованию. И только по результатам уже проведенной утилизации составляется акт, который является завершающей ступенью этого многоступенчатого процесса.

    Следует отметить, что существуют категории товаров, которые можно утилизировать исключительно на специализированных предприятиях и в строго определенном порядке, ввиду наличия в их составе вредных веществ – к утилизации этих товаров следует подходить несколько по-другому, заключая с нужной организацией соответствующий договор.

    Правила составления акта

    На сегодняшний день строго унифицированного, обязательного к применению, образца акта утилизации товара не существует, поэтому предприятия могут разрабатывать документ по своему усмотрению, в зависимости от собственных потребностей или каждый раз писать его в свободной форме.

    Важное правило: независимо от того, в каком виде будет оформлен акт– печатном или рукописном, он обязательно должен быть распечатан на бумажном носителе и иметь оригиналы подписей членов комиссии, которые принимали участие в оценке товара и подтверждали его утилизацию.

    Экземпляров акта должно быть столько, сколько заинтересованных сторон было задействовано в данной процедуре.

    В акт обязательно должен быть занесен полный состав комиссии, принимающей решение об утилизации и фиксирующей ее, а также точное наименование (при необходимости с указанием технических и иных характеристик) товара, в отношении которого составляется акт, результат обследования товара, и вывод комиссии. Документ должен быть заверен руководителем предприятия или иным уполномоченным (или материально-ответственным) лицом, которое имеет право на утверждение подобных бумаг.

    Ставить печать на акте утилизации товара не обязательно.

    Хранить акт следует в том же порядке, который определен для хранения всех учетных документов предприятий и организаций – не менее пяти лет.

    Образец составления акта утилизации товара

    Вверху документа указывается его наименование, затем с правой или с левой стороны (это не имеет значения) отводится место для удостоверения акта ответственным лицом. Здесь нужно вписать его должность, полное название организации, фамилию, имя, отчество сотрудника. Две строки следует оставить пустыми — в одной нужно будет поставить подпись, во второй – дату утверждения документа.

    Далее в акт вписывается состав комиссии, принимающей решение об утилизации товара.

    Членов комиссии надо вносить с указанием ух должностей и выделением председателя.

    После этого фиксируется факт проведения утилизации, с внесением в соответствующую табличку данных об утилизируемом товаре. Если наименований несколько, то в таблицу следует добавить дополнительные строки. По каждому виду товара, подлежащего утилизации, нужно внести конкретное и емкое обоснование для вынесения такого решения.

    Во второй части акта регистрируются выводы комиссии с обязательной ссылкой на то, что в результате утилизации никаких материально-товарных ценностей в распоряжение компании не поступило, то есть утилизация проведена в полном объеме.

    В завершение акт утилизации товара подписывается членами утилизационной комиссии и передается на утверждение ответственному лицу.

    Акт на утилизацию документов образец Составление приказа Образец шаблон бланк

    Акт на уничтожение

    Как составить акт об уничтожении документов?

    Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, оформляется по результатам экспертизы ценности документов организации.

    Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, оформляется только при условии оформления и утверждения годовых разделов описей дел за соответствующий период.

    Необходимость и порядок оформления актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, определяется подразделом 2.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Образец акта об уничтожении документов:

    Форма оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению:

    Акт о выделении дел к уничтожению

    Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка

    Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

    Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.

    Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

    Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

    Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение.

    Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

    Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

    Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

    Правила заполнения акта

    Указывается порядковый номер дела (документа).

    Заголовок дела или групповой заголовок документов

    Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

    В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

    В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

    Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

    Количество единиц хранения

    Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

    Сроки хранения и номера статей по перечню

    Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

    Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

    После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

    Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

    О создании экспертной комиссии

    В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения

    Экспертная комиссия в составе:

    - председатель комиссии - юрист А.Л. Иванов;

    - члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;

    секретарь М.И. Петрова,

    составила настоящий акт о том, что в результате проведенной

    экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения

    которых истек (опись прилагается):

    1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).

    2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).

    3. Кассовая книга за 1996 год.

    4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996

    5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).

    6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2

    7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996

    8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.

    9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

    10. Главная книга за 1996 год.

    Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/

    Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

    Петрова /М.И. Петрова/

    После того как эксперты "благословят" уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

    После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.

    Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

    В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

    Акт может выглядеть так:

    об уничтожении документов, срок хранения которых истек

    28 марта 2007 года г. Москва

    Экспертная комиссия в составе:

    - председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;

    актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения

    В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как

    макулатура ОАО "Вторсырье" согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ

    100256, которая прилагается к настоящему акту.

    Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./

    Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

    Петрова /Петрова М.И./

    Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

    Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "Активу" за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).

    Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:

    Образец акта об уничтожении документов

    Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

    Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

    Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000- годы включительно).

    Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с года (составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).

    Это обещанный пример акта:

    Выделение бухгалтерских документов на уничтожение и методы их утилизации

    ведущий эксперт отдела архивной обработки "Делис Архив"

    Документы бухгалтерского и налогового учета являются документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение, а впоследствии и своевременное уничтожение. Это возможно лишь при соблюдении сроков хранения и порядка уничтожения документов. Разбираемся в особенностях законодательства и изучаем поэтапную процедуру выделения дел к уничтожению.

    Как определить сроки хранения бухгалтерских документов

    Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов - актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.

    Обращаем ваше внимание, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

    Общий порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа г. № 558 (перечень года распространяется на документы, созданные в году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году);
  • Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

    Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ.

    Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет .

    Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

    При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов. образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа г. № 558.

    Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

    Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского, налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.

    Мы не случайно отметили, что четыре года - это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

    Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.

    Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. С 1 января года вступает в силу Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Это приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

    Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в г. организация начнет только с 1 января г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

    Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

    Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн». который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа г.

    Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

    В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

    Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора .

    В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

    Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

  • отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
  • систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

    За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

    Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

    Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП - 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП - 2000-3000 тыс. руб.).

    Мы готовы предоставить Вам статью «Установление сроков хранения первичных учетных документов: чему нас учит арбитражная практика». Для этого направьте запрос на наш электронный адрес info@archiv.ru.

    Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

    Уничтожение бухгалтерских документов и методы их утилизации

    Процедура уничтожения бухгалтерских документов унифицирована и состоит из нескольких этапов:

  • проведение экспертизы ценности;
  • составление акта о выделении дел к уничтожению ;
  • физическое уничтожение документов и составление соответствующего акта.

    Процесс уничтожения документов закреплен законодательством. Выделение дел к уничтожению регламентируют:

    Экспертиза ценности документов

    В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия .

    В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить историческую и практическую ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

    Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности - это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

    Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10) лет хранения, отобранные на дальнейшее хранение, составляются описи дел.

    Дела, выделенные к уничтожению, включаются в «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций). Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).

    По результатам экспертизы документов экспертной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

    Уничтожение документов при ликвидации организации

    Согласно Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

    Следовательно, если срок хранения документов не истек. ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

    Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

    В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.

    Следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании.

    Такой подход позволяет:

  • исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
  • сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
  • существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
  • подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

    Акт о выделении дел к уничтожению

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Акт имеет унифицированную форму (приложение 4 к п. 2.4.1 основных правил работы архивов организаций).

    В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

    Такими документами могут быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08. г. Федеральной архивной службой России (или более ранний - утвержденный 06.10.2000 - для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

    В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

    Важно помнить, что документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период ревизии. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством (договоры считаются законченными делопроизводством только после окончания их срока действия). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в г. начинается с 1 января г.

    Физическое уничтожение документов. Методы утилизации

    После того как документы отобраны на уничтожение и составлен соответствующий акт, они направляются на уничтожение. Организация может уничтожить документы собственными силами или обратиться в соответствующую организацию, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

    Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения является шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

    Шредирование представляет собой процесс измельчения бумаги до мелкой стружки, размеры которой определяются категорией безопасности шредера. Для шредирования конфиденциальных документов используют устройства с уровнем секретности не ниже DIN3. Промышленные шредеры в отличие от офисных аппаратов позволяют уничтожать не только бумажные документы, но и носители электронной информации (диски, пластиковые карты и др.).

    Сжигание документов идеально подходит для уничтожения конфиденциальной информации, поскольку при профессиональном подходе от бумаги остается только пепел. Кажущаяся простота проведения вводит в заблуждение многих руководителей, которые забывают о рисках, связанных с самостоятельным сжиганием документов. Помимо элементарной опасности для здоровья сотрудников, существует вероятность того, что бумага не сгорит до конца. Нельзя забывать и о том, что сжигание документов без разрешения соответствующих органов чревато серьезными штрафами.

    Выездное уничтожение документов осуществляется сотрудниками специализированной компании, которые выезжают к заказчику с собственным оборудованием. С этой целью используют выездной шредер, по сути являющийся грузовиком на базе, как правило, 10-тонной машины. В закрытом кузове размещается шредер с высокой производительностью (до 2 тонн в час). Главное преимущество этого метода утилизации заключается в минимазации рисков потери документов при транспортировке, так как вся документация уничтожается прямо около офисного здания. Кроме того, выездные шредеры позволяют измельчать бумагу до четвертого уровня безопасности, что значительно превосходит возможности офисных устройств.

    Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

    Следующие бланки:

    23 декабря 2016 года

    Комментариев пока нет!