Руководства, Инструкции, Бланки

Landocs инструкция по применению

Категория: Инструкции

Описание

Система электронного документооборота (СЭД) на базе LanDocs

LanDocs — программная платформа для построения корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) или системы управления контентом (ECM).

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении СЭДО настроить систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. В контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Система электронного документооборота на базе LanDocs отличается высокой степенью готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

Примеры бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

  • 1. Согласование документов в электронной форме;
  • 2. Организация оперативной обработки внешних обращений;
  • 3. Контроль исполнения документов и заданий;
  • 4. Подготовка наглядной отчетности по движению документов;
  • 5. Организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
  • 6. Организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику предоставляется не просто система электронного документооборота, а полный комплекс услуг: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса (технической поддержки).

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

          АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ С ПОМОЩЬЮ СЭДО LANDOCS

Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:

LanDocs – это полноценная автоматизация документооборота и широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).

Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:

LanDocs – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.

Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:

LanDocs – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами:

LanDocs – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.

Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов:

LanDocs – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.

Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа:

LanDocs – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений:

LanDocs – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

Landocs инструкция по применению:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    LanDocs - система электронного документооборота

    LanDocs - система электронного документооборота

    О системе LanDocs - система управления документами и отчетностью предприятия

    LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).

    Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

    Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

    • согласование документов в электронной форме;
    • организация оперативной обработки внешних обращений;
    • контроль исполнения документов и заданий;
    • подготовка наглядной отчетности по движению документов;
    • организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
    • организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

    LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

    Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

    Решаемые задачи электронного документооборота

    Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:

    LanDocs – это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).

    Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:

    LanDocs – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.

    Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:

    LanDocs – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

    Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами:

    LanDocs – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.

    Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов:

    LanDocs – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.

    Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа:

    LanDocs – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

    Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений:

    LanDocs – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

    Основные функциональные возможности

    Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления

    LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности

    LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

    Основные функции LanDocs:

    • Работа с электронными документами
    • Автоматизированный контроль исполнения поручений
    • Интеграция с внешними Windows-приложениями
    • Интеграция с электронной почтой
    • Территориально-распределенный документооборот
    • Обеспечение информационной безопасности

    Официальный сайт LanDocs www.landocs.ru

    LanDocs - обзор, отзывы

    LanDocs представляет собой собственную разработку компании ЛАНИТ, это система, позволяющая организовать работу с электронными документами, а также наладить взаимодействие между сотрудниками по передаче документов, согласованию и любым другим операциям с документами.

    Видеообзор LanDocs Альтернативы LanDocs Обзор системы LanDocs

    Для автоматизации электронного документооборота компания ЛАНИТ предлагает использовать программную платформу построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM) - LanDocs.

    LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи внутренней сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

    Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

    Готовые решения на базе платформы LanDocs:

    Ежедневно компании сталкиваются с большими объемами входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно зарегистрировать, это отнимает значительное количество времени. Решение Канцелярия на базе LanDocs создано для автоматизации этих процессов, а также процессов, связанных с внутренней и организационно-распорядительной документацией

    Отсутствие единой системы хранения усложняет поиск документов и затрудняет подготовку к налоговым проверкам. Решение Электронный архив позволит наладить процесс оцифровки бумажных документов и значительно упростит учет и поиск документов в архиве. Также, данное решение включает в себя задачи по оснащению хранилища стеллажным оборудованием и программно-аппаратными средствами обработки и хранения документов

    Данное решение разработано специально для компаний малого и среднего бизнеса: интуитивно понятный web-интерфейс, простота установки, готовая настройка на типовые бизнес-процессы, легкость в использовании при невысокой стоимости внедрения – главные преимущества LanDocs Business Suite

    Любой документ подвержен риску утери и порчи, поэтому компанией ЛАНИТ было создано решение, которое позволит минимизировать убытки из-за потерь документов, а также обеспечит доступность и безопасность информации, быстрый поиск необходимых документов, сократит время и трудозатраты на обработку документов, упростит подготовку к налоговым и аудиторским проверкам

    Эффективность любого совещания зависит от исполнения принятых на нем решений, что зачастую трудно поддается контролю без автоматизации. Для того чтобы сделать совещания максимально результативным, избежать потери контроля над процессами, сроками и исполнительской дисциплиной, компания ЛАНИТ предлагает собственное решение на базе платформы LanDocs

    Из-за отсутствия четкого регламента создания, согласования и подписания договоров, а также дополнительных соглашений и приложений к ним, серьезно замедляется и усложняется работа компании. Все эти процессы легко автоматизировать с помощью решения компании ЛАНИТ

    Малейшие задержки в согласовании и поиске документов влияют на результативность и эффективность деятельности организаций. Решения на платформе LanDocs позволят ускорить бизнес-процессы компании, снизив трудозатраты, связанные с документооборотом и контролем исполнения поручений, благодаря автоматизации обработки, согласования и поиска документов

    Виды рабочих мест LanDocs

    «LanDocs: Делопроизводство» – это Windows-приложение, позволяющее работать пользователям с системой в привычном интерфейсе.

    «LanDocs: «Почтовый клиент» – это приложение системы, обеспечивающее работу в системе MS Outlook или Lotus Notes. Данный клиент позволяет работать с сообщениями, заданиями и документами системы LanDocs, отчитываться по заданиям и готовить ответные документы, не выходя из привычной среды электронной почты.

    Мобильный клиент: LanDocs для iPad

    (разработчик ОАО «Дэшборд Системс» и ЗАО ЛАНИТ)

    Мобильный клиент для системы документооборота LanD ocs позволяет решить три важные задачи для любого бизнес-пользователя: автономность, мобильность и оперативность. Теперь пользователь может принимать необходимые решения, находясь вне своего рабочего места.

    Все поручения в удобном интерфейсе

    • отображение списка вопросов и поручений, с возможностью их поиска и фильтрации;
    • календарь событий;
    • формирование поручений (в том числе голосовых);
    • назначение сроков, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям;
    • отслеживание и контроль исполнения поручений.
    • возможность работы на устройстве в офлайн режиме – при подключении к сети все данные передаются на сервер;
    • справочник сотрудников;
    • отправка личных сообщений;
    • просмотр и добавление комментариев к файлам, в том числе рукописных;
    • удобный просмотр материалов с возможностью увеличения масштабов для PDF-файлов.
    • защищенный протокол передачи данных и гарантированная сохранность информации;
    • возможность использования электронной подписи по ГОСТ.
    Последние новости о системе LanDocs


    12.12.16. В LanDocs появился веб-клиент

    Компания ЛАНИТ представила WEB клиент для своей системы электронного документооборота LanDocs. Он обеспечивает оперативный доступ к данным при помощи удаленного интернет-подключения сотрудников, занятых в делопроизводстве и документообороте. При этом возможен доступ с компьютеров, на которых установлены различные операционные системы (Windows, MacOS, Linux, в том числе российские дистрибутивы ALT Linux, Astra, Роса и др.) а также с мобильных устройств – телефонов и планшетов (iOS, Android, Tizen и др.)


    2016. СЭД LanDocs в реестре отечественного ПО

    Экспертный совет по российскому программному обеспечению (ПО) включил платформу для построения корпоративных систем документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM) LanDocs в единый реестр российского ПО. СЭД LanDocs была признана соответствующей требованиям, установленным пунктом 5 правил формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, утвержденных постановлением Правительства РФ №1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 16 ноября 2015 года.


    2016. Внедрение LanDocs в Gallery

    В рамках проекта были автоматизированы делопроизводственные процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, распорядительной документации, служебной переписки, процессы согласования договорных документов и рекламных макетов с использованием маршрутных карт, а также система контроля исполнения поручений. С помощью web-сервисов проведена интеграция системы LanDocs с финансовой системой компании. За 4 года система постоянно развивалась: оптимизировались и настраивались процессы согласования различных типов документов, расширялась функциональность и подключались дополнительные пользователи. На сегодняшний день пользователями системы являются около 400 сотрудников головного подразделения компании.


    2015. Компания Газпром добыча Надым внедрила систему электронного архива на базе LanDocs

    ООО «Газпром добыча Надым» и ЗАО «ЛАНИТ» на протяжении нескольких лет совместно работают в области автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Система «LanDocs» развернута более чем на 2500 рабочих местах ООО «Газпром добыча Надым». Автоматизация архивного делопроизводства явилась продолжением целенаправленной стратегии построения эффективной системы ДОУ в газодобывающей компании. Теперь в корпоративной системе электронного документооборота поддерживается полный жизненный цикл документов. Система электронного архива была создана на основе типового решения «LanDocs: Архив», обеспечивающего автоматизацию функций ведения архива организации. Электронный архив интегрирован с действующей системой электронного документооборота, в которой автоматизированы процедуры формирования, согласования и утверждения сдаточных описей и передачи электронных документов в архив. В нем реализованы настройки процедуры автоматической регистрации описей, дел и документов. В ходе внедрения решена важная задача - преобразование бумажных документов (хранящихся в бумажном архиве и вновь поступающих) в электронный вид: созданы специализированные рабочие места для поиска и потокового ввода бумажных документов.


    2015. Газпром-Медиа – первая компания, внедрившая СЭД на новой платформе LanDocs 3

    В результате данного внедрения оптимизированы бизнес-процессы управления документами, реализована интеграция ПО LanDocs с корпоративной системой Microsoft Dynamic Navision. В рамках проекта были автоматизированы процессы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной, справочно-информационной, внутренней и договорной документации, доверенностей. Основной целью проекта было повышение эффективности существующего делопроизводства, унификация и стандартизация процесса согласования договорной документации, а также интеграция ПО LanDocs с ПО Microsoft Dynamic Navision. В результате проекта заказчик получил современный продукт с эргономичным интерфейсом и с возможностью построения интеграционных решений.


    2013. ЛАНИТ обеспечил филиалы Газпром энерго системой электронного документооборота

    Компания ЛАНИТ завершила тиражирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) на платформе LanDocs в восьми филиалах «Газпром энерго». Система запущена в промышленную эксплуатацию. На сегодняшний день пользователями системы являются более 1100 сотрудников компании. Внедрение тиражного решения на платформе LanDocs позволило создать единое информационное пространство, объединяющее сотрудников Администрации и филиалов «Газпром энерго» на уровне общих деловых процессов и коллективной работы с документами. Это позволило повысить эффективность и прозрачность деловых процессов организации на всех уровнях управления; сократить циклы прохождения документов и время исполнения контрольных функций.


    2012. Компания ЛАНИТ автоматизировала процессы согласования документации в ГУП «Мосгаз»

    Специалисты ЛАНИТ автоматизировали внутренние процессы согласования служебных записок, распоряжений и приказов на государственном унитарном предприятии «Мосгаз». Работы велись в рамках проекта по развитию автоматизированной системы электронного документооборота в компании. В качестве инструмента автоматизации использовалась серверная компонента «LanDocs: Маршрутизация». Внедрение системы электронного документооборота осуществлялось поэтапно. На первом этапе специалисты ЛАНИТ проанализировали бизнес-процессы компании «Мосгаз», разработали проектную документацию. Далее систему внедрили в пилотной зоне, объединяющей 50 рабочих мест. На заключительном этапе автоматизация охватила 200 рабочих мест. Маршруты согласования документов определяются в соответствии с выбранным подписантом и иерархией подчинения автора документа. Компания ЛАНИТ автоматизировала контроль согласования документов: поток документации теперь могут отслеживать сотрудники канцелярии.

    Отзывы о LanDocs

    Описание системы электронного документооборота ЛанДокс

    LiveInternet LiveInternet Описание системы электронного документооборота ЛанДокс

    Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур делопроизводственной деятельности не только пользователей, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая доступ через INTERNET и через системы электронной почты.

    Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

    Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

    LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ.

    Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000;

    Опция полнотекстового поиска для LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска слов и фраз в текстах документов с учетом правил морфологии русского языка;

    LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.

    Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов.Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

    LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП.

    Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность доступа к информации системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);

    LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР.

    Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлено клиентское ПО LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

    LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ.

    Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивает пользователю возможность получать задания и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

    LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ.

    Подсистема безопасности LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T X.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах. События, связанные с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

    Программное обеспечение, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам деловых процессов.

    Использование полной гаммы продуктов LanDocs позволяет строить распределенные системы делопроизводства.

    Ключевые преимущества системы LanDocs

    Основными преимуществами системы LanDocs являются:

    СООТВЕТСТВИЕ НОРМАМ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

    Система базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах;

    УНИВЕРСАЛЬНОСТЬ И СБАЛАНСИРОВАННАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ.

    Функциональность системы LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки делопроизводственного персонала и сложившуюся инфраструктуру.

    Система может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя архитектур:

    в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД;
    в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet или в среде корпоративной Intranet сети, используя в качестве универсального платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser;
    на базе стандартного клиента электронной почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.
    На практике разумное комбинирование методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации-заказчика.
    ОТКРЫТОСТЬ.

    документированный OLE-интерфейс, который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения, проектируемые внешними разработчиками;
    поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты (интерфейс MAPI), системами электронной торговли (с использованием XML), сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN), системой FineReader (для распознавания текстов сканированных документов).
    ЗАЩИЩЕННОСТЬ ДАННЫХ.

    Реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей реализован на трех уровнях (ОС, СУБД, программное обеспечение) и дает возможность:

    обеспечить идентификацию/аутентификацию пользователя;
    определить для каждого пользователя функциональные права - права на выполнение тех или иных функций системы (в частности на доступ к тем или иным журналам регистрации документов);
    определить для каждого документа уровень конфиденциальности, а для каждого пользователя - права доступа к документам различного уровня конфиденциальности;
    подтвердить правомочность действий пользователя с помощью механизма электронной подписи;
    обеспечить необходимый уровень информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте; шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств;
    протоколировать все действия пользователей в журналах аудита (в журнале регистрации входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).
    Процесс разработки программного обеспечения в ЛАНИТ соответствует стандартам качества ISO 9001.

    Технология внедрения и сопровождения системы базируется на использовании стандарта ISO/IEC 12207 Software Life Cycle Process (адаптированного к российской специфике предметной области): основной особенностью предлагаемой схемы внедрения является установка прототипа системы и проведение работ по его адаптации к условиям заказчика. При этом за счет использования комплекса CASE-моделей предметной области адаптация системы производится в кратчайшие сроки. Взаимодействие с заказчиком на всех стадиях жизненного цикла подробно документированы в рамках требований российского комплекса стандартов ГОСТ 34.

    Предлагаемое ЗАО ЛАНИТ интегрированное решение нацелено на устранение узких мест в сложившейся практике документооборота и делопроизводства и представляет собой единую программную среду поддержки всех категорий персонала: руководителей организации, руководителей структурных подразделений, делопроизводственного персонала и технических специалистов.

    В 1998 - 2001 гг. компанией ЛАНИТ выполнены внедрения системы LanDocs в ряде крупных государственных и коммерческих организаций.

    Функции системы LanDocs

    Функциональность LanDocs полностью отвечает потребностям сложных организационных структур в автоматизации документационного обеспечения управления.

    Система поддерживает выполнение следующих функций:

    LanDocs осуществляет регистрацию документов с использованием механизма регистрационных карточек, сохраняемых в базе данных системы. Поддерживается создание регистрационных карточек, включающих специфические атрибуты учета документов конкретного предприятия или подразделения.

    УПРАВЛЕНИЕ ХРАНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ИНТЕГРАЦИЯ С ОФИСНЫМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ

    LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out.

    РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКАМ ОРГАНИЗАЦИИ

    LanDocs предоставляет возможность автоматизированной рассылки исполнителям документов и связанных с ними сообщений. Фиксируя в базе данных сообщения, связанных с карточкой документа, система ведет историю рассылки и последующего движения документа в деловом процессе (включая его нумерованные экземпляры и копии).

    НАСТРОЙКА НА ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

    LanDocs предусматривает настройку на специфические для организации или подразделения типы действий исполнителей: согласование, утверждение, визирование, наложение резолюции или любые другие типы делопроизводственных операций. При включенной функции безопасности все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

    ОТСЛЕЖИВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ

    Работая в LanDocs, можно организовать тематически-связанные наборы документов. Типы связей («запрос-ответ», «основание-подтверждение» и т.п.) настраиваются в соответствии с нормативной базой делопроизводства и практикой работы исполнителей в организации. Документы LanDocs можно вкладывать в именованные папки. Такие папки могут быть сформированы пользователем произвольно (при этом в них могут быть вложены как документы, так и другие папки), либо с использованием шаблона, задающего предопределенную структуру разделов. Такая организация документов помогает исполнителям лучше понять логику связанного с папкой делового процесса, а контролеру оценить соотношение выполненной/предстоящей работы "в целом". Система поддерживает экспорт/импорт папок с документами в формат XML (Extensible Markup Language).

    НАВИГАЦИЯ И ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

    Для упрощения процедур поиска документов в LanDocs используются:

    структура журналов регистрации, в которые помещаются документы; возможна консолидация документов из разных журналов в одном журнале на основе определенных правил;
    рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
    запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, атрибуты которых отвечают условиям запроса; сами запросы сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;
    полнотекстовый поиск по содержанию документов (с учетом изменяемости слов русского языка).
    ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ И СООБЩЕНИЯМИ, НАПРАВЛЕНИЕ ЗАДАНИЙ НА ИСПОЛНЕНИЕ

    Система поддерживает две группы сообщений:

    извещения - сообщения информационного характера;
    задания - сообщения, носящие распорядительный характер и требующие от их получателя специальной реакции - отчета по заданию (поручению). По заданию может быть назначен контролер
    Каждому пользователю системы LanDocs предоставляет три почтовых ящика:

    входящий, в который помещаются все извещения и задания, адресованные данному пользователю;
    исходящий, в котором содержится как информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
    на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.
    КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЗАДАНИЙ

    LanDocs позволяет контролировать исполнение сотрудниками документов и заданий. Основным инструментом контроля являются контрольные сообщения разной степени важности, содержащие информацию об ответственном исполнителе и соисполнителях, сроках исполнения документа и маршруте перемещения документа в ходе исполнения.

    Наряду с интерактивными средствами контроля исполнения система предоставляет возможность печати различных отчетов, таких как:

    справка о неисполненных документах;
    справка об исполненных документах;
    сводка об исполнении контрольных документов;
    сводка-напоминание по контрольным документам;
    сводка об исполнении заданий;
    напоминание по заданиям.
    АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА

    При архивировании документы из оперативного хранилища перемещаются в архивное, а в карточке документа делается специальная отметка. Использование такого приема позволяет существенно разгрузить дисковую систему файлового сервера в случае использования для хранения содержания архивных документов более дешевых вторичных носителей, например, магнитооптических или CD/DVD - дисков.

    НАСТРОЙКА НА ОРГАНИЗАЦИОННУЮ СТРУКТУРУ ПРЕДПРИЯТИЯ

    LanDocs позволяет построить модель организационной структуры предприятия в виде «дерева» подразделений и настроиться на определенную для каждого подразделения структуру должностей и функций.

    РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ И ФУНКЦИЯМ СИСТЕМЫ

    LanDocs ведет базу данных пользователей системы, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений. В соответствии с определенными администратором правами LanDocs:

    контролирует доступ пользователей к функциям системы;
    контролирует доступ к хранимым в электронном архиве документам;
    протоколирует действия пользователей.
    РАБОТА В РЕЖИМЕ ЗАМЕЩЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ

    Администратор LanDocs может определить для каждого пользователя системы список возможных заместителей (по работе с документами). Это позволяет, например, организовать работу руководителя через его секретаря, учесть отсутствие на рабочем месте конкретного исполнителя, организовать работу по гибкому графику.

    ОТЧЕТНОСТЬ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

    Наряду с отчетами по контролю исполнения система предоставляет возможность формирования и печати других отчетов о состоянии документооборота, таких как:

    регистрационная карточка документа;
    журнал регистрации за период;
    сведения о документообороте;
    статистика по корреспондентам;
    Отчеты готовятся в виде файлов формата RTF, что позволяет просмотреть и откорректировать отчет перед печатью (средствами MS Word).

    СПРАВОЧНИКИ СИСТЕМЫ, НАСТРОЙКА ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ И СООБЩЕНИЙ

    LanDocs ведет корпоративные справочники типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.

    РАБОТА С ИЗОБРАЖЕНИЯМИ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

    Для внедрения в организации безбумажной технологии работы с документами предназначена специализированная программная компонента LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ.

    сканирование черно-белых или цветных многостраничных документов;
    автоматическую программную очистку изображения от загрязненного фона;
    автоматическое или ручное исправление небольшого перекоса страницы;
    просмотр сканированного изображения бумажного документа в различных режимах.
    ИНТЕГРАЦИЯ С ВНЕШНИМИ WINDOWS-ПРИЛОЖЕНИЯМИ

    LanDocs OLE-сервис представляет собой специализированный программный интерфейс (API) для разработки приложений, интегрированных с системой LanDocs. Приложения Windows, разработанные пользователем, могут получить доступ к функциям LanDocs, обратившись к системе как к OLE-серверу. Таким образом может быть выполнена интеграция LanDocs с бухгалтерским или любым другим функциональным программным обеспечением.

    РАБОТА ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ

    Серверная компонента LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП предоставляет собой специализированный WEB-сервер, реализующий возможность доступа к учетной информации базы данных документов LanDocs с любого рабочего места корпоративной интрасети или удаленному пользователю Internet. В качестве платформенно - независимого клиента LanDocs может быть использован обычный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer или другой).

    ИНТЕГРАЦИЯ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

    Специализированное серверное программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР выполняет роль шлюза LanDocs к любой MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность автоматической рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Использование системы в такой конфигурации позволяет экономично включить в контролируемый документооборот большое число пользователей, не нуждающихся в полной функциональности системы.

    При наличии у клиента программного обеспечения LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ отправленные сервером почтовые сообщения будут доставляться во входящий почтовый ящик клиента электронной почты. Таким образом, получить сообщения, задания и документы из системы LanDocs, а также отчитаться по заданиям пользователь может не выходя из привычного почтового ящика MS Exchange (Lotus Notes).

    Целостность и подтверждение подлинности любой информации в LanDocs обеспечивается применением электронной цифровой подписи. Подсистема безопасности позволяет пользователю подписывать документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs электронной цифровой подписью с использованием личного ключа и производить проверку подписей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах в прозрачном для пользователя режиме.