Руководства, Инструкции, Бланки

как вклеить вкладыш в трудовую книжку образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Вкладыш в трудовой

Вкладыш в трудовой. Правила прикрепления Как приклеить, либо пришить вкладыш в трудовой?

Существуют правила и нормы, которые указывают на то, как правильно вести данные документы. Но не каждый сотрудник отдела кадров исчерпывающе изучает предложенную ему информацию, такое поведение приводит к ошибкам. Чтобы такого не происходило надо знать все самые распространенные промахи.

Если закончились листы - сведения о работе в трудовой книжке, кадровик начинает запись вести в неположенном месте, а именно в сведениях о награждениях. Это неверно;

Вклеивание листов в заднюю часть трудовой книжки так же считается противозаконным;

Старые трудовые книжки используют, незаполненные бланки вклеивают, как вкладыши – это также считается промахом.

Что делать?

1.Закончились странички в трудовой книжке, сведения о работе. Продолжить вести книгу, но только в том случае, если вшить дополнительные формуляры. Вкладыш в трудовой либо вклеивают специальным способом, либо вшивают.

2. Титульная страница в трудовой книжке должна оповещать о том, что в документ вклеена дополнительная страница.

3. Указывается номер и серия данного листа.

4. Каждая организация должна быть обеспечена книжками и формулярами, руководитель компании покупает их у специальных поставщиков.

5. Вкладыш сам по себе это не документ – это просто лист, а вот вклеенный становится полноценной ценной бумагой в трудовой книжке.

6. На титульном листе в трудовой книжке обязательно установить штамп, указывающий, что дополнение вклеено законным путем. Или можно написать от руки.

Правила вклеивания.

По закону вклеивание вкладышей запрещено, то есть нельзя на клей крепить дополнительные формуляры, только вшивать. Вшивание называется вклеиванием – это просто термин.

Как вшивать?

Нить берется суровая, стежков сделать необходимо 4 или 5, но это не категоричное правило. На бланке должна быть указана необходимая страница в трудовой книжке, так как все бланки пронумерованы, сотрудник должен выбрать нужный ему. Покупка новой страницы оплачивается работником, обычно стоимость удерживают из заработной платы. Но в некоторых случаях бланки не оплачиваются, например, кадровик испортил купленную страницу, заменить новой должен бесплатно.

Видео

как вклеить вкладыш в трудовую книжку образец:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Можно ли вклеить вкладыш в трудовую книжку?

    Можно ли вклеить вкладыш в трудовую книжку?

    Вопрос главного бухгалтера Галины Свиридовой

    «..Недавно в трудовой книжке одного из сотрудников закончились чистые листы в разделе «Сведения о работе». Наша компания оформила сотруднику вкладыш в трудовую книжку. А как его правильно туда вшить, не знаем. Можем ли мы просто вклеить его в трудовую книжку. »

    Нет, Галина, вкладыш можно только вшивать, а не вклеивать. Таковы требования пункта 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). При этом в трудовой книжке проставляют штамп «Вкладыш выдан» и приводят его серию и номер.

    Сам порядок вшивания ничем не урегулирован. Таким образом, компания вправе самостоятельно решить, какого способа придерживаться. Обычно вкладыш вшивают после последней страницы трудовой книжки. А штамп с надписью «Вкладыш выдан» проставляют на обложке трудовой книжки в верхней части оборотной стороны титульного листа. Рядом от руки пишут серию и номер вкладыша.

    КОММЕНТАРИЙ «УНП». Мы считаем, что, если компания вклеит вкладыш в трудовую книжку, это не будет нарушением порядка. Во-первых, нет четких правил, как вшивать вкладыши. Во-вторых, нигде не сказано, что означает «вшить». Так что штрафы за нарушение трудового законодательства компании не грозят в любом случае. Это нам подтвердили и специалисты Роструда.

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

    Читать бесплатно книгу Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения, Е

    Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

    (страница 5 из 21)

    Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений. Запись о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносится в разд. «Сведения о работе». При этом в графе 4 приводится обоснование – приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

    Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента РФ (например, Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

    Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.

    Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ. Обычно раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки.

    Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые работники кадровой службы ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей и, зачеркивают наименование разд. «Сведения о награждении» и как ни в чем не бывало, продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела «Сведения о работе».

    Некоторые работники кадровой службы, не найдя бланка вкладыша в трудовую книжку, используют бланк самой трудовой книжки, выдергивая ее из обложки, сверху делают надпись «Вкладыш» и пристраивают ее (правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша) в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой самодеятельности непредсказуемы, и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии «несчастному» работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш[14] 14
    См. Войтинский К.М.

    Трудовой договор по Кодексу законов о труде 1922 г. СПб. 1923. С. 10, 11.

    При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме. Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь. И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки «Выдан вкладыш, серия ______ № ______» и заполнять его, заполните сам вкладыш.

    Бывает, что вкладыш заполняется неправильно (неправильно заполненный бланк вкладыша уничтожается по акту) и не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки. Приходится ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Остается заметить, что трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

    В ст. 66 ТК РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

    1) о награждениях государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

    2) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя.

    Следует обратить внимание на несоответствие формулировок подзаконных актов и ТК РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ (в нашем случае – Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (в нашем случае – Инструкция) не должны противоречить ТК РФ. Названное несовпадение понятий «награда» и «поощрение» затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но, учитывая, что поощрения, не являющиеся по существу наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина «поощрение» является верным, и в связи с этим целесообразно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК РФ.

    В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, т. е. предусмотрены системой оплаты труда. Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишутся в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.

    В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

    Следовательно, может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу[15] 15
    Куренной А.М. Трудовые споры: практический комментарий. М. 2001. С. 171.

    Порядок учета и хранения трудовых книжек также содержится в названных подзаконных актах. Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно прежде всего:

    1) принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

    2) проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

    3) проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

    4) проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

    Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категорий, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, на которых трудовая книжка оформляется впервые). При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т. п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

    По новым Правилам в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему. В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации.

    В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

    Согласно п. 42 Правил по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

    Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке. Пункт 41 Правил предусматривает требования к приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений.

    По новым Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника должна взиматься плата, размер которой определяется расходами на их приобретение.

    Плата не взимается. если:

    1) произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек;

    2) неправильно произведено первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;

    3) испорчена книжка не по вине работника;

    4) необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров.

    В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. По мнению специалистов, бесплатный порядок работы с трудовыми книжками допустим и в других случаях, если они предусмотрены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении о персонале организации или других локальных нормативных актах.

    Трудовые книжки или их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника – его ближайшими родственниками, хранятся в кадровой службе организации в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. Затем их передают в архив организации, где они хранятся в течение 50 лет, затем уничтожаются по акту.

    2. Ответственность за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек

    За нарушение установленного Правилами порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством РФ дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

    Работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненный работнику моральный урон (например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника). Размер компенсации морального вреда определяется судом.

    За нарушение Правил и Инструкции на должностных лиц работодателя, виновных в такого рода правонарушениях, в т. ч. нарушивших правила ведения архивов трудовых книжек, налагаются штрафы в соответствии со ст. 5.27 и 13.20 КоАП РФ. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации[16] 16
    См. Комментарий к постановлениям Пленума Верховного Суда Российской Федерации по гражданским делам / Под ред. В.М. Жуйкова. М. 1999. С. 340–346.

    3. Изменение организации-работодателя и трудовые книжки

    Если организация меняет профиль деятельности, переходит в подчинение другого ведомства или становится собственностью другого хозяина, то это, как правило, сопровождается изменением ее наименования. Как отразить этот факт в трудовых книжках сотрудников? Мы разберем конкретные примеры и дадим образцы правильных записей.

    Само по себе переименование компании не влияет на положение работающего там персонала. Условия труда, должностные обязанности, порядок выплаты заработной платы – все остается по-прежнему. Но, поскольку организация теперь будет работать под другим «опознавательным знаком», об этом необходимо сделать отметки в трудовых книжках сотрудников. В противном случае могут возникнуть сложности в Пенсионном фонде при определении трудового стажа. Один из случаев, при котором необходимо отразить новое название организации в трудовых книжках, – это смена организационно-правовой формы компании. К примеру, Закрытое акционерное общество ЗАО «Весна» преобразовалось в открытое акционерное общество ОАО «Весна». В этом случае работник кадровой службы должен внести в трудовую книжку работника вот такую запись: ЗАО «Весна» с 23 мая 2005 г. переименовано в ОАО «Весна». Также в качестве примера можно привести другую ситуацию: организация сменила профиль деятельности. Допустим, предприятие, выпускавшее сельскохозяйственную технику, стало заниматься производством детских игрушек. В связи с этим владельцы внесли изменение в учредительные документы: «ООО “Электро” переименовано в ООО “Гала”», и трудовые книжки сотрудников пополнились еще одной формулировкой. На практике также встречается ситуация, когда у организации меняется собственник. Допустим, была организация муниципальная, а стала принадлежать государству, или принадлежала государству, была приватизирована и стала собственностью частного лица.

    Если в наименовании организации указывается форма ее собственности, то и в этом случае нужно внести соответствующие записи в трудовые книжки работников. К примеру, Федеральное государственное унитарное предприятие «Мотор» перешло в собственность муниципалитета и стало называться муниципальным унитарным предприятием «Мотор». При смене собственника организации работнику кадровой службы, возможно, придется вносить в трудовые книжки некоторых работников и другие записи. Какие? Для ответа на этот вопрос обратимся к ст. 75 ТК РФ. В ней сказано, что при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.

    Если решение об обновлении руководящего состава будет принято, работнику отдела кадров предстоит внести в трудовые книжки уволенных лиц соответствующие записи. Для других работников увольнение при смене владельца компании не предусмотрено. Правда, если кто-то из сотрудников откажется трудиться у нового работодателя, договор с ним будет прекращен по п. 6 ст. 77 ТК РФ: «отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации». В этом случае необходима еще одна запись в трудовой книжке.

    Пункт 32 постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» закрепляет положение о том, что под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности при приватизации государственного или муниципального имущества, т. е. при отчуждении имущества, находящегося в собственности РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц; при обращении имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность; при передаче государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот; при передаче федерального государственного предприятия в собственность субъекта РФ и наоборот.

    Еще одна ситуация, которая требует, чтобы были внесены дополнительные записи в трудовые книжки работников, – это изменение подведомственности организации. При изменении подведомственности собственник организации не меняется, а меняется лишь ведомство, которому организация подчиняется.

    Например, Государственный научно-исследовательский институт лесного хозяйства подчинялся Министерству сельского хозяйства РФ, затем перешел в подчинение Министерства природных ресурсов РФ. Собственником осталось государство, изменилась только ведомственная принадлежность института. По правилу, установленному ст. 75 ТК РФ, при изменении подведомственности трудовые отношения с согласия работника продолжаются. Это распространяется на всех сотрудников компании, в т. ч. и на руководителя, его заместителя и главного бухгалтера (в отличие от ситуации с изменением собственника компании).

    А если работник не захочет работать в организации, переданной в другое ведомство, он может уволиться на этом основании по п. 6 ст. 77 ТК РФ. Только в отличие от увольнения при смене собственника организации формулировка увольнения будет выглядеть так: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности».

    Глава 6. Увольнение 1. Основания прекращения трудового договора

    ТК РФ внес существенные изменения в порядок прекращения трудовых договоров, который был установлен КЗоТ 1971 г. а также ввел много новых правил. На эти нововведения следует обратить особое внимание всем участникам трудовых отношений. Поэтому следует последовательно разъяснить положения ТК РФ, посвященные увольнению с работы.

    Статья 77 ТК РФ определяет общие основания прекращения трудового договора .

    К ним относятся:

    1) соглашение сторон;

    2) истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

    3) расторжение трудового договора по инициативе работника;

    4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

    5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

    6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

    7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий Трудового договора;

    Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
    Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

    страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21