Руководства, Инструкции, Бланки

Как Составить Фотографию Рабочего Дня Образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Фотография рабочего дня: пример заполнения скачать, образец проведения для менеджера по продажам

АКАДЕМИЯ ПРОДАЖ Фотография рабочего дня

Сегодня в статье мы разберемся, что такое фотография рабочего дня и как ее можно использовать в отделе продаж.

Фотография рабочего дня – это диагностический инструмент в форме отчета, задача которого – оценить, насколько эффективно используется время. Его можно применять как по отношению к себе самому (кстати, тоже очень полезно), так и по отношению к сотрудникам отдела продаж. В последнем случае по результатам заполнения мы будем понимать, насколько продуктивно менеджеры по продажам используют свое время.


Фотография рабочего дня может быть использована как документ, на основании которого может быть принято то или иное управленческое решение. В отделе продаж это может быть перераспределение клиентской базы, определение приоритетных сегментов клиентов, разделение продающих и обслуживающих задач и так далее.

«Фотография» будет особенно полезна, когда есть ощущение, что «все заняты, и свободного времени нет совсем». Или, если нам необходимо оценить, насколько действительно загружены работой наши сотрудники, причем сделать это на уровне фактов, а не просто эмоций и впечатлений. Как я всегда говорю, «давайте принимать решение, основанное на фактах, а не на фантазиях»©.

Пример фотографии рабочего дня (образец)

Как правильно воспользоваться фотографией рабочего дня?

Давайте разделим весь процесс на несколько составляющих.

1. Вначале нам необходимо составить форму самого отчета «Фотография рабочего дня». Как правило, она организована очень просто: в Exel это таблица из двух колонок: «временной интервал» и «задача».

Временно интервал лучше взять небольшой, - 15 минут. Столбец со временем лучше заполнить заранее, чтобы не тратить на него время в процессе рабочего дня.

2. Затем нам необходимо провести инструктаж сотрудникам, как заполнять фотографию рабочего дня. Обязательно обозначить, что нужно вносить всю информацию о том, что менеджер по продажам делал в за эти 15 минут. Сюда же обязательно прокомментировать. Что чай-кофе, перекуры и выходы из кабинета точно так же отражаются в отчете.

3. И, наконец, само заполнение: сотрудники заполняют «фотографию» на протяжении всего рабочего дня. Если, например, вы работаете с 9.00 до 18.00, то отчет должен быть составлен на все 100% времени, включая и обеденный перерыв.

Обязательно соберите отчеты в конце рабочего дня (если кто-то забыл заполнить, - снова заполняет на следующий день: вспомнить, что было вчера с разбивкой на 15 минут нереально).

Как правило, процедуру с заполнением фотографии рабочего дня необходимо повторить несколько дней подряд, 3-5 дней, так картина будет более полной.

Как анализировать результаты?

Когда вы собрали отчеты со всех сотрудников отчеты, их необходимо тщательно проанализировать. Причем, сама фотография рабочего дня дает хорошее понимание процессов, которые происходят в отделе продаж (в остальных подразделениях – аналогично).

Во-первых, вы в деталях можете увидеть, чем занимались сотрудники на протяжении недели, а это 25% рабочего времени в месяце.

Во-вторых, вы сможете оценить, насколько эффективно ваши менеджеры по продажам используют свое время (о продающих и обслуживающих задачах смотрите статью Быстрый способ удвоить продажи ). Это даст вам информацию для последующих решений.

В-третьих, часто можно в деталях и самих действиях увидеть причину, почему кто-то из сотрудников продает больше, а кто-то меньше.

Обязательно запустите проведение фотографии рабочего дня в вашем отделе продаж. Это даст вам подробную информацию на уровне действий менеджеров, а также даст возможность улучшить процесс работы всего коммерческого подразделения.

как составить фотографию рабочего дня образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Фотография рабочего времени

    Фотография рабочего времени (рабочего дня)

    Одним из основных методов изучения затрат рабочего времени на протяжении смены или за более короткий период является фотография рабочего дня. Анализ данных, полученных с помощью данного метода, позволяет составить баланс рабочего времени, провести анализ его использования и выявить резервы повышения продуктивности труда.

    Обработку результатов, полученных с помощью фотографии рабочего дня, начинают с вычисления длительности отдельных затрат рабочего времени (в минутах). Для определения длительности любого действия с текущего времени, записанного в данной строке, отнимают текущее время, записанное в предыдущей строке. Следующим этапом в обработке материалов фотографии является простановка индексов для каждого зафиксированного явления в соответствии к принятой классификации затрат рабочего времени. Потом составляют сведение одноименных затрат рабочего времени, то есть все действия, которые имеют одинаковый индекс, объединяют в одну группу. Сведение одноименных затрат приведено в таблице ниже.

    Сведение одноименных затрат рабочего времени

    Одноименные затраты рабочего времени

    Сумма времени, мин.

    После составления сведения одноименных затрат рабочего времени составляется баланс рабочего времени составляется баланс рабочего времени (фактический), который показывает, как используется рабочее время при существующей организации труда.

    Баланс Рабочего времени (фактический)

    Затраты рабочего времени

    Обслуживание рабочего места

    Регламентированные (На отдых и личные потребности)

    Зависят от работников (лишние)

    Для составления проектируемого баланса рабочего времени (нормального) нужно проанализировать все фактические затраты рабочего времени, установить их необходимость для выполнения данной работы и определить их абсолютную величину. При этом необходимо учитывать все производственные возможности рабочего времени, передовой производственный опыт и рациональную организацию труда.

    Анализ способов использования рабочего времени проводят на основании нескольких повторных фотокарточек (не менее трех), так как единичная фотография рабочего времени не дает необходимого материала для анализа.

    Анализ данных про использование рабочего времени при выполнении анализированной работы представлен в таблице ниже.

    Анализ затрат рабочего времени завершается составление проектируемого баланса рабочего времени, который показывает рациональное использование рабочего времени. В проектируемом балансе рабочего времени предполагаются только необходимые затраты рабочего времени. В него не должны входить потери рабочего времени, которые зависят от исполнителя, связанные с нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу, посторонние разговоры, преждевременный уход с работы), а также перерывы по организационно-техническим причинам, которые связаны с неполадками на производстве (отсутствие электроэнергии, отсутствие тары, поломка оборудования и др.).

    Затраты рабочего времени на подготовительно-заключительную работу, обслуживание рабочего места и отдых работника в проектируемом балансе рабочего времени устанавливается на основании действующих нормативов (если они есть), или на основании фотографий рабочего времени передовых работников (не менее трех фотографий).

    Анализ использования рабочего времени

    Затраты рабочего времени

    Даты фотографий рабочего

    Времени и фамилии рабочих

    Фактический баланс рабочего времени

    Проектируемый баланс рабочего времени

    Обслуживание рабочего времени

    Регламентированные (на отдых и личные нужды)

    Зависят от рабочего (лишние)

    Время оперативной работы в проектируемом балансе рабочего времени устанавливается при условии, что нормальная длительность рабочего дня (Тсм ) исполнителя состоит из необходимых затрат рабочего времени на подготовительно-заключительную (Тпз ), основную (То ), вспомогательную работу (Твсп ), обслуживание рабочего места (Тобсл ) и регламентируемые перерывы на отдых и личные нужды (Трп ). Формула представлена ниже.

    Если нормальные затраты рабочего времени на подготовительно-заключительную работу, обслуживание рабочего времени и отдых устанавливаются в минутах на смену, то время оперативной работы будет составлять:

    Где Тобсл. Тсм с нормального баланса рабочего времени.

    Если время на отдых дается в процентах от оперативного времени, то формула проектируемого баланса рабочего времени будет представлена так:

    Где α – время на отдых в процентах от оперативного времени (Топ с проектируемого баланса рабочего времени)

    В бланке фотографии рабочего времени фактический и проектируемый балансы рабочего времени для удобства объединены в одну общую форму

    Баланс рабочего времени

    Использование рабочего времени исполнителя характеризуется коэффициентом использования рабочего дня, который устанавливается как с фактического, так и с проектируемого балансов рабочего времени.

    Коэффициент фактического использования рабочего времени и уровень занятости основной работой рассчитываются по средним затратам времени (на основании не меньше трех фотографий рабочего времени). Эти же проектируемые коэффициенты устанавливаются на основании проектируемого баланса рабочего времени.

    Коэффициент использования рабочего дня исполнителя равняется отношению суммы рабочего времени на работу и регламентируемых перерывов на отдых к длительности смены, то есть:

    Где Тз – время занятости, минут.

    Уровень занятости основной работой равняется отношению времени основной работы к длительности смен и выражаются в %, то есть:

    Определяя фактические и проектируемые коэффициенты использования рабочего времени и уровень занятости основной работы, можно сделать выводы про улучшение использования рабочего времени.

    При нормальном использовании рабочего времени коэффициент использования рабочего дня равняется единице. Низкий коэффициент использования рабочего дня может быть вызван тем, что работник недостаточно загруженный в течении рабочего дня, за ним закреплено недостаточно машин (аппаратов, агрегатов) для обслуживания, или он плохо выполняет свои обязанности (не поддерживает чистоту на рабочем месте, недостаточно часть проверяет ход технологического процесса и др.)

    Вместе с этим высокие показатели фактического использования рабочего времени не всегда характеризуют его полную и эффективную загрузку, а только его занятость, которая может быть вызвана исполнением разных лишних действий (Чрезмерно частая уборка рабочего места, отбор проб смазки и регулировка оборудования и др.)

    Возможное повышение продуктивности труда за счет устранения потерь рабочего времени состоит из:

    Пврот – потери рабочего времени по организационно-техническим причинам, минуты.

    То – Время основной работы по фактическому балансу рабочего времени, минуты.

    2) причин, которые зависят от работника:

    Тзп – время перерывов, которые зависят от работника, по фактическому балансу рабочего времени, минуты.

    Т ф олн. Т н олн – время на отдых и личные нужды по фактическому и проектируемому балансам рабочего времени (если на отдых потрачено меньше времени, чем установлено по нормативам, то величина в скобках будет с минусом), минуты.

    Общее возможное повышение продуктивности труда составит:

    Практическое задание 2 - Изучение затрат рабочего времени

    / Управление персоналом (Зазарьин К. Н.)_1 / _Практическое задание 2 - Изучение затрат рабочего времени

    Для оценки допустимой степени колебания (рассеянности) замеров хронометражного ряда применяется коэффициент устойчивости (Ку ), равный отношению максимальной продолжительности элемента tmax в хронометражном ряду к минимальной tmin. т. е. Кy =tmax /tmin. В качестве коэффициента устойчивости можно также принимать наибольшее и наименьшее отклонения от среднего значения хронометражного ряда tср. т. е. Ку =tmax /tср и Ку =tmin /tср. Допустимый коэффициент устойчивости зависит от характера выполняемой работы и типа производства. При механизированных работах он меньше, при ручных – больше. В массовом производстве этот коэффициент меньше, чем в серийном и меньше, чем в единичном. Если хронометражные ряды устойчивы, то приступают к определению действительной продолжительности каждого элемента и всей операции. Нормальная продолжительность элемента определяется как среднее арифметическое значение замеров в ряду.

    Фотохронометраж представляет собой комбинированный метод изучения затрат рабочего времени наблюдением, при котором фиксируются одновременно все затраты рабочего времени в течение смены. При этом действия рабочего, составляющие непосредственно трудовую операцию, изучаются наблюдателем особенно тщательно, а продолжительность их фиксируется, как и при хронометраже, методом непрерывной записи.

    Фотохронометраж применяется для изучения затрат времени в тех же целях, что и фотография рабочего времени и хронометраж. Наиболее часто к этому методу прибегают для изучения трудового процесса рабочих, выполняющих различные работы, не повторяющиеся в течение дня (например, в мелкосерийном производстве).

    Фотохронометраж может быть индивидуальным и групповым. При индивидуальном хронометраже изучаются затраты времени на работу и операцию, выполняемую одним исполнителем; при групповом – затраты времени на взаимосвязь работы, выполняемой бригадой или группой рабочих. Групповой фотохронометраж рекомендуется использовать при анализе работы бригады, когда нужно установить численность ее членов и распределить функции между ними.

    Обработка результатов наблюдения, анализ и проектирование рационального трудового процесса производятся по хронометражным наблюдениям и фотографии рабочего времени.

    2.1.3. Контрольные вопросы

    Какую цель преследует классификация затрат рабочего времени?

    Воспроизведите структуру рабочего времени исполнителя

    Какое время относится к непроизводительному?

    Какой экономический смысл заключается в нормировании отдельных категорий затрат рабочего времени?

    В чем состоит назначение методов изучения затрат рабочего времени?

    В чем состоит отличие видов наблюдения и методов изучения затрат рабочего времени?

    Каково содержание фотографии рабочего времени как вида наблюдения?

    Каково содержание хронометража рабочего времени как вида наблюдения?

    Какую информацию для анализа предоставляет баланс рабочего времени?

    Перечислите коэффициенты, с помощью которых возможно оценить эффективность использования рабочего времени?

    2.2. Пример проведения фотографии рабочего времени токаря

    Будем использовать следующие условные обозначения:

    коэффициент использования рабочего времени – Кисп

    коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам – Кпнт

    коэффициент потерь рабочего времени, связанный с нарушением трудовой дисциплины – Кпнд

    коэффициент возможного повышения производительности труда – Кпт

    нормативное время на обслуживание (в % к оперативному) – Ноб

    нормативное время на отдых и личные надобности (в % к оперативному) – Нотл

    продолжительность смены – Тсм

    В качестве исходных данных представлен наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени (на примере токаря) – таблица 2.7.

    Наблюдательный лист индивидуальной фотографии

    Характер работ: токарные

    Мероприятия должны быть экономически обоснованы. Для этого разрабатывается их ожидаемая условная годовая экономическая эффективность.

    4. Варианты исходных данных для выполнения практических заданий

    В данном разделе представлены варианты исходных данных, которые используются для самостоятельного выполнения задания.

    Исходные данные для выполнения практического задания № 2

    Исходными данными для выполнения практического задания является один из ниже представленных вариантов фотографии рабочего дня. Вариант выполнения лабораторной работы выдает преподаватель на занятиях.

    Оформление граф таблиц последующих вариантов следует выполнять по образцу варианта 1.

    Карта фотографии рабочего дня токаря

    Характер работы: токарные работы

    Фамилия рабочего Тип, модель оборудования

    Дата Начало наблюдения Конец наблюдения Перерыв от

    Наименование этапов работ

    Текущее время, ч, мин

    Нарезание резьбы на болтах

    Ожидание подачи заготовок

    Уход с рабоч. места по личным надобностям

    Окончание выточки валов

    Разговор с соседом

    Уход с рабочего места за инструментом

    Нарезание фаски на валах

    Ожидание ремонта суппорта

    Фотография рабочего времени: сделай сам

    Фотография рабочего времени: сделай сам

    Если перед HR-менеджером стоит задача нормирования труда работников и расчета необходимой численности персонала, то, как правило, ему не обойтись без исследования структуры затрат рабочего времени сотрудников. Необходимо понять, чем именно заняты люди на работе и сколько времени они тратят на выполнение той или иной функции.

    Классическими методами исследования затрат рабочего времени сотрудников являются метод фотографии рабочего времени, хронометраж, моментные наблюдения. Реализация этих методов в необходимом объеме требует от наблюдателя существенных временных затрат, а порой и участия целой команды специалистов. Если компания не может позволить себе таких трудозатрат, стоит прибегнуть к методу самофотографии рабочего времени. Это один из аналитически-исследовательских методов исследования затрат рабочего времени. Он заключается в том, что работники фиксируют время, затрачиваемое ими на своих рабочих местах, в специальных бланках, аналогичных бланкам для фотографии рабочего времени. Данный метод особенно эффективен при изучении структуры затрат рабочего времени офисных работников, когда затруднительно наблюдать за осуществлением таких видов работ, как переговоры, совещания, выездные мероприятия и т. п.

    Принимая решение о проведении исследования методом самофотографии, необходимо учитывать его возможности и ограничения (табл. 1).

    Для повышения точности и качества исследования данный метод часто применяют в сочетании с выборочными очными исследованиями (фотографиями), корректируя полученные данные и дополнительно используя анализ статистических данных об объеме работы, выполненной сотрудниками. Для нейтрализации искажений результатов исследование методом самофотографии может проводиться в несколько этапов по три-пять дней с перерывами на одну-две недели. Такой режим позволяет проводить наблюдение в течение более длительного периода, охватить более широкий спектр выполняемых работниками задач и снизить сопротивление со стороны работников.

    Алгоритм организации исследования

    Алгоритм организации исследования состоит из следующих шагов: постановка целей, определение длительности исследования и выборки работников, подготовка бланков для самофотографии, инструктаж работников, обработка результатов. Рассмотрим их подробнее.

    1.Постановка целей. Это необходимый этап любого исследования. Важно определить, что именно инициаторы исследования ожидают получить в результате его проведения: составить полный перечень реально выполняемых работниками функций, найти возможности для оптимизации труда, выявить причины потери рабочего времени не по вине работников, разработать нормы времени, затрачиваемого на выполнение основных видов работ, выявить отличия в организации работы наиболее и наименее успешных сотрудников и т. д. От поставленных целей зависят длительность проведения исследования и выборка работников.

    2.Определение длительности исследования и выборки работников. В идеале длительность исследования должна охватывать весь цикл работ. Однако на практике это часто бывает трудновыполнимо и вызывает сопротивление со стороны сотрудников, так как им ежедневно приходится уделять время и внимание заполнению бланков для самофотографии.

    Если целями исследования являются определение структуры затрат рабочего времени и поиск возможностей для ее оптимизации, самофотографию можно проводить на протяжении одной-двух недель (подряд или с перерывом).

    Если необходимо разработать нормы времени на выполнение отдельных видов работ, а также выявить все реально выполняемые функции, желательно, чтобы каждый из видов работ повторялся в исследовании не менее 10-15 раз, а само исследование длилось, по крайней мере, три-четыре недели.

    В случае проведения исследования в небольшом коллективе (не более десяти человек) целесообразно, чтобы в нем приняли участие все его представители (исключение может быть сделано для сотрудников, находящихся на испытательном сроке, беременных женщин и других работников льготных категорий).

    Если в коллективе более десяти человек, то в зависимости от цели исследования могут быть выбраны наиболее опытные работники, работники со средней производительностью труда и т. д.

    3. Подготовка бланков для самофотографии. Формат бланка для самофотографии, осуществляемой с целью получения перечня реально выполняемых функций, может быть таким, как в прил. 1.

    Сотрудники могут заполнять бланки вручную или в электронном виде. Для упрощения фиксации видов работ можно составить их предварительный перечень на основании Положений о подразделениях и должностных инструкций работников, присвоив каждому виду работ порядковый номер и выбрав для него учетную единицу, в которой будет учитываться объем выполненной работы. Например, для такого вида работ, как вводный инструктаж для сотрудников, учетной единицей может быть факт проведения инструктажа или расписка сотрудника в журнале о прохождении такового; для такого вида работ, как подготовка справочной информации по запросам подразделений, - справка или количество листов справок (если это представляется целесообразным).

    Таким образом, сотрудники, выполняя перечисленные работы, указывают в первой графе ее порядковый номер, а в четвертой - количество работ в выбранных учетных единицах.

    Время начала следующей работы одновременно является временем окончания предыдущей, поэтому специальной графы для указания времени окончания работы не требуется.

    4. Инструктажработников.Данным этапом нельзя пренебрегать. От того, насколько точно работники будут заполнять бланки, зависит результат исследования в целом. В первую очередь в проведении исследования должен быть заинтересован руководитель подразделения,вкоторомпроводятся работы. Организатор исследования может апеллировать к тому, что исследование позволит выявить нагрузку работников, обосновать необходимость изменения численности подразделения, определить причины потери рабочего времени не по вине работников. Задача руководителя подразделения - проследить за тем, чтобы работники заполняли бланки в режиме online, а не в конце рабочего дня, когда им придется восстанавливать свой рабочий день по памяти, что будет сопровождаться существенными искажениями состава работ и времени их выполнения.

    Перед началом исследования целесообразно провести встречу с работниками и объяснить им цели проведения исследования методом самофотографии; показать бланк, который предстоит заполнять в период исследования; дать соответствующие разъяснения по этому поводу. При этом следует отметить, что особенно важно фиксировать те виды работ, которые не приведены в должностных инструкциях, а также разнообразные помехи, возникающие в процессе работы (например, поломку техники, звонки по несущественным вопросам и пр.)

    Инструкцию по заполнению бланков, приведенную в прил. 2, можно разослать работникам в электронном виде.

    5. Обработка результатов. По завершении исследования данные, полученные за все дни по каждому работнику, суммируются. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников. Можно сгруппировать и объединить виды работ (например, переговоры, совещания, телефонные переговоры и т. п.), выделить подготовительно-заключительное время, время перерывов и т. п.

    Итоговые данные представляются в виде таблицы (табл. 2) и/или диаграммы (рисунок), отражающей структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.

    Как видно из диаграммы, выполнение основных функций, предусмотренных должностной инструкцией (работа 1, работа 2, работа 4) занимает 42% (менее половины) рабочего времени сотрудника.

    Способы оптимизации рабочего времени сотрудников отдела: исправление ошибок в базе данных, сокращение времени совещаний и, по возможности, проведение единовременного обучения для работников других подразделений работе с регламентом.

    Работа 3 в период проведения исследования не выполнялась, в связи с чем необходимо провести дополнительный анализ и либо продолжить исследование, либо, если работа 3 выполняется редко или не выполняется вообще, рассмотреть вопрос об ее исключении из функциональных обязанностей сотрудников / передаче в другое подразделение.

    Для расчета укрупненных норм времени на выполнение работ нужно общее время выполнения каждой работы всеми сотрудниками разделить на общее количество учетных единиц работы.

    По такому виду работ, как рассмотрение жалоб клиентов и подготовка ответов на них, первым сотрудником за период исследования было затрачено 10 часов и рассмотрено 15 жалоб, вторым - 14 часов и 10 жалоб, третьим - 12 часов и 12 жалоб. Всего всеми работниками на данную работу было затрачено 36 часов (10 + 14 + 12) и рассмотрено 37 жалоб (15 + 10 + 12). Таким образом, среднее время на рассмотрение одной жалобы и подготовку ответа составляет 36. 37 к 0,97 часа, или 58 минут.

    Если провести подобный анализ по каждому работнику в отдельности, можно выявить наиболее и наименее производительных сотрудников (тех, у кого выполнение данной работы занимает наименьшее и наибольшее количество времени).

    Приложение 1.

    Бланк для самофотографии, осуществляемой с целью составления перечня реально выполняемых функций

    Приложение 2.

    Инструкция по проведению самофотографии рабочего времени в отделе _________________.