Руководства, Инструкции, Бланки

Как Пользоваться Аутлуком 2010 Инструкция

Категория: Инструкции

Описание

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2003 › Работа с Outlook страница

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2003 Работа с Outlook

В этой главе вы узнаете, как: | запустить Outlook в первый раз; | читать сообщения и открывать вложения; | отвечать на сообщения; | создавать новые сообщения; | использовать адресные книги; | прилагать к сообщениям файлы; | отправлять и принимать сообщения; | печатать сообщения;

Microsoft Outlook 2003 поддерживает три типа учетных записей интернет-почты: РОР3, IMAP и HTTP. | Post Office Protocol 3 (РОР3) является наиболее распространенным типом записей электронной почты, предоставляемым провайдерами.

При запуске Outlook все новые сообщения перемещаются с сервера электронной почты, или загружаются, в папку Inbox (Bxoдящие). В Outlook можно просматривать и читать сообщения несколькими способами, а именно: | можно выбрать наиболее важные для вас сообщения с помощью функции AutoPreview (Автопросмотр); | можно прочесть сообщение, не открывая его, в области просмотра;

Можно переслать полученное сообщение всем, а не только отправителю сообщения или всем остальным его получателям. В пересылаемое сообщение будут включены все файлы, приложенные к исходному сообщению. | В этом упражнении вы будете отвечать и пересылать сообщения.

Если помимо Outlook вы установили Microsoft Office Word 2003, Outlook может использовать Word в качестве редактора электронных сообщений по умолчанию. Множество мощных средств обработки текста в Word, включая стили, таблицы и темы, будут доступны при создании сообщений в Outlook.

Совет | Независимо от того, используется адресная книга или нет, можно вводить полный адрес в строки То (Кому), Сс (Копия) или Вес (СК) формы сообщения. | В этом упражнении вы добавите записи в адресную книгу, создадите список рассылки и выполните адресацию сообщения с помощью адресной книги.

Важно | Можно прилагать к сообщению электронной почты файлы любого типа, однако при отправке вложений необходимо убедиться, что у получателей есть все необходимые программы для работы с передаваемым им файлом.

В зависимости от конфигурации учетной записи и сети, отправляемые сообщения могут отсылаться сразу или помещаться в папку Outbox (Исходящие) до тех пор, пока они не будут отправлены. Если имеется подключение к локальной сети, сообщения, скорее всего, будут отсылаться сразу.

В зависимости от формата сообщения (HTML, Rich text или Plain text), которое нужно распечатать, можно настраивать ряд параметров страницы, включая размер бумаги, поля и ориентацию. Также можно использовать Print Preview (Предварительный просмотр), для того чтобы просмотреть сообщение в таком виде, в каком оно будет выведено на печать.

Перед тем как приступить к использованию мгновенных сообщений, необходимо получить адреса обмена мгновенными сообщениями пользователей, с которыми предполагается поддерживать контакт, и добавить эти адреса в формы контактов Outlook соответствующих пользователей.

как пользоваться аутлуком 2010 инструкция:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Управление правилами входящих сообщений в Exchange Server 2010

    Управление правилами входящих сообщений в Exchange Server 2010

    Будучи консультантом, мне доводилось слышать, как директора и менеджеры говорили, что что-то было не так с их папками входящими сообщений. Работая администраторами Exchange, мы знаем, что такие директора и менеджеры, видимо, создавали некорректные правила для папки входящих сообщений, но при этом во всем обвиняют Exchange!

    Если бы у нас была возможность управлять правилами папки входящих сообщений для пользователей без необходимости входить на их машины, это экономило бы массу времени сотрудникам службы технической поддержки. С помощью правил для входящих сообщений можно использовать внутреннее приложение, требующее определенных действий, которые лучше не объяснять всем пользователям, и можно создавать правила для входящих сообщений для этого конкретного приложения для всех пользователей без каких-либо проблем.

    Итак, это лишь несколько сценариев, в которых управление правилами входящих сообщений может вызывать проблемы, но если вы используете Exchange Server 2010, у вас есть решение всех этих проблем. Можно использовать Exchange Management Shell и несколько команд Inbox Rule для выполнения указанных задач за несколько секунд!

    Говоря коротко, мы сможем создавать, удалять, отключать и изменять правила Inbox Rules с помощью PowerShell, не вмешиваясь в работу конечных пользователей.

    Понимание правил входящих сообщений (Inbox Rules): сторона сервера и сторона клиента.

    Правило Inbox Rule может быть правилом стороны сервера или стороны клиента. Правило стороны сервера может выполняться без определенных требований локальной машины, например: изменение важности сообщения; перемещение входящего сообщения в определенную папку в почтовом ящике пользователя; удаление сообщения и т.д. Общим правилом является то, что все компоненты должны находиться на стороне сервера.

    Правило стороны клиента требует обработки в клиенте Outlook, примером правила стороны клиента является перемещение обозначенных правилом сообщений в PST папку. Это правило не может быть выполнено на уровне сервера, поскольку сервер не может работать с PST файлами в этом контексте.

    Когда вы создаете правила в Outlook и выбираете опции, требующие правило стороны клиента, Outlook предупредит вас об этом, как показано на рисунке 1.

    Почему так важно знать отличия правил стороны сервера и стороны клиента? Когда мы управляем правилами Inbox Rules, используя оболочку Exchange Management Shell, все правила клиентской стороны удаляются.

    Создание правил с помощью Outlook Web App и Outlook 2010'

    Находясь на той же странице, мы быстро рассмотрим, как управлять правилами Inbox с помощью Outlook Web App или Outlook 2010.

    Использование Outlook 2010 для этих целей довольно простое. Чтобы приступить к работе, нажмите кнопку Правила (Rules). расположенную в меню Домой (Home). а затем нажмите Управлять правилами и оповещениями (Manage Rules & Alerts'). и все правила будут перечислены в списке. Если у вас есть правило стороны клиента, вы заметите строку (только для клиентов) (client-only) в конце правила, как показано на рисунке 2.

    Чтобы управлять правилами с помощью Outlook Web App, нам просто нужно нажать Опции (Options) с правой стороны, а затем нажать Далее (Next) .

    Список и получение информации о текущих правилах Inbox'

    Мы посмотрели, как создавать правила с помощью Outlook 2010 и Outlook Web App. Теперь давайте посмотрим список всех правил Inbox для определенного пользователя, используя Exchange Management Shell.

    Для этого используем команду Get-InboxRule со следующим синтаксисом:

    Get-InboxRule 'Mailbox <MailboxUser>

    Если вы хотите посмотреть определенное правило, вы можете использовать команду:

    Get-InboxRule 'Mailbox <MailboxUser> -Identity '<Rule-Name>'

    Примечание. Некоторые имена правил создаются с помощью символа '' ', в этой ситуации необходимо использовать кавычки дважды, чтобы записать имя правила.

    Если вы хотите посмотреть правила Inbox для пользователя, используйте следующий синтаксис:

    Get-InboxRule 'Mailbox <MailboxUser> | Select Name, Description | fl

    Результаты этой команды показаны на рисунке 3, и вы можете просто посмотреть на описание, чтобы найти нужное правило вместо того, чтобы просматривать все свойства правила.

    Изменение правила Inbox

    Допустим, руководитель отдела назначает синюю категорию (Blue Category), когда сообщение со словом Payroll приходит на пользовательский почтовый ящик, как показано на рисунке 4. Однако сегодня нужно, чтобы этому сообщению была задана красная категория (Red Category), и оно было помечено отметкой особой важности (High Importance).

    Здесь у нас есть пара подходящих вариантов: можно послать сотрудника Help Desk, и бедняге придется ждать, чтобы исправить проблему; попытаться создать удаленный сеанс; или просто использовать данное руководство, чтобы выполнить задачу в считанные секунды. )

    Вариант с наименьшими затратами по времени и без необходимости сталкиваться с начальством кажется весьма привлекательным, не так ли? Ладно, давайте воспользуемся им. Первым шагом будет поиск имени правила Inbox, как мы делали это в предыдущем разделе, что показано на рисунке 5.

    Теперь давайте получим подробности для этого конкретного правила Inbox, используя следующую команду: Get-InboxRule 'Mailbox Anderson -Identity 'Subject contains 'Payroll''. на рисунке 6 показаны атрибуты, которые нам нужно изменить, это ApplyCategory и MarkImportance атрибуты.

    Теперь, когда мы знаем их значения, давайте выполним следующую команду, чтобы изменить правило Inbox в соответствие с требованиями руководителя отдела, следующим образом:

    Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains 'Payroll'" -ApplyCategory -MarkImportance 2

    Давайте выполним еще одну проверку, после чего мы заметим различия, теперь категория будет Red, а важность сообщения будет иметь значение High, как показано на рисунке 7.

    Отключение и удаление правил Inbox

    Мы можем отключить и/или удалить пользовательские правила Inbox. Допустим, наш руководитель отдела снова передумал, и не хочет вносить изменения в сообщения, которые содержат строку Payroll. Для этого можно просто отключить правило, используя следующую команду:

    Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains 'Payroll'"

    Результаты можно посмотреть в списке правил Inbox пользовательского почтового ящика, рисунок 8.

    Если вы хотите удалить правило, процесс будет идентичным, просто нужно выполнить команду со следующим синтаксисом:

    Remove-Inboxrule 'Mailbox <MailboxName> -Identity '<Inbox Rule name>'

    Команда запросит подтверждение, просто введите Y и все готово. Действие команды показано на рисунке 9.

    Когда вы пытаетесь отключить и/или удалить правило Inbox для почтового ящика, в котором есть правило стороны клиента или отключенное правило, у вас появится следующее дополнительное сообщение: Использование Outlook Web App для изменения правил удалит все правила, которые были ранее отключены в Outlook. Если вы хотите сохранить правила, отключенные в Outlook, нажмите «Нет» и используйте Outlook для изменения правил. Хотите продолжить? (Using Outlook Web App to modify your rules will delete any rules that were previously turned off using Outlook. If you want to preserve the rules you turned off using Outlook, click 'No' and use Outlook to edit your rules. Are you sure you want to proceed?) Причиной появления этого сообщения является то, о чем мы говорили в последнем предложении нашего вводного раздела. Все правила стороны клиента будут удалены, если вы изменяете правило входящих сообщений с помощью Exchange Management Shell.

    Создание правил Inbox

    Помимо изменения и удаления/отключения правил Inbox, их можно также создавать с помощью Exchange Management Shell. Допустим, нам нужно настроить все сообщения, приходящие из информационного отдела, так, чтобы они имели высокую степень важности (High importance), и им присваивалась оранжевая категория (Orange category).

    Чтобы создать правило для одного пользователя, используем следующую команду:

    New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From it@apatricio.local -ApplyCategory 'Orange Category' -MarkImportance 'High'

    Мы можем использовать эти же возможности для создания правила, которое будет применяться к определенной группе пользователей или ко всем пользователям. Допустим, нам нужно настроить применение этого правила для всех пользователей, для этого воспользуемся командой:

    Результаты показаны на рисунке 10

    Следует помнить, что если вы выполните вышеуказанный сценарий, все правила стороны клиента будут удалены. Если вы выполните этот сценарий для всех пользователей, правила стороны клиента будут удалены у всех пользователей в вашей сети.

    Заключение

    В этой статье мы рассмотрели процесс управления правилами входящих сообщений (Inbox Rules) из централизованного места. В правилах входящих сообщений можно настроить несколько элементов, и в этой статье мы рассмотрели лишь некоторые из них. Используйте свое воображение и требования своей компании, чтобы создавать правила Inbox.

    Нашли ошибку в тексте? Сообщите о ней автору: выделите мышкой и нажмите CTRL + ENTER

    Настройка Outlook 2010 для Yandex почты

    Работа с почтой на компьютере занимает довольно большую часть времени для многих пользователей. Я часто замечаю, что некоторые люди предпочитают web интерфейс почтовым программам для этого занятия. Скажу откровенно, они совершенно зря это делают. Преимущества почтовых программ уже приводились в заметке о настройке бесплатной почтовой программы outlook express для yandex .

    В этой заметке я хочу развить тему еще сильнее и рассказать о настройке outlook для yandex. Все-таки программа outlook, которая входит в состав Microsoft Office является более продвинутым инструментом для работы с почтой, нежели outlook express. Умеет больше и чаще используется, как основной инструмент ведения переписки.

    Версия программы outlook будет такой же, как и версия Microsoft Office, которая установлена на компьютере. Последняя версия на текущий момент — Microsoft Office 2010. Предыдущие версии: Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2003 и т.д.

    Существует несколько редакций Microsoft Office в состав которых входит разный набор программ. Есть редакции, в которые программа outlook не входит. Об этом достаточно хорошо написано на сайте Microsoft store. Поэтому если Вы решите купить пакет программ Microsoft Office, будьте внимательны. Минимально Вам потребуется Office для дома и бизнеса 2010, в который входя программы Word, Excel, Powerpoint, OneNote и Outlook.

    Программы Outlook Express и Outlook различаются кардинально. Я бы сказал, что это две абсолютно разные программы. Если Outlook Express — простенький почтовый клиент, то Outlook — это навороченная почтовая программа с множеством полезных функций.

    Настройка outlook для yandex почты — это лишь самая малая часть, которую умеет программа Outlook. Вы можете настроить совместное использование нескольких почтовых серверов одновременно.


    В Outlook встроен календарь, с помощью которого Вы можете планировать свое время по часам и делать удобные напоминания. Всю почту Вы сможете отсортировать по папкам на основе правил, которые достаточно просто настроить по отправителю или получателю, по определенному слову или словосочетанию в тексте писем, и применить более сложные изощренные правила сортировки, которые только пожелаете. В Outlook можно настроить шаблоны писем на все случаи жизни, помечать отдельные письма по степени важности, помечать письма отдельными цветами, создавать напоминая к любым почтовым сообщениям. Например, если Вам надо обязательно дать ответ по письму ровно через неделю, Вы легко добавите пометочку и в назначенное время получите напоминалку. Не говорю уже про встроенный спам фильтр, возможность взаимодействия с другими программами Microsoft Office и не только.

    Outlook позволяет настроить автоматическую архивацию старой почты, поддерживает восстановление уделенных писем и быстрый поиск сообщений. Еще больше возможностей можно получить в корпоративной среде организаций, у которых установлен сервер Exchange. Тут добавляются возможности групповой работы нескольких пользователей одновременно. Общая адресная книга. Вы получаете доступ к календарям своих коллег, видите их планы и составляете свои. Так же можете создавать общие папки, в которых почтовые сообщения доступны всем пользователям организации.

    В общем говоря, Outlook добротный почтовый клиент, который удовлетворит требования любого самого взыскательного пользователя и который делает ежедневную, рутинную работу с почтой менее утомительной. Поэтому если Вам приходится много работать с большими объемами почты, то я рекомендую именно Outlook.

    В качестве примера я записал видео инструкцию, в которой показываю, как осуществляется настройка outlook для yandex почты. В видео использую последнюю версию Outlook 2010.

    Желаю приятного просмотра.

    Процесс примерно похож на подключение outlook express для yandex, только немного отличается интерфейс программы.

    Хотите получить видео урок по настройке и работе с Outlook 2010?

    Напишите мне об этом в комментариях и я для Вас подготовлю специальное видео, детально показывающее настройку Outlook, все тонкости и моменты работы с электронной почтой.

    Желаю успехов и до связи!

    P.S. Если у Вас появились вопросы или Вам есть, что добавить по теме, то добро пожаловать в комментарии!

    P.P.S. Если Вам понравилось видео, то нажмите на кнопку Вашей социальной сети, чтобы поделиться этой заметкой с друзьями.

    Похожие заметки: Обратная связь с администрацией useit2.ru

    ИТ дома и на работе

    Microsoft Exchange Server 2010
    Часть 3. Outlook 2010

    MicrosoftOutlook 2010, являясь новейшей версией основного клиента по обмену сообщениями и совместной работе, предназначенного для работы с ExchangeServer 2010, позволяет пользователям отправлять и получать сообщения, содержащие самые различные типы данных, открывать общий доступ к контактам и расписаниям, участвовать в обсуждениях в общих папках и даже осуществлять доступ к сетевым и локальным файловым системам. Среди новинок Outlook 2010 как клиентского модуля для Exchange 2010 стоит упомянуть "предпросмотр голосовой почты" (VoiceMailPreview), защищенную голосовую почту и правила ответа на звонки. Для использования этих функций нужна учетная запись Exchange 2010 - все функции работают как в веб-интерфейсе OutlookWebApp (OWA), так и в настольной версии Outlook 2010.

    До настоящего момента основное внимание уделялось серверной части среды Exchange, поскольку этот цикл статей в первую очередь посвящен Microsoft Exchange Server 2010. Однако сервер не работает "в пустоте"; для полноты картины к нему должны быть подсоединены клиенты. Это первая из нескольких статей, где рассматривается развертывание клиентов в организации Exchange. Данная лекция ознакомит читателя с основными типами клиентов, которые могут встретиться в среде Exchange: Microsoft Outlook; Microsoft Outlook Web Access; стандартные почтовые клиенты интернета; клиенты UNIX; клиенты Macintosh.

    Outlook 2010

    Microsoft Outlook 2010 - это последняя версия основного клиента обмена сообщениями фирмы Microsoft. Впервые выпущенный вместе с Exchange Server 5, Outlook объединяет в себе функциональные возможности, которые ранее были представлены в Exchange Client и Schedule+, чтобы обеспечивать в полном объеме работу с сообщениями, использование расписаний и управление контактами. Клиенты Outlook работают также с общими папками для совместного доступа к информации.

    В дополнение к функциям, для выполнения которых раньше требовались две программы - Schedule+ и Exchange Client - Outlook поддерживает так называемые встраиваемые дополнения. Дополнения - это программные модули, которые, как следует из их названия, можно добавлять как собственные компоненты среды Outlook для расширения функциональных возможностей этого продукта. Например, дополнение Schedule+ обеспечивает совместимость между Schedule+ и Outlook Calendar (Календарь). Способность работы с дополнениями делает Outlook "стратегическим" продуктом для Microsoft, так как сторонние разработчики могут использовать Outlook как платформу для разработки приложений. Одним из примеров дополнений от сторонних фирм является продукт Pretty Good Privacy (PGP), который позволяет пользователю отправлять зашифрованные сообщения с электронной подписью с помощью протокола PGP, который используется в основном для интернет-почты.

    Несмотря на выход последней версии почтового клиента Outlook (Outlook 2010), не являющейся неотъемлемой частью Exchange Server 2010, многочисленные усовершенствования, внесенные в оба продукта, обеспечивают высокую слаженность их совместной работы. Сейчас по данным Microsoft почтовым клиентом Outlook пользуется более 500 миллионов домашних и бизнес-пользователей. С появлением Outlook 2010 они получили в свое распоряжение более гибкий инструмент, насыщенный коммуникационными, поисковыми и оформительскими функциями.

    Например, Outlook 2010 так же, как и в предыдущей версии, поддерживает новый режим кэширования (включен по умолчанию), при котором Outlook загружает локальную копию пользовательского почтового ящика Exchange. Пользователи главным образом работают с этой кэшированной копией, что снижает сетевой трафик между клиентом и сервером и позволяет пользователям продолжать работу в то время, когда сервер Exchange не доступен.

    Для усиления политики безопасности Exchange Server 2010 позволяет клиентам Outlook (и Outlook Web Access) аутентифицироваться на сервере Exchange с использованием аутентификации Kerberos. Outlook 2010 также может подключаться к серверу Exchange с помощью удаленного вызова процедур (RPC) через HTTP. Это позволяет клиентам подключаться к серверу Exchange через интернет без надобности в использовании доступа через виртуальную частную сеть (VPN).

    Outlook 2010 - это компонент Microsoft Office 2010, и он наверняка получит широкое распространение по мере перехода организаций к новой версии этого популярного комплекта офисных приложений. Как показано на рис. 4.1, Outlook 2010 очень похож на предыдущие версии Outlook, однако он содержит несколько новых возможностей и значительно улучшенный базовый функционал.

    Обмен сообщениями. Электронная почта стала одним из атрибутов повседневной жизни. Outlook содержит единственное универсальное средство Inbox (Входящие) для всех действий пользователя, связанных с обменом сообщениями. Пользователи могут отправлять и получать сообщения, используя всевозможные серверы. В число поддерживаемых средств входят Exchange Server, Microsoft Mail, связанные с интернет SMTP, POP3 и IMAP4, а также разнообразные серверы обмена сообщениями от сторонних фирм. Сообщения можно создавать в трех форматах: plain text (простой текст), rich text и HTML. С появлением новой версии Outlook упрощается управление электронной почтой в нескольких почтовых ящиках, синхронизация различных типов почтовых аккаунтов различных сервисов вроде Hotmail или Gmail (или почти из любой другой службы). Режим Диалога (TheConversationView) в Outlook 2010 расширяет возможности отслеживания и управления потоками писем, разумно организуя пространство во Входящих. Также поддерживается сжатие долговременных цепочек писем, каталогизация, очистка и прочие функции в несколько кликов. Улучшенная связь с MicrosoftExchangeServer поддерживает работу с несколькими учетными записями электронной почты ExchangeServer и управление ими в одном интерфейсе.

    Все онлайновые функции также доступны для Outlook 2010, в том числе, доступ через браузер посредством OutlookWebAccess или WindowsMobile-смартфон. Новая функция MailTips предупредит о времени рассылки писем по списку адресов. Среди множества других функций также стоит упомянуть возможность непосредственного общения с адресатами посредством интернет-пейджера, голосового или видеозвонка.

    Ведение дневника. Существует старое ироничное "правило", которое часто используется для разрешения споров в бизнесе: выигрывает тот, у кого больше документации. Ведение записей обо всех типах контактов с сотрудниками, с заказчиками или кем-то еще может пригодиться в будущем. Средство Outlook Journal (Дневник) позволяет отслеживать каждый звонок по телефону, каждый факс и каждое сообщение электронной почты и связывать их с определенным контактом. Заметки. Все мы сталкивались с ситуацией, когда нужно записать адрес или номер телефона, но нет под рукой ручки или бумаги. Средство Notes (Заметки) является электронным эквивалентом листочков с клейкой полосой, используемых для заметок. Средство Notes используется для записи информации, которую нельзя точно отнести к какому-либо стандартному типу: контакту, элементу календаря или сообщению электронной почты.

    Свободно управляйте большими объемами электронной почты. Представление "Разговор" в Outlook 2010 упрощает отслеживание цепочек сообщений электронной почты и управление ими, позволяя экономить полезное пространство папки "Входящие". Перемещать и систематизировать целые разговоры можно с помощью одного щелчка мышью. Благодаря новым средствам управления разговорами можно сэкономить место в папке "Входящие", преобразовав десятки сообщений электронной почты в несколько разговоров с помощью функции очистки, а функция пропуска позволяет отправить весь разговор в папку "Удаленные". Чтобы использовать возможности представления "Разговор", на вкладке "Вид" в группе "Разговоры" выберите вариант "Показать как разговоры". Сжимайте длинные потоки сообщений в несколько цепочек, которые можно разбить по категориям, архивировать, игнорировать или удалить несколькими щелчками мыши.

    Настраивайте для часто используемых задач простые команды. Предположим, что вы должны перезвонить, или вам нужно сдать отчет к определенной дате. Чтобы не забыть о таких вещах, используйте средство Outlook Tasks (Задачи), которое позволяет создавать задачи, назначать их самому себе или другим и задавать срок исполнения. Это поможет вовремя выполнять любые важные дела. Функция быстрых действий (QuickSteps) в Outlook 2010 позволяет сэкономить рабочее время, создавая и определяя многоэтапные задачи-сценарии, которые можно исполнять затем одним щелчком мыши, в том числе, ответ на приглашение на собрание, перемещение в определенную папку, создание групп адресатов и нового сообщения электронной почты назначенным группам и так далее.

    Планируйте с легкостью. При современном темпе жизни большинство людей использует различные виды календарей или планировщиков деловых событий. Средство Outlook Calendar (Календарь) позволяет пользователю работать с собственным расписанием встреч и повторяющихся событий или с расписанием другого пользователя на сервере Exchange. Расширенные функции календаря с возможностью многопользовательского доступа к нему позволят упростить назначение встреч и планирование рабочего времени. Назначайте встречи, сообщайте другим о своем графике и управляйте своим рабочим расписанием свободно и эффективно. С помощью функции почтового календаря вы можете отправить свое расписание другим пользователям, и они смогут оперативно выделить время для следующей встречи. Если Outlook 2010 работает в связке с сервером ExchangeServer, вы можете воспользоваться новым представлением расписания группы, чтобы просматривать несколько календарей в горизонтальном виде, а с помощью новых средств управления календарями можно сохранять часто используемые группы календарей и быстро отображать их на экране в нужный момент.

    Легко находите нужную информацию, выполняя поиск. Многие люди для отслеживания контактной информации своих друзей, родственников и сотрудников используют всевозможные бумажные источники типа телефонной книги, испещряя их ссылками на новые записи при постоянном обновлении информации. Это неэффективный и очень неудобный метод. Можно следить за контактной информацией заказчиков, персонала или других людей в программе Outlook. Эта информация включает номера телефонов, адреса, дни рождения, ежегодные события и все, что может потребоваться знать о контакте. Приложение Outlook 2010 позволяет свободно сортировать большие объемы данных. С помощью усовершенствованного инструмента поиска можно быстро находить нужные сообщения, элементы календарей и файлы контактов, а также управлять большим количеством данных.

    Создавайте сообщения электронной почты, которые не останутся незамеченными. Функциональную графику и средства редактирования рисунков теперь можно использовать не только в Word и PowerPoint. С помощью Outlook 2010 вы можете завладеть вниманием читателей, используя привлекательные визуальные элементы, такие как встроенные объекты SmartArt(tm), темы и стили. Кроме того, вы можете лучше донести свои мысли до читателей, вставляя и форматируя в Outlook снимки экрана.

    Оставайтесь на связи со своими социальными и рабочими сетями. Outlook 2010 - это главный узел связи с друзьями, родными и коллегами. С помощью модуля Outlook Social Connector (http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/redir/HA101794273.aspx?CTT=5&origin=HA101631728 ) можно получать дополнительную информацию о других людях, например, об общих друзьях, а также другой социальной информации, сохраняя при этом надежные связи со своим социальным и деловым окружением.

    Требуется сервер SharePoint Server 2010 или учетная запись Windows Live.

    Отправляйте сообщения электронной почты именно тем, кому они предназначались. Корпоративные пользователи должны постоянно следить за тем, чтобы не передать ненужные сообщения электронной почты отсутствующим на работе контактам, случайно не послать ответ большому списку рассылки и не отправить конфиденциальную информацию за пределы компании. Пользуясь новой функцией подсказок, вы получите предупреждение, если собираетесь отправить сообщение большому списку рассылки либо лицам, которые находятся не на работе или не принадлежат к вашей организации.

    Для настройки требуется сервер Exchange Server 2010 и помощь сотрудников ИТ-отдела.

    Получайте голосовую почту и факсы в папку "Входящие". Приложение Outlook 2010 и новая технология сервера ExchangeServer 2010 позволяет получать голосовую почту и факсы прямо в папку "Входящие", где их можно просматривать практически отовсюду с помощью компьютера, приложения OutlookMobile или веб-клиента Outlook.

    Требуются подходящее устройство, подключение к Интернету и поддерживаемый браузер Internet Explorer, Firefox или Safari. Приложение Outlook Mobile 2010 не входит в состав приложений и пакетов Office 2010 или приложений Office Web Apps, однако оно будет предустанавливаться на телефоны с системой Windows (Windows Mobile 6.5 и более поздних версий) после официального выпуска пакета Microsoft Office 2010. Приложение Outlook Web App будет доступно пользователям Microsoft Exchange.

    Начинайте разговор в реальном времени из Outlook. Оставайтесь на связи со своими контактами. Используя программу OfficeCommunicator в связке с Outlook 2010, вы можете просматривать свой список собеседников программы Communicator. Наведите указатель мыши на имя, чтобы убедиться в доступности пользователя, и начните беседу с помощью обмена мгновенными сообщениями, голосового звонка или видео.

    Для обмена мгновенными сообщениями и получения сведений о присутствии необходим один из следующих компонентов: сервер Microsoft Office Communications Server 2007 R2 с приложением Microsoft Office Communicator 2007 R2, приложение Windows Live Messenger или другая программа для обмена мгновенными сообщениями с поддержкой интерфейса IMessenger. Для совершения голосовых вызовов необходим сервер Office Communications Server 2007 R2 с приложением Office Communicator 2007 R2 или приложение для обмена мгновенными сообщениями с поддержкой интерфейса IMessengerAdvanced.

    Установка Outlook 2010

    Инсталляция клиентского программного обеспечения - одна из наиболее частых и повторяющихся задач, с которыми сталкивается администратор. Однако эту задачу вы обязаны выполнять, поскольку клиент-серверная система, такая как Exchange, не будет работать, если не установить обе стороны этой системы.

    Поскольку в этой статье основное внимание уделено Exchange Server, мы не будем приводить подробные инструкции по инсталляции Outlook 2010. Мы просто дадим обзор существующих способов установки, объясним некоторые варианты выбора, с которыми вы или ваши пользователи сталкиваетесь при выполнении стандартной инсталляции Outlook на отдельном компьютере. Затем будет приведено описание мастера специальной установки Office (Office Custom Installation Wizard), который позволяет производить специализированную инсталляцию для пользователей информационной системы.

    Стандартная инсталляция Outlook.

    Как и большинство программ Microsoft, Outlook 2010 устанавливается с помощью мастера инсталляции, независимо от того, устанавливается ли Outlook как компонент Office 2010 или как отдельное приложение. Можно изменять практически любой параметр установки, включая добавление и удаление компонентов в процессе или после установки. На рисунке показан выбор компонентов для Outlook 2010 в процессе специальной установки Office 2010. (Список компонентов Outlook идентичен перечню компонентов при установке только одного приложения Outlook.) Для каждого компонента Outlook можно выбрать следующее: инсталляцию данного компонента, чтобы он выполнялся с локального жесткого диска. При большом запасе пространства на диске многие администраторы выбирают инсталляцию каждого имеющегося компонента именно таким способом; инсталляцию данного компонента, чтобы он запускался через сеть из какой-либо точки совместного доступа. При недостатке места на диске это позволяет экономить пространство на диске; инсталляцию компонента при первой попытке пользователя использовать его. Это излюбленный вариант выбора для тех, кто не может выбрать между первыми двумя вариантами. Если пользователю никогда не потребуется какой-либо определенный компонент, то он никогда не будет инсталлирован и не будет занимать место. С другой стороны, компоненты, которые используются постоянно, инсталлируются локальным образом. Этот вариант позволяет также экономить время администратора во время первоначальной инсталляции; совсем не инсталлировать данный компонент. Это просто означает, что пользователю придется снова запускать инсталлятор для установки данного компонента. Этот вариант используется для того, чтобы воспрепятствовать инсталляции определенных компонентов пользователем, если он не имеет доступа к файлам инсталляции. После выбора компонентов для инсталляции Windows Installer сопровождает остальную часть инсталляции, слегка вмешиваясь или совсем не вмешиваясь в вашу работу.

    При первом запуске пользователем после стандартной инсталляции Outlook открывается и предлагает настроить почтовую учетную запись пользователя. В организации Exchange этот процесс включает в себя указание имени сервера Exchange и имени пользователя.

    Настройка инсталляции Outlook.

    Как администратор вы можете настроить параметры инсталляции Outlook 2010 одним из трех способов: запустить программу Setup с ключами командной строки, использовать информационный файл инсталляции, чтобы ответить на различные вопросы о параметрах инсталляции и затем указать этот файл с помощью ключей командной строки, или настроить инсталляцию Outlook с помощью мастера Office Custom Installation Wizard. В этом разделе кратко описаны все три способа.

    Использование ключей командной строки. Инсталляцию Outlook можно настроить определенным образом с использованием различных ключей командной строки. Большинство параметров предполагает использование пакетного файла Microsoft Installer (.MSI-файла). В таблице 5.1 приводится список ключей командной строки.

    Таблица 5.1. Ключи командной строки для инсталляции Outlook 2010

    Указывает файл путей доступа и установок, которые должны использоваться для автоматической инсталляции.

    Использование информационного файла инсталляции. Если файл с именем Setup.ini находится в том же каталоге, что и Setup.exe, или если в ключе /settings указывается JNI-файл с другим именем, то этот файл будет использован для изменения принятого по умолчанию хода инсталляции. Поскольку в этом файле можно указывать все параметры, которые обычно вводятся в командной строке, его полезно использовать по целому ряду причин: возможность избежать ошибок ввода в командной строке; в этом файле нет ограничений на длину команды; возможность задать особые параметры, предусматривающие даже интерактивную инсталляцию. Информационный файл инсталляции - это обычный текстовый документ, и его можно открывать в Microsoft Notepad (Блокнот) или в любом другом текстовом редакторе. Подобно другим INI-файлам, каждая строка представляет какой-либо один аспект инсталляции. Чтобы включить комментарий, введите точку с запятой в начале каждой строки комментария.

    Использование Office Custom Installation Wizard. Мастер настраиваемой инсталляции (Office Custom Installation Wizard), работает вместе с Windows Installer, что позволяет настроить почти каждую деталь процесса инсталляции. Данный мастер позволяет выполнять следующие действия: определять место (путь доступа) на клиентских компьютерах, где будет инсталлироваться Outlook 2010; задавать варианты инсталляции (выполнять с жесткого диска, инсталляция при первом использовании, не инсталлировать) для конкретных компонентов Outlook 2010; определять список серверов сети для Windows Installer, чтобы использовать их при отсутствии доступа к первичному серверу инсталляции; указывать инсталляцию других продуктов или выполнение других программ на компьютере пользователя после окончания инсталляции Outlook; скрывать определенные параметры инсталляции от пользователей во время инсталляции; добавлять к инсталляции заказные файлы и установки реестра Windows; настраивать значки рабочего стола для Outlook 2010; устанавливать пользовательские параметры по умолчанию; использовать установки профиля Office, созданного с помощью мастера Profile Wizard для Office 2003 для предустановки пользовательских параметров.

    Для выполнения всех этих задач Windows Installer использует два типа файлов: пакет инсталлятора (.MSI-файл) и файл преобразований для инсталлятора (.MST-файл). Пакет инсталлятора содержит базу данных, которая описывает информацию конфигурации. Файл преобразований для инсталлятора содержит модификации, которые должны быть выполнены при установке Outlook программой Windows Installer. Файл пакета никогда не изменяется; это по сути база данных, с помощью которой Windows Installer делает ссылки для различных средств на конкретные файлы инсталляции. Файл преобразований - это тот файл, который помогает создавать мастер настраиваемой инсталляции. Он позволяет создавать уникальные сценарии установок, в которых используются одни и те же файлы инсталляции. Иначе говоря, можно создавать различные процедуры инсталляции для различных отделов компании, используя в сети только одну точку инсталляции.

    System Center Configuration Manager 2007 (SCCM 2007) - это программа Microsoft, созданная в помощь администраторам для реализации требований крупных групп пользователей. Книга Microsoft Office 2010 Resource Kit (изд. Microsoft Press), доступная как в бумажной форме, так и через интернет, содержит инструкции по созданию пакетов инсталляции и файлов конфигурации, которые могут использоваться программой SCCM 2007. Комплект Resource Kit содержит образец файла определения пакета, который можно использовать вместе с SCCM 2007 для распространения специализированной версии выполняемого файла инсталляции клиентов среди пользователей рассматриваемой сети. PDF - это текстовый файл с расширением .SMS, который включает в себя параметры установок, необходимые для инсталляции Outlook 2010 c помощью SCCM 2007. Файл-образец PDF имеет следующий вид:

    [PDF]
    Version=2.0
    [Package Definition]
    Publisher=Microsoft
    Name=Office 2003 Applications
    Version=11.0
    Language=English
    Programs=Typical, Manual, Custom, Uninstall
    MIFName=off11
    [Typical]
    Name=Typical (quiet)
    CommandLine=setup.exe /qb- /m offl 1
    AdminRightsRequired=True
    UserlnputRequired=False
    DriveLetterConnection=False
    CanRunWhen=AnyL)serStatus
    RemoveProgram=False
    SupportedClients=Win NT (I386)
    Win NT (I386) MinVersionl =5.00.0000.0
    Win NT (1386) MaxVersionl =9.99.9999.9999
    [Manual]
    Name=Manual
    CommandLine=setup.exe /m offl 1
    UserlnputRequired=True
    AdminRightsRequired=True
    DriveLetterConnection=False
    RemoveProgram=False
    SupportedClients=Win NT (I386)
    Win NT (I386) MinVersionl =5.00.0000.0
    Win NT (1386) MaxVersionl =9.99.9999.9999
    [Custom]
    Name=Custom (quiet)
    CommandLine=setup.exe /qb- TRANSFORMS="New Custom Setup File.MST" /m offl 1
    AdminRightsRequired=True
    UserlnputRequired=False
    DriveLetterConnection=False
    CanRunWhen=AnyUserStatus
    RemoveProgram=False
    SupportedClients=Win NT (I386)
    Win NT (I386) MinVersionl =5.00.0000.0
    Win NT (1386) MaxVersionl =9.99.9999.9999
    [Uninstall]
    Name=Uninstall
    CommandLine=setup.exe /qb- REBOOT=ReallySuppress /m /off 11 /x
    AdminRightsRequired=False
    UserlnputRequired=False
    DriveLetterConnection=False
    CanRunWhen=AnyUserStatus
    SupportedClients=Win NT (I386)
    Win NT (I386) MinVersionl =5.00.0000.0
    Win NT (1386) MaxVersionl =9.99.9999.9999

    Необходимо выполнить два шага, прежде чем начать распространение Outlook 2010 по клиентским системам. Во-первых, нужно создать пакет, состоящий из PDF-файла, который мы только что рассмотрели, и исходной папки пакета, содержащей все файлы, необходимые для инсталляции. На втором шаге нужно создать объявление для распространения пакета, состоящее из пакета и из списка всех клиентских систем, на которых требуется инсталлировать пакет (его называют набором). SCCM 2007 обеспечивает гибкость и детализацию, поэтому данный пакет можно устанавливать там, где это нужно, например, установить его только в клиентских системах, отвечающих минимальным параметрам объема памяти и жестких дисков, и не устанавливать его в остальных системах. Можно предписать, чтобы это задание было выполнено только по прошествии определенного периода времени. Если его не выполнил сам пользователь в течение этого периода, то можно указать, что эта инсталляция является обязательной, и пользователь не может прекратить ее или отложить на потом.

    Поддержка Outlook 2010

    Многие возможности Outlook 2010 приходится рассматривать в статье об Exchange 2010 Server, поскольку они предусматривают взаимодействие между клиентом Outlook 2010 и Exchange Server. К этим возможностям относятся способность работать без соединения с сервером Exchange и работа более чем одного пользователя на определенном компьютере.

    Использование режима кэшированного обмена Outlook. Exchange Server и Outlook образуют две стороны мощной системы обмена информацией. Основную часть времени пользователи взаимодействуют, когда эти программы находятся в непосредственном контакте друг с другом, что позволяет свободно выполнять обмен сообщениями.

    Однако, как нам известно, связь с системами обмена сообщениями, такими как Exchange Server, является асинхронной, а это означает, что когда одна сторона отправляет сообщение, вторая сторона не обязательно готова принять это сообщение. Несмотря на то, что сообщения и ответы могут проходить через среду Exchange Server с той же скоростью, что по телефону, здесь не требуется, чтобы получатель был доступен при отправке сообщения или отправитель оставался подсоединенным в момент приема сообщения.

    Этот простой факт означает, что можно использовать клиент Outlook 2010 без подсоединения к серверу Exchange. Вы можете читать сообщения, находящиеся в локальных папках, или создавать сообщения, которые сохранятся в папке Outbox (Исходящие) и будут отправлены при возобновлении связи с Exchange Server. Эта важная возможность повышает производительность пользователей во многих ситуациях, которые обычно считаются простоем. (Вы, вероятно, видели людей, которые, сидя в самолете, отвечали на сообщения электронной почты.) Можно работать с Outlook 2010 в автономном режиме без какой-либо модификации этой программы. Действительно, при запуске Outlook 2010 в автономном режиме все окружение выглядит почти так же, как при наличии соединения с сервером Exchange. В списке папок выводятся все папки почтового ящика, и при этом можно создавать сообщения, как будто есть соединение с сервером Exchange. Разумеется, клиент Outlook 2010 должен быть изначально подключен к Exchange Server.

    Такой механизм реализуется с помощью режима кэшированного обмена (Cached Exchange Mode), который, будучи включенным, сохраняет копию почтового ящика Exchange на локальном компьютере. Эта копия сохраняется в файле автономного хранилища (OST). Если клиентский компьютер находится в автономном режиме (это может быть сделано либо преднамеренно, либо вследствие сетевой ошибки), Outlook 2010 автоматически переключается в отключенный режим, при котором происходят периодические попытки восстановления соединения. Если соединение недоступно, все данные внутри файла OST доступны пользователю.

    Однако по умолчанию общие папки не отображаются в списке папок при автономной работе. Главная причина в том, что общих папок очень много, и они, как правило, имеют большой размер. Синхронизация общих папок по умолчанию привела бы к большому объему ненужного сетевого трафика. Поэтому следует вручную выбирать общие папки для синхронизации, сначала помещая их в папку избранных элементов общих папок и затем настраивая Outlook на загрузку избранных элементов. В приводимом ниже материале рассказывается о том, как сконфигурировать все необходимые параметры.

    Настройка режима кэшированного обмена.

    Режим кэшированного обмена (Cached Exchange Mode) включается по умолчанию при установке Outlook 2010 и настройке почтового ящика Exchange, и здесь необходим лишь небольшой объем конфигурационных действий. Тем не менее, можно изменить параметры соединения, используемые в этом режиме, а также отключить режим.

    Изменение параметров соединения режима кэшированного обмена. Чтобы изменить параметры соединения, используемого Outlook 2010 или режимом кэшированного обмена, следует работать с командами в подменю Cached Exchange Mode (Режим кэшированного обмена) в меню File (Файл) в Outlook. Доступны следующие параметры соединения: загрузка заголовков, а затем элементов целиком. Этот параметр предписывает загрузку в Outlook сначала всех заголовков сообщений, а затем уже загрузку элементов целиком. В результате пользователь быстрее получает полный список сообщений в клиенте Outlook; загрузка элементов целиком. Этот параметр предписывает загрузку в Outlook заголовка, тела и вложений всех сообщений единовременно. Отображение сообщений при этом происходит несколько медленнее, поскольку каждое сообщение отображается в клиенте только после того, как завершается загрузка предыдущего сообщения; загрузка заголовков. Этот параметр предписывает загрузку в Outlook только заголовков новых сообщений. Тело сообщения и любые вложения загружаются только при открытии элемента; загружать только заголовки при медленных соединениях. Этот параметр отличается от других тем, что его можно выбрать в дополнение к одной из трех предыдущих опций. В Outlook 2010 есть возможность обнаружения медленного соединения. Если параметр включен, Outlook переключается на загрузку только заголовков при обнаружении низкоскоростного соединения, независимо от того, какие опции выбраны из трех приведенных выше параметров.

    Отключение режима кэшированного обмена. Каждый раз при включении клиента Outlook 2010 для автономного использования в почтовом ящике автоматически включаются стандартные папки для автономной работы. Единственный способ отключения автономного использования папок почтового ящика заключается в том, чтобы отключить режим кэшированного обмена для клиента Outlook. Автономное использование отключается посредством выбора опции E-Mail Accounts (Учетные записи электронной почты) в меню Tools (Сервис) в Outlook 2010. Выберите опцию View or Change Existing E-mail Accounts (Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты), нажмите Next (Далее), выберите учетную запись Exchange и нажмите кнопку Change (Изменить). В появившемся окне нажмите кнопку More Settings (Другие настройки), перейдите на вкладку Advanced (Дополнительно) и отключите опцию Use Cached Exchange Mode (Использовать режим кэшированного обмена).

    Примечание. Outlook 2010 и Exchange Server 2010 поддерживают использование автономных папок без применения режима кэшированного обмена. Просто отключите опцию Cached Exchange Mode (Режим кэшированного обмена) и убедитесь, что сконфигурирована автономная папка. Единственной причиной, по которой может потребоваться доступ к автономной папке, ограничение синхронизации отдельных папок Exchange (это не понадобится большинству пользователей). После отключения режима кэшированного обмена исчезнет возможность использовать Outlook 2010 c содержимым любой из папок Exchange при отсутствии соединения с сервером Exchange. Если Outlook открывается без подключения к серверу Exchange, то выводится сообщение о том, что Outlook не удалось открыть папки электронной почты по умолчанию, и вместо этого Outlook откроется с файловой системой по умолчанию.

    Примечание. Отключение автономного доступа после создания автономной папки не приводит к удалению автономной папки. Автономная папка будет удалена только тогда, когда пользователь в отдельном порядке выполнит соответствующее действие по удалению.

    Синхронизация почтового ящика. Синхронизация почтового ящика с точки зрения пользователя - простой процесс, но для его выполнения система должна выполнить несколько сложных задач. При запуске Outlook 2010 система определяет, подключен ли клиентский компьютер к серверу Exchange. При работе в автономном режиме можно создавать сообщения, удалять сообщения и выполнять другие стандартные функции. При следующем запуске Outlook и подключении к серверу Exchange Outlook и Exchange Server автоматически синхронизируют содержимое автономной папки. Когда Exchange Server синхронизирует содержимое папки на компьютере-клиенте с Outlook 2010 с соответствующей папкой на сервере Exchange, эта система создает копию каждого сообщения, которое существует только в одном из этих мест, и помещает его во второе место. Exchange также синхронизирует сообщения, которые удалены в одном месте, но не удалены в другом.

    Стандартные папки Inbox (Входящие), Outbox (Исходящие), Deleted Items (Удаленные), Calendar (Календарь), Sent Items (Отправленные), Contacts (Контакты), Tasks (Задачи), Drafts (Черновики), Journal (Дневник) и Notes (Заметки) синхронизируются автоматически, если задано место, где сохраняется содержимое папок.

    Пример из практики. Когда синхронизация не работает. Несмотря на то, что в Outlook 2010 все сконфигурировано правильно, иногда при возобновлении соединения синхронизации папок не происходит. Если Outlook определяет наличие медленного канала связи, то он автоматически прекращает синхронизацию. Все же можно синхронизировать папки или определенную папку, указав на команду Synchronize в меню Tools и выбрав соответствующий пункт меню. Возможны и другие ошибки, препятствующие синхронизации. Файл журнала синхронизации всегда помещается в папку Deleted Items (Удаленные) автономной папки. Проверьте этот журнал, чтобы увидеть коды ошибок, что поможет в разрешении проблем синхронизации.

    Синхронизация общих папок. Как уже отмечалось ранее, стандартные папки почтового ящика автоматически активизируются для автономного доступа. Вы можете проверить это свойство, вызвав на экран страницу свойств для одной из папок почтового ящика, например для Inbox (Входящие). Одна из вкладок этой страницы свойств называется Synchronization (Синхронизация). Однако если вызвать на экран страницу свойств какой-либо общей папки, то вкладка Synchronization будет отсутствовать, так как по умолчанию общие папки не активизированы для автономного доступа. Общие папки обычно содержат большие объемы информации, которая быстро заполняет клиентскую машину. Кроме того, содержимое общих папок часто подвергается изменениям, что затрудняет синхронизацию. Тем не менее, общую папку можно легко активизировать для автономного использования. Просто переместите ее в список Favorites (Избранное) контейнера списка папок Public Folders (Общие папки): перетащите данную папку мышью или укажите пункт Folder (Папка) в меню File (Файл) и выберите команду Add To Public Folder Favorites (Добавить в список избранных общих папок). При перетаскивании общей папки в папку Favorites она получает то же имя, что и исходная общая папка. Включая общую папку в список избранных папок, вы не перемещаете ее из того места, где она находится в иерархии общих папок; вы просто добавляете эту папку к списку Favorites. Если общая папка включена в список Favorites, то страница свойств для этой папки содержит вкладку Synchronization. Папку можно удалить из списка Favorites; для этого ее нужно выделить в списке, после чего произвести ее удаление.

    Пример из практики. Конфликты синхронизации общих папок. Если использование и модификация элементов общей папки в автономном режиме выполняется более чем одним пользователем, возможно возникновение конфликтов. Если изменяется элемент общей папки при работе в автономном режиме, то при синхронизации этой папки Exchange Server проверяет временную метку в существующей версии элемента. Если дата временной метки элемента оказывается младше даты исходной временной метки элемента, который вы изменили, значит, кто-то изменял содержимое этого элемента после того, как вы в последний раз загрузили его. При возникновении конфликта этого типа будет получено сообщение, в котом представлены копии всех конфликтующих версий элемента. Вы должны сами разрешить конфликт, либо объединив все версии элемента в одну версию и нажав кнопку Keep This Item (Сохранить этот элемент), или нажав кнопку Keep All (Сохранить все), чтобы оставить все версии сообщения. Эта процедура на самом деле сложнее, чем кажется. Пользователю, вероятно, будет трудно решить, сохранить ли существующий элемент или перезаписать его, а неверное решение приведет к нежелательным результатам. Поэтому следует возложить контроль на человека, которому разрешено загружать и модифицировать общие папки через стандартную систему безопасности Exchange.

    Условия синхронизации. После активизации автономного доступа для клиента Outlook можно указать, как будет происходить синхронизация каждой папки с Exchange. Если папка активизирована для автономного использования, то страница свойств этой папки содержит вкладку Synchronization. Нажмите кнопку Filter (Фильтр), чтобы вызвать на экран диалоговое окно, в котором задаются условия фильтрации. Это диалоговое окно содержит несколько вкладок, позволяющих определить комбинацию условий. После задания фильтра Outlook применяет условия, описанные в фильтре, для выбора сообщений, синхронизируемых между клиентом Outlook и соответствующими папками в Exchange Server. Следует помнить, что эти ограничения налагаются только на последующие случаи синхронизации, но не оказывают влияния на любые сообщения, которые уже находятся в автономном хранилище сообщений.

    Фильтрация - очень полезное средство, позволяющее использовать все преимущества автономного доступа без излишних затрат времени на синхронизацию менее важных сообщений. Вы можете создать фильтр, который отменяет синхронизацию, например, для всех сообщений, содержащих большие файлы вложений, или фильтр, который позволяет синхронизировать только сообщения от руководителя. Если используются фильтры синхронизации, необходимо постоянно помнить об этом. В автономной папке нет никаких признаков, указывающих на то, что сообщения, присутствующие в папке, не совпадают с полным набором сообщений, хранящихся в соответствующей папке на сервере Exchange.

    Выбор между копированием и синхронизацией. Синхронизация - это не более чем усложненный способ автоматического копирования сообщений между папками на сервере Exchange и автономной папкой клиента Outlook 2010. Для Inbox, Outbox и других папок почтового ящика синхронизация выполняется должным образом. Но следует ли использовать этот процесс для общих папок?

    Общие папки используются для самых различных целей. Такая папка может стать простым хранилищем статической информации, таким как библиотека, или может использоваться как динамически изменяющаяся дискуссионная группа. Можно копировать содержимое общей папки в свой почтовый ящик, просто перетаскивая ее в контейнер Mailbox (Почтовый ящик) в списке папок Outlook. Чем дольше содержимое общей папки остается без связи с сервером Exchange, тем больше вероятность конфликта при возобновлении соединения с сервером, который возникает, если вы внесли изменения в свою автономную копию, а другие пользователи внесли изменения в версию этой папки на сервере Exchange. Хотя общие папки обладают способностью выявления конфликтов, как это описано выше, необходимо разрешать эти конфликты вручную, что иногда отнимает много времени.

    Выбирая между копированием и синхронизацией общей папки, следует тщательно проанализировать, как эта папка будет использоваться в автономном режиме. Если нужно только читать ее содержимое, то здесь вполне подойдет операция копирования. Но если в содержимое этой папки будут вноситься изменения, то необходимо воспрепятствовать будущим конфликтам, применяя фильтры для процесса синхронизации, чтобы модифицировать только те сообщения, которые вряд ли будут модифицированы другими пользователями.

    Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
    Свидетельство Эл 77-4461 от 2 апреля 2001 г.
    Перепечатка материалов без письменного согласия редакции запрещена.
    При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.

    Телефон редакции (812) 718-6666, 718-6555.
    Адрес: 196084, СПб, ул.Заставская, д.23, БЦ "Авиатор", 3-й этаж, офис 307
    e-mail: editor@ci.ru
    Для пресс-релизов и новостей news@ci.ru