Руководства, Инструкции, Бланки

образец полного протокола

Категория: Бланки/Образцы

Описание

ОБРАЗЕЦ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

ОБРАЗЕЦ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

Секретарь: Т.Е. Шевченко

Присутствовали: П.П. Бондарко, Митина Е.А. Г.Г. Филиппов, Л.В. Яковлев, Д.И. Карпичева, Новиков М.О. М.И. Шувалов.

1. Об организации филиала предприятия в г. Кириши. Докладчик А.В. Громов.

Громова А.В. – (краткое изложение содержания выступления).

Краев И.С. – (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. – (изложение содержания выступления или вопроса).

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г. Кириши до 15.08.07. ответственный – Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений Д.И. Карпичевой до 15.08.07. Ответственный Новиков М.О.

Секретарь – Барковская И.В.

Присутствовали – (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем фамильный список прилагается к протоколу.

Присутствовали – 28 человек (список прилагается).

образец полного протокола:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Образец полного протокола - Картинка 28514-24

    Образец полного протокола

    Образец полного протокола >>

    Образец полного протокола. 19.

    Картинка 24 из презентации «Основные документы управления» к урокам экономики на тему «Управление»

    Размеры: 960 х 720 пикселей, формат: jpg. Чтобы бесплатно скачать картинку для урока экономики, щёлкните по изображению правой кнопкой мышки и нажмите «Сохранить изображение как. ». Для показа картинок на уроке Вы также можете бесплатно скачать презентацию «Основные документы управления.ppt» целиком со всеми картинками в zip-архиве. Размер архива - 1088 КБ.

    Управление

    краткое содержание других презентаций об управлении

    «Управление изменениями» - Застой. Управление изменениями и школы управления. Что можно противопоставить изменениям. Школа человеческих отношений. Человеческий и эмоциональный факторы. Методы изменения поведения. Карта теории изменений. Наука управления. Факторы изменений. Социальные силы. Школы управления. Изменения. Управление изменениями.

    «Психология управления» - История становления психологии управления. Стили управления. Психология управления и предмет изучения. Формальное и неформальное лидерство. Принципы управления. Лидер. Лидерство. Законы управления. Профессиональные качества. Социальная власть. Уровни управления. Основные функции управления. Методы управления.

    «Информация и коммуникация в управлении» - Связь характера информации с управленческими решениями. Классификация информации. Значение и классификация информации. Сообщение, отправленное источником. Информационная технология. Условия восприятия информации. Информационное обеспечение. Обработка информации. Информационные технологии. Подготовка принятия решений.

    «Основные документы управления» - Образец исходящего письма. Образец справки. Образцы основных документов управления. Устав. Образец резюме. Рекламационные письма. Акт. Образец внутренней объяснительной записки. Номер полученного письма. Вопросы. Виды уставов. Стиль изложения. Объяснительные записки. Приказ. Образец. Организационные документы.

    «Информационное управление» - Практическое задание. Выбор. Ответь на вопросы. Информационное управление. Директор управляет школой. Объекты управления. Понятие информационного управления. Человек управляет сам собой. Виды алгоритмов. Целенаправленное действие. Цели управления. Человек может управлять. Информация. Выполни задания.

    «Управленческая деятельность» - Управление. Структурные компоненты управленческой деятельности. Деятельность - активное взаимодействие человека. Организация процесса управленческой деятельности. Принципы управленческой деятельности. Методология управления. Механизмы управления. Методология управления и науки об управлении. Компоненты теории управления.

    Всего в теме «Управление» 18 презентаций

    Образец полного протокола

    1. Общие положения [1]

    1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации.

    1.2 Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.

    1.3 На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.

    1.4 В штатный состав секретариата входят: секретарьреферент, два секретаря, делопроизводитель, курьер.

    1.5 Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативнометодическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.

    2. Основные задачи

    2.1 Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    2.2 Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.

    2.3 Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.

    2.4 Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.

    2.5 Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.

    3.1 Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

    3.2 Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетносправочной работы по документам.

    3.3 Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

    3.4 Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

    3.5 Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

    3.6 Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

    3.7 Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

    3.8 Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

    3.9 Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

    3.10 Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

    3.11 Организация работы ведомственного архива.

    3.12 Повышение квалификации сотрудников секретариата.

    3.13 Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.

    4. Права и обязанности

    4.1. Секретариат имеет право:

    4.1.1 Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации

    4.1. 2 Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.

    4.1.3 Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

    4.1.4 Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

    4.1.5 Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

    4.1.6 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    4.1.7 Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

    4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.

    4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.

    4.2. Секретариат обязан:

    4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

    4.2.2 Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общегогосударственных нормативных актов.

    4.2.3 Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.

    Секретариат несет ответственность за:

    5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

    5.2 Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.

    5.3 Неиспользование предоставленных прав.

    5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

    6. Взаимоотношения. Связи

    6.1 Со структурными подразделениями организации по вопросам документационного обеспечения управления.

    6.2 С юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

    6.3 Со службой кадров, по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.

    6.4 Со службой хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.

    6.5 С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

    7. Организация работы

    7.1 Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

    7.2 Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.

    7.3 Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.


    1. Оьщие положение

    1.1 Секретарьреферент является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.

    1.2 Секретарьреферент назначается на должность и освобождается от должности директором организации.

    1.3 При отсутствии секретаряреферента его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.

    1.4 Секретарьреферент в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативнометодическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.

    1.5 На должность секретаряреферента назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.

    2.1 Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационнораспорядительных документов.

    2.2 Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.

    2.3 Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.

    2.4 Учет объема документооборота организации.

    2.5 Оформлением отправление исходящих документов.

    2.6 Формирование в дела исполнительных документов.

    2.7 Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.

    3. Должностные обязанности

    3.1 Ведение регистрации организационнораспорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.

    3.2 Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.

    3.3 Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.

    3.4 Организация поисковосправочной работы по зарегистрированным документам.

    3.5 Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.

    3.6 Ведение контрольной картотеки.

    3.7 Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.

    3.8 Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.

    3.9 Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.

    3.10 Совершенствование системы контроля исполнения документов.

    3.11 Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.

    3.12 Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.

    4.1 Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.

    4.2 Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

    4.3 Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

    4.4 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

    4.5 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

    Секретарьреферент несет ответственность за:

    5.1 Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

    5.2 Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

    5.3 Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

    5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

    6. Взаимоотношения, связи

    Секретарьреферент взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

    7. Оценка работы [3]*

    Приложение № 9
    Пример выписки из приказа по основной деятельности

    ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

    О введении Инструкции

    В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности

    3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2001 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные начальники структурных подразделений.

    Директор СТ. Борисов

    Приложение № 10
    Пример распоряжения по основной деятельности

    О проведении ремонтных работ

    В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3

    • Провести ремонтные работы в цехе № 3. Ответственный начальник ремонтнотехнической службы Макаров Д.И. срок 15.02.2001.
    • Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.


    Приложение № 11 Пример указания

    О графике отпусков на 2002 г.

    Для составления графика отпусков на 2002 г. ПРЕДЛАГАЮ:

    • Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2002г. Срок представления списков 10.12.2001.
    • Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2002г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика 20.12.2001.


    Приложение № 12
    Форма протокола [4]

    Председатель Фамилия И.О.

    Секретарь Фамилия И.О.

    Присутствовали: фамилии, инициалы

    Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

    1. О подготовке ……………………. Доклад замдиректора

    Фамилия И.О. — Изложение содержания доклада

    Фамилия И.О. должность — Содержание выступления

    Фамилия И.О. должность — Содержание выступления

    Председатель — Покровский А.М,

    Секретарь — Зверева З.А

    Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)

    Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.

    • О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б.
    • О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.

    Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.

    Назарова И.И. начальник отдела кадров Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом.

    Богданов Н.В. ведущий экономист Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.

    Дегтярев В.А. менеджер по продажам Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале апреля 2001г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается).

    Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2001. Ответственные гл. бухгалтер Матвеева О.Б. начальник отдела кадров Назарова ИИ. Срок внедрения новой системы оплаты труда май 2001г. Голосование: за 36, против 1, воздержались 2.

    Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.

    Покровский A.M. генеральный директор Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.

    Малинина Е.Н. специалист по связям с общественностью Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией пред­принимателей.

    Ефимов О.Ю. председатель Ассоциации предпринимателей Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г. одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО.

    Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 20012002 гг. Ответственный зам. директора Голубев И.П. Срок 15.04.2001.


    Приложение № 14
    Форма сокращенного протокола

    службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи

    [1] При подготовке примера были использованы материалы Примерного положения о службе документационного обеспечения управления. См. ГСДОУ, с. 6369.

    [2] Другие общие сведения о структурном подразделении в зависимости от специфики организации.

    [3] В данном разделе указываются по усмотрению организации критерии оценки деятельности работника.

    [4] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы…, с. 20.

    [5] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 21, УСОРД, с. 213.

    [6] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 10

    [7] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 10.

    [8] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 36.

    [9] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 32.

    [10] См. Основные правила. с. 107.

    [11] См. Основные правила. с. 109.

    [12] См. Основные правила. с. 108.

    [13] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 10

    [14] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 10.

    [15] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 36.

    [16] См. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы. с. 32.

    [17] См. Основные правила. с. 107.

    [18] См. Основные правила. с. 109.

    [19] См. Основные правила. с. 108.

    Документирование совещаний

    Документирование совещаний

    Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении. Видов совещаний, как известно, множество, и классифицируют их по самым разным признакам – от периодичности проведения до количества участников. Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола. Рассмотрим эти этапы подробно с точки зрения оформления документов.

    Подготовка. Приглашаем на совещание

    Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей.

    При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что по ГОСТ Р 6.30-2003 допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам. Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется). При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес. В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер.

    Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации. В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п.

    Приведем пример письма-приглашения на совещание со списком рассылки:

    Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению. Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо.

    Собрание на высоком уровне 2 ур.

    Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО.

    Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем. Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества.

    Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания. Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения. Приведем образец такого приказа.

    Общество с ограниченной ответственностью «Согласие»

    11 марта 2014 г. № 324-ОД

    О проведении общего собрания участников общества

    В соответствии со ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 8.2 Устава ООО «Согласие» (далее – Общество)

    1. Провести очередное общее собрание участников Общества 28 апреля 2014 г. по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 45 (конференц-зал), в 11:00.
    2. Определить место регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников Общества, по адресу: г. Москва, ул. Степанова, д. 235, каб. 42-1 (приемная генерального директора). Время начала регистрации – 28 апреля 2014 г. 10 часов 30 минут.
    3. Определить повестку дня общего собрания участников Общества:
    • утверждение годовых результатов деятельности Общества;
    • принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;
    1. Финансовому директору Тимофееву О.В. в срок до 17 марта 2014 г. подготовить следующие материалы для направления в целях ознакомления участникам общего собрания Общества:
    • годовой отчет Общества;
    1. Помощнику генерального директора Лисицыной А.В. уведомить участников Общества о проведении очередного общего собрания в порядке, предусмотренном Положением о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества, до 21 марта 2014 г.
    2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор Котков И.М. Котков

    С приказом ознакомлены:

    Финансовый директор Тимофеев О.В. Тимофеев

    Помощник генерального директора Лисицына А.В. Лисицына

    На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости. Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом.

    Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. О том, как оформляются протоколы, можно узнать в следующих нормативных документах:

    • ГОСТ Р 6.30-2003.
    • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
    • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).
    Реквизиты протокола

    Протокол содержит следующие реквизиты:

    • наименование организации – поскольку протокол оформляется на общем бланке документов, изобретать ничего не нужно; достаточно лишь подготовить бланк в соответствии с Приложением Б к ГОСТ Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 – общий бланк, рисунок Б.5 – бланк конкретного вида документа);
    • наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
    • заголовок к тексту – здесь могут быть указаны вид совещания, его тема либо состав, например:

    совещания по вопросу утверждения проекта …

    собрания рабочей группы по …;

    • дата документа – дата проведения совещания;
    • регистрационный номер документа;
    • место составления документа;
    • текст документа;
    • подписи председательствующего и секретаря;
    • визы ознакомления.

    Кроме перечисленных обязательных реквизитов, протокол может содержать также:

    • гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
    • резолюцию – это не совсем корректно с точки зрения классического делопроизводства, но когда в организацию от вышестоящей инстанции приходит для исполнения протокол без сопроводительного письма, руководителю приходится ставить резолюцию прямо на протоколе.

    Отметка о наличии приложения после текста протокола не делается. Сведения о наличии приложений принято давать в тексте протокола.

    Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

    В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

    Текст протокола

    Различают краткую и полную формы протокола. В краткой форме не фиксируется ход обсуждения вопросов повестки дня и остается только принятое по ним решение. В полной форме протокола, напротив, скрупулезно записываются темы выступлений, ход возможной дискуссии, результаты голосования и т.д. а уже потом – решение по вопросу.

    Все зависимости от формы, текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части перечисляются согласно своим функциям присутствующие на совещании лица и указывается повестка дня.

    Участники совещания вносятся в протокол в следующем порядке:

    1. Председатель.
    2. Секретарь.
    3. Прочие присутствующие.

    Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Если в совещании участвуют представители разных организаций, то фамилии сопровождаются должностями и указанием места работы. Если «Присутствующих» больше 15 человек, список составляется отдельно и прикладывается к протоколу, тогда на самом документе пишется просто:

    ПРИСУТСТВОВАЛИ: 20 чел. (список прилагается).

    «Присутствующих» следует отличать от «Приглашенных» на заседание лиц.

    Если первые – полноправные участники совещания, принимающие решения по вопросам повестки дня, то «Приглашенные» могут быть вызваны, например, для того, чтобы дать экспертную оценку по какому-либо вопросу, в качестве наблюдателей и т.п. Решений они не принимают.

    В повестке дня последовательно перечисляются вопросы, которые планируется обсудить на совещании. В кратком протоколе еженедельного оперативного совещания повестка может и отсутствовать, но если совещание собирается по четко обозначенному вопросу, требующему одного или нескольких решений, то она обязательна. Вопросы повестки должны быть сформулированы предельно емко и конкретно.

    Каждый вопрос повестки дня освещается по следующей схеме:

    СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

    Схема может дополняться, например, разделом «ГОЛОСОВАЛИ», разделом «ВОПРОСЫ» или обойтись без раздела «ВЫСТУПИЛИ», но в целом логическая структура протоколирования всегда остается неизменной: сначала вопрос, потом решение.

    Решение, принятое по вопросу, может быть как нормативным, так и поручительским. К первым относятся всевозможные «утвердить», «рекомендовать», «принять», «назначить» и т.п. тогда как вторые содержат в себе задачи для определенных исполнителей со сроками исполнения.

    Конечно, вряд ли в ходе заседания секретарю удастся составить полностью корректный протокол. Скорее всего, будут вестись лишь черновые записи на бумаге и одновременно – звукозапись на диктофон. После совещания секретарь расшифрует свои черновики и составит документ по полной форме.

    Готовый протокол желательно согласовать с выступавшими на совещании. Для этого участник проставляет свою визу на левом поле протокола напротив своей фамилии и темы выступления или мнения. После этого протокол подписывается председателем и секретарем.

    Приведем образец полного протокола совещания:

    Об исполнении протокола

    Уважаемый Евгений Павлович!

    В исполнение Протокола заседания Межотраслевой комиссии по обеспечению безопасности работников вредного производства от 05.06.2014 № 6 прошу Вас выполнить намеченные мероприятия до 01.07.2014.

    Приложение: копия Протокола на 5 л. в 1 экз.

    Генеральный директор Шабанов Л.Е. Шабанов

    (5678) 90-12-34, доб. 1-89

    Итак, мы рассмотрели основные документы, которыми оформляется подготовка, проведение совещаний, а также деятельность после их завершения.

    Надеемся, что полученная информация поможет вам более эффективно работать с документами и избегать многих распространенных ошибок.

    Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству