Руководства, Инструкции, Бланки

понятие формуляр образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Стандартизация документов

Стандартизация документов Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие согласования документов. Характеристика бланков документов и основные способы расположения реквизитов. Проведение регистрации и отправки входящих документов. Особенности составления сопроводительных писем. Значение согласования документов.

контрольная работа [17,3 K], добавлен 05.03.2010

Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010

Понятие и значение согласования документов (внутреннего и внешнего). Характеристика бланков документов и указание способов расположения реквизитов. Изучение проведения регистрации и отправки входящих документов. Составление сопроводительного письма.

контрольная работа [17,7 K], добавлен 16.03.2010

Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".

курсовая работа [1,1 M], добавлен 16.11.2010

Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

контрольная работа [36,3 K], добавлен 03.04.2010

Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008

Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.

контрольная работа [21,8 K], добавлен 16.11.2009

Понятия фиктивного и подложного документов. Классификация бухгалтерских документов. Группировка бухгалтерских документов, их назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления. Видовое деление подлогов документов.

контрольная работа [34,5 K], добавлен 30.04.2011

Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.

учебное пособие [5,6 M], добавлен 04.08.2010

Понятия реквизит и формуляр документа, их задачи. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы.

контрольная работа [34,3 K], добавлен 09.05.2009

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УО «Минский государственный торговый колледж»

по дисциплине: «Деловая документация»

на тему: «Стандартизация документов»

1.Унификация и стандартизация документов: понятие и элементы. Формуляр-образец: понятие и содержание

Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.

Содержание документа применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными однако это не исключает предъявления к ним общих требований.

Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.

Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».

Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.

Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.

Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

1. Государственный герб Республики Беларусь;

2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

4. код документа;

5. наименование вышестоящей организации;

6. наименование организации;

7. наименование структурного подразделения;

8. почтовый адрес отправителя;

9. коммуникационные и коммерческие данные;

10. название вида документа;

12. регистрационный индекс;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания;

15. гриф ограничения доступа;

17. гриф утверждения;

19. заголовок к тексту;

20. отметка о контроле;

22. отметка о наличии приложения;

24. гриф приложения;

25. гриф согласования;

28. отметка об исполнителе;

29. отметка о заверении копии;

30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

левое поле - 35 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - 15-20 мм;

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.

Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.

2.Составьте образец журнала регистрации входящих документов и зарегистрируйте в нем 3 письма

3. Телеграммы, телефонограммы, факс - назначение документов, состав реквизитов, требования к тексту: порядок составления, оформления, приемаипередачи

Телеграммы используются при необходимости установления срочной связи с адресатом. Они характеризуются предельной сжатостью языка. Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов (не допускаются слова с количеством букв больше 15), использования сокращений, пропуска служебных слов. Количество глагольных форм в телеграмме должно быть минимальным, прилагательные не употребляются. Знаки препинания:

ставят только тогда, когда их отсутствие меняет смысл написанного, искажая его.

Оформляется телеграмма большими буквами без знаков препинания, печатаются наименования телеграфного адреса, текст, наименование организации и подпись должностного лица, затем проводится черта, а под ней строчными буквами печатается адрес предприятия, посылающего телеграмму, должность и фамилия подписывающего его лица, дата подачи на почту, ставится печать предприятия.

Для приема и записи оперативной информации используются телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы. Телефонограмма обычно содержит какое-либо сообщение, извещение или распоряжение. Ее обязательными реквизитами являются указания

- «от кого» и «кому» делается сообщение,

- фамилия, имя, отчество должностных лиц,

- номер, дата и время передачи и приема,

- должность и фамилия передавшего и принявшего информацию,

- номера телефонов учреждений, текст и подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как и для служебного письма, т.е. с предлогом о или об.

«Об изменении времени заседания Ученого совета». Пишутся телефонограммы кратко (не более 50 слов), точно, однозначно, простыми предложениями и как правило, от первого лица.

«Сообщаем место проведения семинара. »

1. Давыдова Э.Н. Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учеб. практ. пособие. Мн. ТетраСистемс. 2005.

2. Паневчик В.В. Некраха С.В. Акулич В.В. Секретарское дело. Мн. Дикта, 2005.

3. Паневчик В.В. Делопроизводство. Докумеитационное обеспечение управления, Мн. Вышэйш. шк. 2003.

4. Паневчик В.В. Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехничесжое обеспечение управления: Практикум. Мп. БГЭУ, 2004.

Размещено на Allbest.ru

Видео

понятие формуляр образец:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Тема № 6 Понятие “формуляр документа”

    Тема № 6 Понятие “формуляр документа”.

    Историческое складывание формуляра документа. Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец.

    Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

    Формуляр-образец документа - модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов. Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

    Типовой и индивидуальный формуляр документа. При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

    Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. В античности он приобрёл форму, так называемую латинскую схему. Несмотря на сложность и громоздкость, можно утверждать, что информация в таком формуляре был достаточно хорошо структурирована. Впоследствии в более простой форме латинская схема использовалась в Средневековье и Новом времени, а из западноевропейских стран в XVIв. перешла в отечественное делопроизводство.

    Формуляр документаXVI-XVIIвв. С развитием системы государственного управления возрастает значение письменных документов. Общие вопросы документирования и составления конкретных документов в той или иной степени отражаются в различных судебниках данного периода. Уже тогда был определен порядок оформления указа, грамоты, памяти, отписки, сказки, челобитной и др. видов документов, а также порядок изложения текста. В самом тексте документа обозначался и его автор, а нередко и тот, кто составлял (царь, Боярская дума) данный документ (писцы, монахи). Особое значение имеют реквизиты – подписи (приписи) и печати, резолюции (пометы) – надписи о характере и способах решениявопросов, указанных в документе. Формы – столбцы и книги, развернутый лист александровской бумаги для царских грамот.Особенность формуляра – документ представляет собой единый текст.

    Формуляр документаXVIIIв. Реформы ПетраI. Генеральный регламент 1720 г. – определил общий порядок составления и оформления документов. В этот период получили распространение типовые формы документов (составление документов по образцу). ВXVIIIв. наименование вида документа стало оформляться в отдельный реквизит. От текста документа также отделился его автор (указывался дважды – в начале текста и в подписи документа). Адресат выделился в отдельную строку. Изменилась форма документа – столбцы отменены, заменились тетрадями. Утверждены три образца гербовой бумаги разной стоимости. Т.о. каждый реквизит документа приобрёл самостоятельное значение, стал занимать постоянное место в формуляре, а его оформление и расположения определялось нормативными актами.

    Формуляр документаXIX– н.XXвв. Порядок документирования стал жёстко регламентироваться различными правовыми актами и, прежде всего, манифестами. Строго определялся порядок оформления и содержания документов. Начались первые процессы унификации текста документа: стали создаваться документы с элементами трафаретных текстов и типовых текстов-образцов, оформляться в табличной форме. Особое внимание – стилю документа. На всех документах обозначался из вид, кроме писем. В 1830-е гг. появляются бланки документов.Т.о. формуляр документа приобрёл более строгую форму, а реквизиты получили определённое место. Создание образцов и трафаретов текстов, появление бланков, единообразие в применении форм документов создали первые предпосылки для процессов унификации в делопроизводственной практике.

    Формуляр документа советского государства. Демократизация документов – изменился стиль и нормы правописания, документы стали более лаконичными. Правила составления документов – в первых декретах. Стали совершенствоваться формы управленческих документов. В первой половине 1920-х гг. развёрнутая в стране работа по стандартизации в среде управления повлияла на практическую деятельность по унификации документов (упорядочение форматов бумаг, разработаны формы и бланки документов, в частности бланки писем как самостоятельного массового вида документа, осуществлена выработка трафаретов текстов документов). 29-30-е гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на деловые письма. В отдельных ведомствах изданы инструкции по делопроизводству. Единых правил не создано. В середине 60-х гг. – активная деятельность по стандартизации и унификации. Распространение получил формуляр-образец. В н. 70-х гг. выработано понятие системы документации – как основной объект стандартизации. Требования к форме документов, их оформлению и составлению закрепляются в стандартах на унифицированные системы документации.

    Формуляр отдельный вид бланка Расшифровка юридических терминов

    Формуляр отдельный вид бланка

    Сэкономленные деньги в общем полезны. Верно составленный шаблон укрепит в решении незнания при сочинении важного претензионного письма. Это приблизит способ сберечь средства на оплате специалиста. Прежде чем применять бланк, как правило необходимо тщательно исследовать напечатенные в нем пункты статей постановлений. В настоящем они вероятно могут утратить свежесть.

    Формуляр – бланк определенной формы, который подлежит обязательному заполнению. Также понятие «формуляр» можно рассматривать, как шаблонный текст договора, который используют крупные компании в целях принятия его другой стороной путем присоединения к предложенному договору в целом. Использование формуляра значительно упрощает и ускоряет процесс заключения отдельного договора, поскольку при его детальной разработке учитываются все особенности заключения определенного договора. Так, в разработанном формуляре, учитывается передача, хранение и транспортировка разных видов товаров, гарантийный срок и виды сервисных услуг, устанавливаются требования к порядку использования товара и порядок заявления претензий.

    / Документоведение и процессуальны док-ты / 08,13_Бланк, виды, формуляр

    Бланк документа, виды, формуляры.

    Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии.

    Документы изготавливают на бланках.

    Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

    Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок АЛ) и продольный (рисунок А.2).

    Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

    Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

    центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

    флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    бланк конкретного вида документа.

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

    Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11, 14.

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов И, 12,13,18,19.

    Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

    При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

    Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1,5 (ВWord- 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.

    Документ состоит из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210?297, А5: 148?210, А3: 420?257, А6: 150?148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на. 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

    Формуляр-образец ОРД

    Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

    Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» 4 .

    Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

    Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

    Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

    Ø федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

    Ø предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности.

    В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

    Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

    Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

    Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

    Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

    Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

    Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

    Ø в стандартах

    Ø в инструкциях

    Ø в методических пособиях по ДП

    схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

    Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

    Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

    Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.

    На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.

    Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

    ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов. используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе .

    Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным .

    Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

    Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей. - не бо­лее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

    Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

    При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

    Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

    Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

    Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

    Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5

    Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец

    Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

    Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

    Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» (5).

    Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

    Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

    Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

    Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

    Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

    Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

    Индивидуальным может быть как произвольный. так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме. если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.

    Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными.

    Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

    Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».

    В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.

    В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.

    Следующие статьи: